Qu'est-ce que le rapprochement de paiements SaaS ?

Le rapprochement des paiements SaaS est le processus financier qui consiste à apparier et à vérifier les transactions suivies par votre entreprise par rapport à des enregistrements externes afin de garantir l'exactitude. Pour une entreprise SaaS, il ne s'agit pas seulement d'aligner un paiement sur une facture. Cela prend en compte l'ensemble du cycle de vie des revenus récurrents : abonnements, mises à niveau, rétrogradations, remboursements, rejets de débit, frais de change (FX) et taxes.

Gardez à l'esprit que cela est différent du rapprochement des comptes, qui est un processus plus large visant à valider les soldes de tous les comptes, y compris les actifs, les passifs et les capitaux propres. Le rapprochement des paiements est un sous-ensemble clé du rapprochement des comptes, qui valide l'exactitude de vos données de revenus et de trésorerie.

Un rapprochement régulier est fondamental pour la santé financière de toute entreprise SaaS. Négliger son importance ou le retarder peut entraîner de graves problèmes.

• Garantit l'exactitude financière : Il fournit une image réelle de votre trésorerie et de vos revenus, ce qui est nécessaire pour des états financiers précis tels que le compte de résultat (P&L) et le bilan.
• Permet une reconnaissance fiable des revenus: Pour les entreprises par abonnement, les revenus sont comptabilisés au fil du temps et non uniquement lorsque les liquidités sont reçues. Un rapprochement approprié sous-tend la conformité aux normes comptables telles qu'ASC 606 en garantissant que les données transactionnelles sous-jacentes sont valides avant l'application de calendriers de revenus complexes.
• Détecte les erreurs et les fraudes: Le rapprochement est votre première ligne de défense contre les erreurs coûteuses, telles que les frais incorrects des processeurs de paiement, les paiements absents ou les transactions frauduleuses.
• Améliore la prise de décision stratégique : Des données financières fiables sont nécessaires pour prendre des décisions éclairées en matière de tarification, de budgétisation, d'embauche et de prévision. Sans cela, vous êtes susceptible de commettre de graves erreurs.

Le rapprochement est un processus unique pour les entreprises SaaS par rapport aux entreprises traditionnelles en raison des différences qu'un modèle de revenus récurrents présente.

• Volume de transactions élevé : Parce que les entreprises SaaS prospères traitent des milliers, voire des millions de petites transactions récurrentes, le rapprochement manuel est impossible à mettre à l'échelle.
• Données de transaction complexes : Le paiement d'un client individuel peut inclure des prorata issus d'une mise à niveau, des taxes calculées pour sa juridiction spécifique et des frais de traitement déduits par la passerelle de paiement, qui doivent tous être correctement comptabilisés.
• Multiples silos de données : Les données nécessaires au rapprochement sont stockées dans différents systèmes qui ne se connectent pas naturellement les uns aux autres. 

Ces systèmes comprennent : 

1. Passerelle de paiement : Fournit des rapports de règlement indiquant les espèces déposées, nettes de frais.
2. Plateforme de gestion des abonnements: Contient les détails de ce qui aurait dû être facturé en fonction des plans d'abonnement.
3. Compte bancaire : Affiche les dépôts en espèces réels.
4. Taux de change et taxes mondiales : Vendre à l'international ajoute encore plus de complexité en raison des taux de conversion des devises, des frais bancaires internationaux et des lois fiscales variables.

Le processus principal consiste à rassembler les données des sources mentionnées ci-dessus, puis à les faire correspondre ligne par ligne.

1. Collecte de données : Exportez des rapports de transaction détaillés de votre passerelle de paiement, de votre plateforme d'abonnement et de votre banque pour une période donnée (par exemple, le mois de juillet).
2. Faire correspondre les transactions : L'objectif principal est de faire correspondre le montant brut de votre plateforme d'abonnement au montant brut figurant dans le rapport de votre passerelle de paiement pour chaque transaction.
3. Comptabilisation des frais: Ensuite, vous faites correspondre le dépôt net du rapport de la passerelle (calculé en soustrayant les frais du montant brut) au montant précis du dépôt en espèces sur votre relevé bancaire. Cette étape validera que vos frais de traitement des paiements sont corrects.
4. Examiner les divergences : C'est là que la majeure partie du travail manuel est requise. Vous devez examiner tout écart, probablement dû à des remboursements, rejets de débit, des différences de conversion de devises ou des délais.
5. Créer des écritures de journal: Une fois que tout est aligné, vous devez créer des écritures de journal récapitulatives dans votre grand livre comptable pour enregistrer avec précision les revenus, les liquidités et les frais de traitement.

Un logiciel de rapprochement automatisé est conçu pour éliminer le travail manuel décrit ci-dessus et résoudre les principaux défis du modèle SaaS.

• Efficacité et évolutivité accrues : Le logiciel d'automatisation se connecte directement à vos sources de données via API et peut coupler des milliers de transactions en quelques minutes, une tâche opérationnelle qui prendrait des jours ou des semaines à une équipe financière.
• Précision accrue : Il élimine le risque d'erreur humaine lié à la saisie manuelle des données et à la gestion des feuilles de calcul, fournissant ainsi des données financières fiables.
• Informations financières en temps réel : Plutôt que d'attendre la fin du mois, les systèmes automatisés fournissent une vue en temps quasi réel de vos flux de trésorerie rapprochés, afin de gérer les erreurs potentielles plus rapidement.
• Piste d'audit simplifiée : Le logiciel crée une piste d'audit claire et sécurisée montrant comment chaque transaction a été appariée et enregistrée, simplifiant ainsi la conformité et les audits financiers. Les fonctionnalités pertinentes à rechercher incluent l'intégration directe des données, des règles de rapprochement flexibles et une intégration transparente avec votre logiciel de comptabilité.

Des données précises et rapprochées permettent à l'équipe financière de passer du rôle de gardiens des registres historiques à celui de partenaires stratégiques de l'entreprise.

• Prévisions fiables: Lorsque vous avez pleinement confiance dans vos données historiques de revenus et de flux de trésorerie, vos prévisions financières deviennent beaucoup plus prévisibles et fiables.
• Données économiques unitaires précises : Vous pouvez calculer avec précision les indicateurs SaaS clés tels que Valeur vie client (LTV) et coût d'acquisition client (CAC) car vous avez une compréhension précise des revenus et des coûts associés (tels que les frais de traitement).
• Confiance des investisseurs et des parties prenantes : Présenter des états financiers clairs et rapprochés renforce la confiance des investisseurs, des prêteurs et de votre conseil d'administration, ce qui est essentiel pour obtenir un financement ou planifier une sortie.

La cadence dépend de votre volume, mais un processus mensuel est souvent trop lent pour une entreprise SaaS à volume de transactions élevé.

• Mensuelle: C'est le minimum absolu pour toute entreprise afin d'assurer une clôture financière mensuelle appropriée.
• Hebdomadaire ou Quotidien : Pour les entreprises à volume élevé, un calendrier de rapprochement plus fréquent (souvent permis par l'automatisation) est fortement recommandé. Cela vous permet de surveiller et de corriger les écarts rapidement, avant qu'ils ne deviennent des problèmes plus importants.