W-9フォームとは何ですか？

W-9（納税者識別番号および証明書要求）は、米国の納税者および米国で事業を行う団体が使用するフォームです。この書類は、彼らに代わって支払いを行う企業に対し、納税者識別番号 (TIN) を申告するのに役立ちます。支払額が報告基準額を超えると、支払いを行う者（支払人）は、報告書類としてこのForm 1099を受け取り、もちろん、紙の控えを保管します。

一方で、W-8BEN（Certificate of Foreign Status of a Beneficial Owner for United States Tax Withholding）は、米国納税者ではない人々に使用されるフォームです。適切な税控除を行うためには、納税者のステータスが外国人として確立される必要があります。両国間の条約に基づく源泉徴収税率が低い場合、その条約に従って、控除にはデフォルトの30%の税率が適用されます。外国企業は、当該フォームW-8BEN-Eの異なるバージョンに依拠することもできます。

これらの書式は受取人を二つの税務カテゴリに分類し、その違いが源泉徴収、報告、租税条約の適用資格など、その後のすべてを左右します。

• 提出者は誰ですかW-9は米国の個人および法人向けであり、W-8BENは米国以外の個人向けです（W-8BEN-Eは外国法人に該当します）。
• 利用目的W-9は1099税務申告のためのTIN確認として機能しますが、W-8BENは外国人としてのステータスを申告し、租税条約の恩恵を受けるために使用されるフォームです。
• 影響通常のW-9提出者は税金が自動的に源泉徴収されることを期待しませんが、W-8BENの提出者は、租税条約によって源泉徴収税がより低い水準にならない限り、基本税率30%で課税される可能性があります。
• 有効期間W-9は情報に変更がない限り有効です。ただし、W-8BENは通常3年間の有効期間があり、更新が必要です。
• IRSフォーム報告W-9は1099フォームの提出元となります。同様に、W-8BENはフォーム1042-Sの報告書作成につながります。

IRSは、ベンダー、アフィリエイト、または開発者に報酬を支払うSaaSマーケットプレイスや類似のプラットフォームを源泉徴収義務者として分類します。税務上の不適合な状態とは、個人ではなくプラットフォームが、源泉徴収税額の差額や潜在的な罰則を管理する責任を負うことを意味します。

新しい支払者がオンボーディングされたらすぐに、支払いが行われる前に必要な受取人情報を尋ねることで、受取人の分類プロセスを確実なものにできます。システム上では、これは税務上の居住国と、受取人が法人か個人かによって判断できます。

IRSのTINマッチングプログラムにより、支払い者は1099提出前にW-9フォームの氏名とTINをIRSデータと照合し、確認することができます。多数の受取人を扱うほとんどのプラットフォームは、このIRSのe-サービスを導入するでしょう。 API と コンプライアンスツール 数ヶ月後に申告エラーとして現れるのではなく、受領時に不一致の支払い受取人を特定するためです。リアルタイムIRS照合の適用は、1099フォームにおけるTINデータ不一致に関連する公的な通知や金銭的査定の頻度に関わります。

W-8BENは約3年間有効ですが、有効期限が過ぎると最新のフォームの提出が求められます。同様に、住所変更は、受取人が国を移転したり、全く住所を持っていなかったりする場合があるため、受取人に異なる租税条約が適用される可能性を意味します。IRS B-Noticeの存在は、1099上の氏名とTINの区別を関連付けます。そのような事象の後、支払者は関係者から更新されたW-9を取得する必要があります。事業体構造の変更、例えば、個人事業主の所有形態に変更があった場合、あるいはその逆の場合、全く異なるフォームとTINが適用されることになります。