Ce este legalitatea și conformitatea SaaS?

Legalitatea și conformitatea SaaS se referă la setul complet de reglementări pe care întreprinderile SaaS (software-as-a-service) trebuie să le respecte pentru a-și vinde produsele și serviciile. Care se aplică depinde parțial de locația clienților: Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) al UE, de exemplu, acoperă și afacerile SaaS din afara UE care oferă servicii persoanelor din UE și prelucrează datele lor personale.

 Acesta este un domeniu în continuă evoluție, deoarece legile și reglementările sunt actualizate constant sau apar altele noi. Companiile SaaS trebuie să țină evidența modificărilor pentru a rămâne conforme și a evita repercusiunile legale.

Un acord de protecție a datelor (DPA) este un contract formal care reglementează gestionarea informațiilor despre clienți între un furnizor de servicii terț în calitate de procesator de date și o companie SaaS (software-as-a-service) care funcționează ca operator de date.

Un DPA specifică rolurile și obligațiile precise ale fiecărei părți, asigurând în același timp conformitatea cu legile actuale precum GDPR.

Cu toate acestea, pentru a reglementa acordurile simple de prelucrare a datelor, o clauză de prelucrare a datelor conținută într-un Acord privind Nivelul Serviciilor (SLA) mai cuprinzător poate fi suficient, cu condiția să includă termenii solicitați de GDPR într-un contract de prelucrare.

Trebuie mai întâi să înțelegeți standardele fundamentale ale GDPR, care includ prelucrarea precisă a datelor, responsabilitatea, transparența și drepturile utilizatorilor, pentru a vă asigura că firma dumneavoastră SaaS respectă legea. Legea se extinde dincolo de UE: ea acoperă o afacere SaaS din afara UE care oferă servicii persoanelor din UE și le prelucrează datele personale (GDPR Article 3).

După ce ați înțeles principiile fundamentale GDPR, descrieți modurile în care compania dumneavoastră colectează, păstrează și utilizează datele consumatorilor. Apoi, implementați toate controalele și măsurile de siguranță necesare, și oferiți utilizatorilor acces la datele lor.

Este esențial să realizați că obținerea GDPR conformitate necesită eforturi continue. Este un proces continuu care implică actualizări, revizuiri și monitorizări regulate. Încălcarea principiilor fundamentale ale GDPR poate duce la amenzi de până la 20 de milioane EUR sau, pentru o companie, până la 4% din cifra de afaceri anuală totală la nivel mondial a exercițiului financiar precedent, oricare dintre acestea este mai mare (GDPR Article 83).

Următoarele sunt variațiile dintre SaaS și software-ul on-premise din punct de vedere legal:

• Controlul datelor: Modelul SaaS oferă furnizorului mai mult control asupra modului în care datele sunt stocate și procesate, ceea ce implică aspecte suplimentare de confidențialitate și responsabilități de securitate. Cu toate acestea, cu software-ul on-premise, utilizatorul are un control mai mare asupra datelor sale și a obligațiilor de conformitate asociate.
• Autoritate: Deoarece sunt responsabile de securitatea datelor și de respectarea confidențialității, companiile SaaS care doresc să se dezvolte la nivel global trebuie să respecte o serie de cadre legislative.
• Managementul furnizorilor: Contractele solide cu clienții, precum Termenii de servicii sau DPA, sunt necesare pentru companiile SaaS, spre deosebire de acordurile tipice de licențiere destinate software-ului on-premise.

Pentru a vă proteja proprietatea intelectuală (IP) SaaS și permit inovații tehnologice, asigurați brevete acolo unde invențiile dvs. se califică. În timp ce protecția prin drept de autor vă protejează atât conținutul, cât și codul, înregistrarea mărcii comerciale este o modalitate bună de a vă proteja brandul.

Acordurile de confidențialitate (NDA-urile) sunt o opțiune comună pentru protejarea datelor private; monitorizarea vă ajută să detectați potențiale încălcări.

Auditurile legale sunt recomandate pentru companiile SaaS care gestionează date sensibile ale clienților, operează în industrii reglementate sau se gândesc să se extindă pe piețe noi.

Prin efectuarea unui audit legal, puteți identifica orice lacune de conformitate înainte ca acestea să aibă un impact asupra operațiunilor afacerii dumneavoastră și vă poate ajuta să câștigați încrederea clienților.