Hoe een chargebackgeschil te winnen
Om een chargebackgeschil te winnen, moet u weten hoe het hele proces werkt en een sterk betoog voorleggen aan de bank. Het omgaan met chargebacks is belangrijk voor SaaS-bedrijven om te voorkomen dat ze geld verliezen door betalingsgeschillen.
Deze gids legt uit wat chargebacks zijn, hoe u de informatie kunt verkrijgen die u nodig hebt en hoe u claims kunt betwisten om uw kansen op een succesvolle uitkomst te vergroten. Deze stappen maken het gemakkelijker om chargebacks te begrijpen en uw bedrijf te beschermen tegen financiële problemen, maar houd er rekening mee dat elk geval anders kan zijn.
Analyse van de chargebackmelding
Upon receiving a chargeback notification, thoroughly examine it to understand the specific reason for the dispute.
- Identify the reason code: This code, provided by the payment processor, categorizes the customer’s claim. Some common reason codes include:
- Fraudulent transaction: The customer didn’t authorize the purchase.
- Duplicate processing: The customer was charged more than once.
- Product not received: The customer never received the service or digital product.
- Product unacceptable: De klant is van mening dat de service niet aan de verwachtingen voldeed of verkeerd werd voorgesteld.
- Annulering van abonnement: De klant heeft zijn abonnement geannuleerd, maar er zijn toch kosten in rekening gebracht.
- Bevestig het bedrag en de datum: Controleer of het betwiste bedrag overeenkomt met de oorspronkelijke transactie en bevestig dat de datum dezelfde is.
- Deadline voor reactie:Zorg ervoor dat u de termijn voor het indienen van uw documentatie volgt, aangezien dit anders automatisch tot verlies kan leiden.
Free Chargeback Dispute Checklist
Organize your chargeback response and increase your win rate.
-
Case details
-
Transaction records
-
Customer communication
-
and more!
Onderzoek en verzamel overtuigend bewijs
Zodra u de reden voor de terugboeking begrijpt, zoekt u alle documentatie op die een sterke zaak zal opbouwen. Organiseer uw bewijs om een duidelijk en overtuigend argument te tonen.
- Transactiegegevens:
Locate the original transaction details, including the date, time, amount, invoice number, and payment method.
Provide screenshots of the payment confirmation or records from your payment gateway. If relevant, include any previous successful transactions from the same customer.
- Klantcommunicatie:
Compile all email exchanges, chat logs, and support tickets related to the customer and transaction. If the customer contacted you, document any steps taken to resolve their issue. Showcase communication where the customer expressed satisfaction with the service if possible.
- Service Agreement and Documentation:
Include a copy of your service agreement or terms of service, showing refund policies, cancellation procedures, and acceptable use policies.If you have documentation outlining service level agreements (SLAs), provide those too.
- Proof of Service Delivery:
Send any server logs or usage data proving the customer used your SaaS platform. Include timestamps and details of specific actions performed by the customer within your application.
- Customer Acceptance:
If the customer acknowledged receipt of the service or agreed to the terms of service, include evidence of this acceptance.
Using a payment processor that offers robust fraudepreventie en tools voor chargebackbeheer kunnen dit proces aanzienlijk stroomlijnen.
Free Chargeback Dispute Checklist
Organize your chargeback response and increase your win rate.
-
Case details
-
Transaction records
-
Customer communication
-
and more!
Kies uw strategie voor klantcommunicatie
Om effectief met een chargeback om te gaan, is het belangrijk om te begrijpen waarom de klant de betaling betwist. Daarom is het meestal een goed idee om rechtstreeks met de klant te praten voordat u het geschillenproces start. Of u dat doet, hangt natuurlijk af van de specifieke kenmerken van de chargeback en uw relatie met de klant.
|
Reden voor chargeback |
Contact opnemen met klant? |
Communicatiestrategie |
|
Frauduleuze transactie |
Nee |
Werk rechtstreeks met de bank; contact opnemen met de klant kan een fraudeur waarschuwen. |
|
Dubbele transactie |
Ja |
Inform the customer about the mistake and offer a refund. |
|
Product not received |
Ja |
Confirm delivery details and help with any access issues. Send clear instructions and resend download links. |
|
Product unacceptable |
Ja |
Discuss concerns and offer support or solutions. If appropriate, consider a partial refund.. |
|
Subscription canceled |
Ja |
Verify cancellation date and explain cancellation policy. If the charge is valid, explain the terms clearly. |
Free Chargeback Dispute Checklist
Organize your chargeback response and increase your win rate.
-
Case details
-
Transaction records
-
Customer communication
-
and more!
Create a Persuasive Rebuttal Letter
Your rebuttal letter is your formal response to the bank. It should be concise, professional, and convincing.
- Use a clear subject line: Voeg het nummer van de terugvorderingszaak en een korte beschrijving toe (bijv. “Weerlegging voor terugvorderingszaak nr. 12345 - [Uw bedrijfsnaam]”).
- Vermeld de transactiegegevens: Geef duidelijk de transactiedatum, het bedrag en het factuurnummer aan.
- Ga rechtstreeks in op de reden voor de terugvordering: Leg uw bewijsmateriaal voor dat de claim van de klant betwist.
- Houd een neutrale en feitelijke toon aan: Vermijd emotionele taal of beschuldigingen.
- Wees professioneel met opmaak: Zorg ervoor dat uw brief goed georganiseerd en gemakkelijk te lezen is.
- Sluit af met een verzoek tot terugdraaiing: Politely ask the bank to overturn the chargeback based on the evidence provided.
Free Chargeback Dispute Checklist
Organize your chargeback response and increase your win rate.
-
Case details
-
Transaction records
-
Customer communication
-
and more!
Initiate Dispute through the Proper Channels
Along with your rebuttal letter, submit all supporting documentation to your payment processor.
- Stick to the guidelines: Follow the specific instructions provided by your payment processor.
- Organize your files: Label your documents and ensure they are in the accepted formats.
- Double-check: Review your entire submission to be sure you included all necessary information.
Free Chargeback Dispute Checklist
Organize your chargeback response and increase your win rate.
-
Case details
-
Transaction records
-
Customer communication
-
and more!
Monitor and Respond Promptly
Nadat u uw geschil hebt ingediend, kunt u de status ervan volgen via de portal van uw betalingsverwerker.
- Let op updates: Let op berichten van de bank of uw betalingsverwerker waarin om aanvullende informatie wordt gevraagd.
- Reageer snel: Snelle reacties tonen uw inzet om het geschil op te lossen.
- Bewaar alle correspondentie: Registreer alle communicatie met betrekking tot de terugboeking.
Hier zijn enkele extra tips om in gedachten te houden bij het omgaan met terugboekingen:
- Tijd is van essentieel belang. Hoe sneller u reageert op een terugboeking, hoe groter uw kans om deze in uw voordeel op te lossen.
- Keep good records. Make sure you have detailed records of all your transactions and any interactions you have with customers. This will come in handy if you need to dispute a chargeback.
- Take a look at your processes. If you’re seeing a lot of chargebacks, it might be a sign that you need to improve something, like your customer service, how you describe your products, or how you handle cancellations.
Free Chargeback Dispute Checklist
Organize your chargeback response and increase your win rate.
-
Case details
-
Transaction records
-
Customer communication
-
and more!
Conclusie
Dealing with chargebacks effectively means you need to understand the process inside and out, be really thorough in gathering evidence, and have a solid plan for disputing them. If you follow the steps we’ve laid out in this guide, you’ll have a better shot at winning disputes and avoiding financial losses.
But it’s not just about the money; addressing chargebacks the right way also helps you build trust with your customers, and that contributes to a more stable business environment overall.
Veelgestelde vragen
-
Quickly determine the reason code, gather all the related documents (like transaction details, emails with the customer, and service agreements), and start putting together a rebuttal letter to explain your side of the story.
-
Gather all the most compelling evidence: transaction details (date, amount, invoice), customer communication (emails, support tickets), service agreement, proof of service delivery (login records), and proof of customer acceptance of terms.
-
Zodra u de benodigde informatie hebt, dient u deze samen met een overtuigende weerleggingsbrief in via uw betalingsverwerker. De bank zal uw zaak vervolgens beoordelen en een beslissing nemen.
-
Wees georganiseerd en houd u aan de feiten in uw weerleggingsbrief. Leg uit waarom u denkt dat de terugboeking onterecht is met behulp van het bewijs dat u hebt verzameld. Houd uw brief professioneel en vermijd emotioneel te worden.
-
Het missen van deadlines, het niet verstrekken van alle benodigde documenten, het gebruik van emotionele taal en het niet aanpakken van de reden voor de terugboeking zijn veelgemaakte fouten die uw zaak kunnen verzwakken.
-
Soms kunt u het probleem mogelijk oplossen door rechtstreeks met de klant te praten, maar het hangt ervan af waarom ze in eerste instantie de terugboeking hebben ingediend. Als u fraude vermoedt, is het beter om contact met de klant te vermijden en u te houden aan het formele geschillenproces.
-
U kunt mogelijk tegen de beslissing in beroep gaan. Dit proces is echter ingewikkeld. Begrijp waarom u het geschil heeft verloren en zorg ervoor dat u uw zaak sterker maakt met aanvullend bewijs.
Klaar om te beginnen?
Wij zijn geweest waar jij nu bent. Deel jouw wereldwijde dromen met ons en profiteer van onze 18 jaar ervaring om ze werkelijkheid te maken.
Nederlands 
English 
Español 
Português 
Português do Brasil 
Deutsch 
Italiano 
Polski 
Українська 
日本語 
한국어 
Română 
Français