Wat zijn variabele SaaS-kosten?

Variabele SaaS-kosten zijn uitgaven die veranderen afhankelijk van verbruik of gebruik. Kosten voor het verwerken van betalingen, op gebruik gebaseerde cloudhosting en klantenondersteuning zijn enkele voorbeelden. Deze kosten hebben een grote invloed op de maandelijkse winst-en-verliesrekening en moeten worden meegenomen bij financiële prognoses en belastingplanning.

Hoewel variabele kosten een kleiner percentage van de totale uitgaven kunnen uitmaken dan vaste kosten, hebben ze een grote impact op de winstgevendheid en unit economics, met name in SaaS-bedrijven. Effectieve tracking en beheer van variabele kosten is essentieel voor het behouden van gezonde financiële prestaties.

In een SaaS-bedrijf zijn variabele kosten uitgaven die afhankelijk zijn van het activiteitsniveau of het gebruik. Naarmate het aantal klanten of de hoeveelheid data toeneemt, stijgen ook deze kosten. Omgekeerd, wanneer het gebruiksniveau afneemt, dalen ook de variabele kosten.

Dit in tegenstelling tot vaste kosten, die relatief stabiel blijven, ongeacht het gebruiksniveau. Voorbeelden van vaste kosten zijn huur, de salarissen van vast personeel en de kosten van licenties voor standaardsoftware.

In SaaS zijn variabele kosten meestal gekoppeld aan de levering van de service.

Ze zijn direct afhankelijk van de consumptie van resources door klanten. 

De belangrijkste elementen van variabele SaaS-kosten bestaan doorgaans uit:

• Kosten voor cloudinfrastructuur: Dit zijn vaak de belangrijkste variabele kosten. Deze omvatten cloudservices die worden aangeboden door AWS, Azure of Google Cloud, zoals opslag, verwerkingskracht en bandbreedte. Naarmate het klantgebruik toeneemt, zijn er meer serverresources nodig, wat de kosten verhoogt.
• Kosten voor klantondersteuning: Het aantal support tickets, chatsessies en telefoongesprekken bepaalt het variabele deel van de klantondersteuning, ook al zijn andere kosten, zoals salarissen van supportmedewerkers, vast. Deze kosten stijgen als gevolg van meer supportinteracties, veroorzaakt door een grotere betrokkenheid van klanten en complexiteit van het gebruik. 
• Transactiekosten: Verwerkingskosten van betalingsgateways (zoals PayPal of Stripe) zijn variabele kosten als het SaaS-platform financiële transacties mogelijk maakt. Doorgaans vertegenwoordigen deze kosten een deel van elke transactie.
• Gebruik van APIs van derden: Voor functies zoals communicatie, dataverrijking en mapping werken veel SaaS-apps samen met APIs van derden. De kosten voor het gebruik van een API variëren afhankelijk van het aantal verzoeken.
• Dataopslag en bandbreedte: De kosten voor opslag en bandbreedte stijgen naarmate er meer gegevens worden verzonden en opgeslagen. Dit is met name belangrijk voor apps die veel data gebruiken.
• Variabele verkoopcommissies: Hoewel sommige salarissen voor verkoopmedewerkers vaststaan, bieden veel bedrijven commissies aan die afhankelijk zijn van het aantal nieuwe klanten dat ze binnenhalen of de totale contractwaarde. Als gevolg hiervan worden deze commissies beschouwd als variabele kosten.

Om een aantal redenen moet het beheer van variabele kosten goed gebeuren.

• Nauwkeurig Financiële prognoses: Nauwkeurigere financiële schattingen zijn mogelijk wanneer consumptie en kosten in verband met elkaar worden begrepen. Het speelt een rol bij strategievorming, financiële planning en resourceallocatie.
• Prijsoptimalisatie: Prijsstrategieën worden geïnformeerd door analyse van variabele kosten. Het helpt bij het bepalen van de laagste prijs die nodig is om de kosten te dekken en de gewenste winstmarges te bereiken.
• Schaalbaarheid en winstgevendheid: Variabele kosten kunnen een grote impact hebben op de winstgevendheid van een SaaS-bedrijf naarmate het groeit. Hoewel kostenoptimalisatie geen garantie biedt voor sterke marges of aanhoudende groei voor alle bedrijven, kan het deze resultaten mogelijk beïnvloeden.
• Resourceallocatie: Verbeterde toewijzing van resources wordt mogelijk gemaakt door variabele kosten te volgen. Zo kunnen optimalisatie-inspanningen voortvloeien uit het identificeren van regio's met hoge kosten voor cloudinfrastructuur. 
• Inefficiënties opsporen: Inefficiënties in het platform of de ondersteuningsprocedures kunnen worden gevonden door variabele kosten te onderzoeken. Het aanpassen van uitgaven en klanttevredenheid zijn nauw met elkaar verbonden.

De directe kosten verbonden aan het leveren van de service aan klanten zijn inbegrepen in SaaS COGS. Deze bestaan uit kosten voor softwarelicenties, cloudhosting, installatie, betrouwbaarheid van de site en personeelskosten voor het onderhoud van de productieomgeving. 

Om de brutomarges, die van invloed zijn op de financiële gezondheid van een SaaS-bedrijf, effectief te berekenen, moet aandacht worden besteed aan deze kosten die direct verband houden met productie en dienstverlening. Het vaststellen van prijs- en winstdoelstellingen en het bepalen van de werkelijke kosten van dienstverlening zijn afhankelijk van nauwkeurige kostenregistratie.  

Onnauwkeurige winstgevendheidsevaluaties, prijskeuzes en toewijzing van middelen kunnen het gevolg zijn van het niet nauwkeurig volgen van deze kosten.

Variabele kosten kunnen met een aantal strategieën worden beheerd en geoptimaliseerd:

• Cloudkostenoptimalisatie: Gebruik om cloud-uitgaven in de gaten te houden en te maximaliseren cloudkostenbeheer tools. Optimaliseer gegevensopslag, reserveer instanties en implementeer automatisch schalen.
• Selfservice en Automatisering: Bied selfservicetools aan en automatiseer helpprocedures om het aantal supporttickets te verminderen.
• Efficiënte architectuur en code: Verlaag het resourceverbruik door de systeemarchitectuur en -code te optimaliseren.
• Gegevensbeheer: Implementeer effectieve technieken voor het ophalen en opslaan van gegevens om de bandbreedte- en opslagkosten te verlagen.
• Contracten met leveranciers: Onderhandel over voordelige prijzen met betalingsgateways, cloudproviders en API-providers.
• Gebruiksgebaseerde Prijsbepaling: Implementeer op gebruik gebaseerde prijsmodellen die de kosten afstemmen op de consumentenuitgaven.

Een paar moeilijkheden zijn als volgt:

• Onvoorspelbaar verbruik: Het nauwkeurig voorspellen van variabele kosten kan een uitdaging zijn vanwege de onvoorspelbaarheid van klantconsumptiepatronen.
• Schaalbaarheidsproblemen: Infrastructuur en ondersteunende resources kunnen worden belast door snelle ontwikkeling, wat kan leiden tot onvoorziene kostenstijgingen.
• Leverancierslock-in: Afhankelijkheid van bepaalde cloud- of API-providers kan uw onderhandelingspositie en flexibiliteit verminderen.
• Complexiteit van kostenregistratie: Het monitoren en evalueren van variabele kosten over verschillende platforms en services kan een uitdaging zijn.
• Kosten-prestatiebalans: Prestaties en klanttevredenheid mogen niet worden opgeofferd ter wille van kostenoptimalisatie.

Hoewel effectief beheer van variabele kosten, inclusief een uitgebreid begrip en efficiënte monitoring, mogelijk kan bijdragen aan de langetermijngroei van SaaS-bedrijven, potentiële winstverbetering en verhoogde waarde voor klanten, kunnen andere factoren ook een belangrijke rol spelen bij het bereiken van deze resultaten.