Was ist ein W-9-Formular?

W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) ist ein Formular, das von amerikanischen Steuerzahlern und Unternehmen, die in den USA tätig sind, verwendet wird. Dieses Dokument hilft ihnen, ihre Steueridentifikationsnummer (TIN) einem Unternehmen mitzuteilen, das sie in ihrem Namen bezahlt. Wenn ihre Zahlungen über die Meldeschwelle steigen, erhält der Zahlende (der Zahler) dieses Formular 1099 als Meldedokument und bewahrt natürlich eine Papierkopie auf.

Andererseits ist W-8BEN (Certificate of Foreign Status of a Beneficial Owner for United States Tax Withholding) das Formular, das von Nicht-US-Steuerzahlern verwendet wird. Um den korrekten Steuerabzug vorzunehmen, muss der Status des Steuerzahlers als ausländisch festgestellt werden. Ist die Quellensteuer gemäß dem Abkommen zwischen den beiden Ländern niedriger, so gilt gemäß diesem Abkommen der standardmäßige Satz von 30 % für den Abzug. Ausländische Unternehmen können sich auch auf eine andere Version des genannten Formulars, W-8BEN-E, verlassen.

Die Formulare unterteilen die Zahlungsempfänger in zwei Steuerkategorien, und der Unterschied bestimmt alles Weitere – Steuereinbehalt, Meldepflichten und die Vertragsberechtigung.

• Wer ist der Einreicher?: W-9 ist für US-Einzelpersonen und -Unternehmen, während W-8BEN für Nicht-US-Einzelpersonen gilt (W-8BEN-E entspricht ausländischen Unternehmen)
• Zweck: W-9 dient als TIN-Bestätigung für die 1099-Steuerberichterstattung, während W-8BEN ein Formular ist, das verwendet wird, um den Status als ausländische Person zu deklarieren und von einem Doppelbesteuerungsabkommen zu profitieren.
• Auswirkung: Ein typischer W-9-Einreicher erwartet nicht, dass die Steuer automatisch einbehalten wird, während der Einreicher eines W-8BEN mit dem Basissatz von 30 % besteuert werden kann, es sei denn, ein Abkommen senkt die Quellensteuer auf ein niedrigeres Niveau.
• Der Gültigkeitszeitraum: Ein W-9 ist gültig, solange sich Ihre Informationen nicht ändern; im Allgemeinen sollte jedoch ein W-8BEN eine Gültigkeitsdauer von drei Jahren haben, und eine Verlängerung ist erforderlich.
• IRS-Formularmeldung: Ein W-9 dient als Grundlage für ein 1099-Formular; analog dazu löst ein W-8BEN die Erstellung der Meldung zu Formular 1042-S aus.

Die IRS klassifiziert SaaS-Marktplätze und ähnliche Plattformen, die Anbieter, Affiliates oder Entwickler vergüten, als Steuerabzugsverpflichtete. Ein nicht konformer Steuerstatus bedeutet, dass die Plattform und nicht die Einzelperson die Aufgabe hat, Abweichungen bei der Quellensteuer und mögliche Strafen zu verwalten.

Sie können den Prozess der Zahlungsempfänger-Trennung zuverlässig gestalten, indem Sie die notwendigen Zahlungsempfängerinformationen anfragen, bevor die Zahlung erfolgt, sobald ein neuer Zahler aufgenommen wird. Im System könnten dies das Land des steuerlichen Wohnsitzes und der Status des Zahlungsempfängers (Unternehmen oder Einzelperson) sein.

Das TIN Matching-Programm des IRS ermöglicht es Zahlern, den Namen und die TIN eines W-9-Formulars vor der 1099-Einreichung mit den IRS-Daten abzugleichen. Die meisten Plattformen, die eine große Anzahl von Zahlungsempfängern verwalten, würden diese IRS E-Services implementieren. API und einem Compliance-Tool um nicht übereinstimmende Zahlungsempfänger bereits bei der Erfassung hervorzuheben, anstatt dass sie sich erst Monate später als Einreichungsfehler herausstellen. Die Anwendung des Echtzeit-IRS-Abgleichs bezieht sich auf die Häufigkeit offizieller Korrespondenz und monetärer Bewertungen, die mit TIN-Dateninkonsistenzen auf 1099-Formularen verbunden sind.

Ein W-8BEN ist etwa 3 Jahre lang gültig, aber nach dem Ablaufdatum ist ein aktualisiertes Formular erforderlich. Ähnlich kann eine Adressänderung bedeuten, dass ein anderes Steuerabkommen für den Zahlungsempfänger gilt, da dieser möglicherweise sogar sein Land wechselt oder überhaupt keine Adresse mehr hat. Das Vorhandensein einer IRS B-Notice stellt den Zusammenhang zwischen der Unterscheidung von Name und TIN auf einem 1099 her. Nach einem solchen Ereignis muss der Zahler ein aktualisiertes W-9 von der betroffenen Partei einholen. Eine Änderung der Rechtsform, wie die Umwandlung eines Einzelunternehmers in eine andere Form der Einzelunternehmerschaft oder umgekehrt, führt dazu, dass ein völlig anderes Formular und eine andere TIN anwendbar sind.