Wat is SaaS-betalingsreconciliatie?

SaaS-betalingsafstemming is het financiële proces van het matchen en verifiëren van transacties die door uw bedrijf worden bijgehouden aan de hand van externe gegevens om de nauwkeurigheid te garanderen. Voor een SaaS-bedrijf gaat dit niet alleen om het afstemmen van een betaling op een factuur. Het houdt rekening met de volledige terugkerende omzetcyclus: abonnementen, upgrades, downgrades, terugbetalingen, terugboekingen, kosten voor valutaomzetting (FX) en belastingen.

Houd er rekening mee dat dit verschilt van accountreconciliatie, een groter proces waarbij de saldi van alle rekeningen worden gevalideerd, inclusief activa, passiva en eigen vermogen. Betalingsreconciliatie is een belangrijk onderdeel van accountreconciliatie, waarmee de nauwkeurigheid van uw omzet- en cashflowgegevens wordt gevalideerd.

Regelmatige afstemming is fundamenteel voor de financiële gezondheid van elk SaaS-bedrijf. Het niet prioriteren van het belang ervan, noch het uitstellen ervan, kan tot ernstige problemen leiden.

• Zorgt voor financiële nauwkeurigheid: Het geeft een reëel beeld van uw cashflow en omzet, wat noodzakelijk is voor nauwkeurige financiële overzichten zoals de winst- en verliesrekening (P&L) en balans.
• Maakt betrouwbare omzetherkenning mogelijk: Voor abonnementsbedrijven wordt omzet over de tijd herkend, niet alleen wanneer contant geld wordt ontvangen. Een goede reconciliatie ondersteunt de naleving van accountingstandaarden zoals ASC 606 door ervoor te zorgen dat de onderliggende transactiegegevens geldig zijn voordat gecompliceerde omzetschema's worden toegepast.
• Detecteert fouten en fraude: Reconciliatie is uw eerste verdedigingslinie tegen kostbare fouten, zoals onjuiste kosten van betaalproviders, ontbrekende betalingen of frauduleuze transacties.
• Verbetert Strategische Besluitvorming: Betrouwbare financiële gegevens zijn vereist om weloverwogen beslissingen te nemen over prijzen, budgettering, aanwerving en prognoses. Zonder deze gegevens is de kans groot dat er ernstige fouten worden gemaakt.

Afstemming is een uniek proces voor SaaS-bedrijven in vergelijking met traditionele bedrijven vanwege de verschillen die een terugkerend inkomstenmodel met zich meebrengt.

• Hoog transactievolume: Omdat succesvolle SaaS-bedrijven duizenden of miljoenen kleine, terugkerende transacties verwerken, is handmatige matching onmogelijk te schalen.
• Complexe transactiegegevens: De betaling van een individuele klant kan proraties van een upgrade, belastingen berekend voor hun specifieke rechtsgebied en verwerkingskosten die door de betalingsgateway in mindering zijn gebracht, omvatten, die allemaal correct moeten worden verantwoord.
• Meerdere gegevenssilo's: De gegevens die nodig zijn voor reconciliatie worden opgeslagen in verschillende systemen die niet op natuurlijke wijze met elkaar verbonden zijn. 

Deze systemen omvatten: 

1. Betaalgateway: Biedt afwikkelingsrapporten waaruit blijkt hoeveel geld er is gestort, na aftrek van kosten.
2. Subscription Management Platform: Bevat de details van wat er in rekening had moeten worden gebracht op basis van abonnementen.
3. Bankrekening: Toont de daadwerkelijke geldstortingen.
4. Valutawissel (FX) en wereldwijde belastingen: Internationaal verkopen voegt nog meer complexiteit toe vanwege valutaomrekeningskoersen, internationale bankkosten en verschillende belastingwetten.

Het kernproces vereist het verzamelen van gegevens uit de bovengenoemde bronnen en vervolgens regel voor regel vergelijken.

1. Verzamel gegevens: Exporteer gedetailleerde transactierapporten van uw betalingsgateway, abonnementsplatform en bank voor een specifieke periode (bijv. de maand juli).
2. Overeenkomende transacties: Het hoofddoel is om het brutobedrag van uw abonnementsplatform te matchen met het brutobedrag in uw betalingsgatewayrapport voor elke transactie.
3. Rekening houden met kosten: Vervolgens matcht u het nettostortingbedrag van het gatewayrapport (berekend door het brutobedrag minus de kosten te nemen) met het precieze bedrag van de storting op uw bankafschrift. Deze stap valideert of uw verwerkingskosten voor betalingen correct zijn.
4. Discrepanties onderzoeken: Hier is het meeste handmatige werk vereist. U moet eventuele discrepanties onderzoeken, mogelijk als gevolg van terugbetalingen, chargebacks, valutaverschillen of vertragingen.
5. Journaalposten aanmaken: Zodra alles is afgestemd, moet u samenvattende journaalposten in uw grootboek aanmaken om de omzet, contanten en verwerkingskosten nauwkeurig te registreren.

Geautomatiseerde reconciliatiesoftware is ontworpen om het hierboven beschreven handmatige werk te elimineren en de belangrijkste uitdagingen van het SaaS-model op te lossen.

• Verhoogde efficiëntie en schaalbaarheid: Automatiseringssoftware maakt rechtstreeks verbinding met uw gegevensbronnen via API en kan duizenden transacties in enkele minuten koppelen, een operationele taak waar een financieel team dagen of weken mee bezig zou zijn.
• Verbeterde Nauwkeurigheid: Het elimineert het risico op menselijke fouten door handmatige gegevensinvoer en spreadsheetbeheer, waardoor betrouwbare financiële gegevens worden verkregen.
• Financiële inzichten in realtime: In plaats van te wachten tot het einde van de maand, bieden geautomatiseerde systemen een bijna realtime beeld van uw afgestemde cashflow, om potentiële fouten sneller te beheren.
• Gestroomlijnd audittraject: De software creëert een duidelijk, veilig audittraject dat laat zien hoe elke transactie is gekoppeld en geregistreerd, waardoor compliance en financiële audits worden vereenvoudigd. Relevante functies om naar te zoeken zijn onder meer directe data-integratie, flexibele matchingregels en naadloze integratie met uw boekhoudsoftware.

Nauwkeurige, afgestemde gegevens transformeren het financeteam van historische recordbewaarders tot strategische partners binnen het bedrijf.

• Betrouwbare prognoses: Wanneer u volledig vertrouwen heeft in uw historische omzet- en cashflowgegevens, worden uw financiële prognoses veel voorspelbaarder en betrouwbaarder.
• Nauwkeurige unit economics: U kunt belangrijke SaaS-statistieken nauwkeurig berekenen, zoals Customer Lifetime Value (LTV) en klantverwervingskosten (CAC) omdat u een nauwkeurig inzicht heeft in de omzet en de bijbehorende kosten (zoals verwerkingskosten).
• Vertrouwen van investeerders en stakeholders: Het presenteren van duidelijke, afgestemde financiële overzichten bouwt vertrouwen op bij investeerders, kredietverstrekkers en uw raad van bestuur, wat essentieel is voor het verkrijgen van financiering of het plannen van een exit.

De frequentie is afhankelijk van uw volume, maar een maandelijks proces is vaak te traag voor een SaaS-bedrijf met een hoog transactievolume.

• Maandelijks: Dit is het absolute minimum voor elk bedrijf om een correcte maandelijkse financiële afsluiting te garanderen.
• Wekelijks of Dagelijks: Voor bedrijven met een hoog volume wordt een frequentere afstemmingscyclus (vaak mogelijk gemaakt door automatisering) ten zeerste aanbevolen. Hierdoor kunt u afwijkingen vroegtijdig opsporen en corrigeren voordat ze grotere problemen worden.