¿Qué son las obligaciones legales y de cumplimiento normativo de SaaS?

Los aspectos legales y de cumplimiento de SaaS se refieren al conjunto completo de regulaciones que las empresas SaaS (software como servicio) deben respetar para vender sus productos y servicios. Cuáles se aplican depende en parte de dónde se encuentren los clientes: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, por ejemplo, también cubre a las empresas SaaS fuera de la UE que ofrecen servicios a personas en la UE y procesan sus datos personales.

 Este es un campo en constante evolución, ya que las leyes y regulaciones se actualizan constantemente o aparecen otras nuevas. Las empresas SaaS deben realizar un seguimiento de los cambios para mantener el cumplimiento y evitar repercusiones legales.

Un Acuerdo de Protección de Datos (DPA) es un contrato formal que rige el manejo de la información del cliente entre un proveedor de servicios externo en calidad de procesador de datos y una empresa SaaS (software como servicio) que funciona como controlador de datos.

Un APD (Acuerdo de Procesamiento de Datos) especifica los roles y obligaciones precisos de cada parte, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las leyes actuales como el RGPD.

Para regir acuerdos simples de procesamiento de datos, sin embargo, una cláusula de procesamiento de datos contenida en un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) más completo puede ser suficiente, siempre que incluya los términos que el RGPD exige en un contrato de procesamiento.

Primero debe comprender los estándares fundamentales de GDPR, que incluyen el procesamiento preciso de datos, la rendición de cuentas, la transparencia y los derechos de los usuarios, para asegurarse de que su empresa SaaS cumpla con la ley. La ley se extiende más allá de la UE: cubre a las empresas SaaS fuera de la UE que ofrecen servicios a personas en la UE y procesan sus datos personales (Artículo 3 del RGPD).

Una vez que haya dominado los principios fundamentales del RGPD, describa las formas en que su empresa recopila, almacena y utiliza los datos de los consumidores. A continuación, implemente todos los controles y salvaguardias de seguridad necesarios, y otorgue a los usuarios acceso a sus datos.

Es fundamental comprender que la obtención del RGPD Cumplimiento requiere esfuerzos continuos. Es un proceso constante que implica actualizaciones, revisiones y seguimientos periódicos. Infringir los principios básicos del RGPD puede dar lugar a multas de hasta 20 millones de euros o, para una empresa, hasta el 4% del volumen de negocios anual mundial total del ejercicio financiero anterior, lo que sea mayor (Artículo 83 del RGPD).

Las siguientes son las diferencias entre el software SaaS y el software local desde un punto de vista legal:

• Control de datos: El modelo SaaS otorga al proveedor más control sobre cómo se almacenan y procesan los datos, lo que conlleva privacidad adicional y responsabilidades de seguridad. Sin embargo, con el software local, el usuario tiene un mayor control sobre sus datos y las obligaciones de cumplimiento asociadas.
• Autoridad: Las empresas SaaS que desean crecer globalmente deben cumplir con una serie de marcos legislativos, ya que son responsables de la seguridad de los datos y el cumplimiento de la privacidad.
• Gestión de Proveedores: Los contratos de clientes sólidos, como los Términos de Servicio o los DPA, son necesarios para las empresas SaaS, a diferencia de los acuerdos de licencia típicos destinados al software local.

Para salvaguardar su propiedad intelectual de SaaS (PI) y permite avances tecnológicos, obtenga patentes donde sus inventos califiquen. Si bien el registro de derechos de autor protege tanto su contenido como su código, el registro de marcas comerciales es una buena forma de proteger su marca.

Los acuerdos de confidencialidad (NDA) son una opción común para salvaguardar datos privados; el monitoreo le ayuda a detectar posibles infracciones.

Se recomiendan auditorías legales para las empresas SaaS que manejan datos confidenciales de clientes, operan en industrias reguladas o están pensando en expandirse a nuevos mercados.

Al realizar una auditoría legal, puede encontrar cualquier laguna de cumplimiento antes de que afecten sus operaciones comerciales y ayudarle a ganarse la confianza de sus clientes.