Wat is een W-9-formulier?

W-9 (aanvraag voor fiscaal identificatienummer en certificering) is een formulier dat wordt gebruikt door Amerikaanse belastingbetalers en entiteiten die actief zijn in de VS. Dit document helpt hen hun fiscaal identificatienummer (TIN) te vermelden aan een bedrijf dat hen namens hen betaalt. Wanneer hun betalingen boven de rapportagedrempel uitkomen, ontvangt degene die betaalt (de betaler) dit Formulier 1099 als een rapportagedocument en bewaart natuurlijk een papieren kopie.

Aan de andere kant is W-8BEN (Certificate of Foreign Status of a Beneficial Owner for United States Tax Withholding) het formulier dat wordt gebruikt door niet-Amerikaanse belastingbetalers. Om de juiste belastingaftrek te kunnen doen, moet de belastingbetalerstatus als buitenlands worden vastgesteld. Als de bronbelasting volgens het verdrag tussen de twee landen lager is, dan is volgens dat verdrag het standaardtarief van 30% van toepassing op de aftrek. Buitenlandse bedrijven kunnen ook een beroep doen op een andere versie van genoemd formulier W-8BEN-E.

De formulieren verdelen begunstigden in twee belastingcategorieën, en het verschil bepaalt alles stroomafwaarts — inhouding, rapportage en verdragsgeschiktheid.

• Wie is de indiener?: W-9 is voor Amerikaanse individuen en entiteiten, terwijl W-8BEN behoort tot niet-Amerikaanse individuen (W-8BEN-E komt overeen met buitenlandse entiteiten)
• Doel: W-9 dient als TIN-bevestiging voor 1099 belastingaangifte, terwijl W-8BEN een formulier is dat wordt gebruikt om de status als buitenlands persoon te verklaren en om te profiteren van een belastingverdrag.
• Impact: Een typische W-9 indiener verwacht niet dat de belasting automatisch wordt ingehouden, terwijl de indiener van een W-8BEN mogelijk wordt belast tegen het basistarief van 30%, tenzij een verdrag de bronbelasting naar een lager niveau brengt.
• De geldigheidsduur: Een W-9 is geldig totdat uw informatie verandert; over het algemeen echter zou een W-8BEN een geldigheidsduur van drie jaar moeten hebben, en is een verlenging nodig.
• IRS-formulierrapportage: Een W-9 is de bron van een 1099-formulier; evenzo activeert een W-8BEN de generatie van Form 1042-S rapportage.

De IRS classificeert SaaS-marktplaatsen en soortgelijke platforms die verkopers, affiliates of ontwikkelaars vergoeden als inhoudingsplichtigen. Een niet-conforme belastingstatus betekent dat het platform, en niet het individu, belast is met het beheren van verschillen in bronbelasting en potentiële boetes.

Je kunt het proces van begunstigdenscheiding betrouwbaar maken door de benodigde informatie over de begunstigde op te vragen voordat de betaling plaatsvindt, zodra een nieuwe betaler wordt aangemeld. In het systeem kan dit het land van fiscale residentie zijn en of de begunstigde een bedrijf of een particulier is.

Het IRS’s TIN Matching programma stelt betalers in staat om de naam en TIN van een W-9 te verifiëren tegen IRS-gegevens vóór 1099-indieningen. De meeste platforms die een groot aantal begunstigden verwerken, zouden deze IRS e-services implementeren API en een compliance tool om eventuele niet-overeenkomende begunstigden bij de intake te identificeren, in plaats van dat deze pas maanden later als een indieningsfout opduiken. De toepassing van real-time IRS-matching heeft betrekking op de frequentie van officiële correspondentie en geldelijke aanslagen die verband houden met TIN-gegevensdiscrepanties op 1099's.

Een W-8BEN is ongeveer 3 jaar geldig, maar na de vervaldatum vereist het een bijgewerkt formulier. Op dezelfde manier kan een adreswijziging betekenen dat een ander belastingverdrag van toepassing is op de begunstigde, aangezien deze zelfs van land kan veranderen of helemaal geen adres meer heeft. De aanwezigheid van een IRS B-Notice maakt het onderscheid tussen een naam en TIN op een 1099 duidelijk. Na een dergelijke gebeurtenis moet de betaler een bijgewerkt W-9-formulier verkrijgen van de betrokken partij. Een wijziging in de entiteitsstructuur, zoals de transformatie van de eigenaar van een eenmanszaak in een zelfstandige ondernemer of vice versa, zal resulteren in een volledig ander formulier en TIN die van toepassing zijn.