Como Otimizar Seus Gastos com SaaS: Um Guia Passo a Passo

Para otimizar seus gastos com SaaS, use processos sistemáticos que melhoram a visibilidade sobre o uso de software, maximizar a utilização de licenças e otimizar a aquisição de serviços em nuvem assinaturas de software.

Esta estratégia corrige o problema da aquisição descentralizada de SaaS, o que frequentemente leva a TI sombra e significativa subutilização de licenças, afetando potencialmente o orçamento operacional.

Observações na indústria de SaaS indicam que aproximadamente 53% das licenças dentro das organizações permanecem subutilizadas, o que poderia afetar a gestão de custos.

Este guia apresenta a metodologia estruturada para gerenciar gastos com software e sua relação com o retorno de cada investimento em assinatura. Para startups que buscam orientação sobre precificação e crescimento, considere recursos sobre vender software online e insights específicos para um startup.

Identifique sistematicamente cada aplicação, sua custo, e sua responsabilidade em toda a organização. Esta etapa deve considerar tanto o software oficialmente aprovado quanto o shadow IT—aplicativos adquiridos via cartões de crédito corporativos ou orçamentos departamentais descentralizados.

1. Centralizar Dados Financeiros: Analise todas as fontes de dados transacionais, incluindo relatórios de despesas, registros de Contas a Pagar e extratos de cartão de crédito. Procure por nomes de fornecedores repetitivos (por exemplo, Notion, Asana, Pipedrive, etc.) indicando assinaturas.
2. Comunicar com as Partes Interessadas: Conecte-se com os chefes de departamento (Marketing, Vendas, Engenharia) para entender as ferramentas que eles usam e o valor comercial percebido.
3. Crie um Registro de Inventário: Reúna os dados em um único registro de ativos padronizado.

Identifique o uso real de cada aplicação para medir o desperdício. Os dados de uso são a base para dimensionar corretamente as licenças e validar o retorno sobre o investimento da ferramenta.

1. Consolidar Métricas de Uso: Para aplicativos principais, use o painel administrativo ou as APIs do fornecedor para extrair dados de atividade do usuário. Observe os Usuários Ativos (usuários que fizeram login ou realizaram uma ação significativa nos últimos 30 ou 90 dias). O cálculo de métricas como  Usuários Ativos Diários (DAU oferece ótimos insights.
2. Medir a Utilização: Compare as licenças adquiridas com o número de usuários ativos. A taxa de utilização da licença é Usuários Ativos/Licenças Adquiridas.
3. Localize Aplicativos com Baixa Utilização: Determine onde estão presentes aplicações com taxas de utilização abaixo de um limite estabelecido, como 50%. Isso é provavelmente indicativo de shelfware (licenças pagas, mas não utilizadas).

Utilize uma metodologia estruturada e baseada em dados para decidir o futuro de cada aplicação no seu inventário. Este processo, conhecido como racionalização de aplicações, visa avaliar cada ferramenta pelo seu valor estratégico, redundância e custo-benefício.

As decisões para cada aplicação devem ser baseadas nos dados recolhidos nos Passos 1 (Custo, Valor de Negócio, Proprietário Técnico) e 2 (Taxa de Utilização).

1. Reter (Manter & Otimizar)

Ação: Manter a aplicação. Critérios:

• • • Alta Utilização: A Taxa de Utilização da Licença é consistentemente alta (e.g., acima de 75%).
    • Alto Valor Comercial: A ferramenta é parte integrante de uma função comercial central (e.g., um CRM primário, ERP ou repositório de código).
    • Sem Redundância: A funcionalidade é única e não é duplicada por outra ferramenta no conjunto.

Foco na Otimização: Para aplicativos retidos, o foco muda para o redimensionamento das licenças (Etapa 4) e a negociação de melhores termos (Etapa 5). É aqui que os esforços são direcionados para influenciar o ROI de uma ferramenta potencialmente benéfica.

2. Desativar (Cancelar & Eliminar)

Ação: O processo de cancelamento da assinatura e desprovisionamento de usuários deve ser aplicado. Critérios:

• • • Baixa ou Nula Utilização (Shelfware): Quando as licenças são adquiridas, mas não são ativamente utilizadas, com acesso infrequente à ferramenta.
    • Valor Baixo ou Obsoleto: A aplicação não atende mais a uma necessidade crítica de negócios ou foi substituída por uma ferramenta superior.
    • Redundância de Alto Custo e Baixo Valor: Duplica a funcionalidade central de uma aplicação já aprovada e amplamente utilizada (por exemplo, uma ferramenta de gerenciamento de projetos ad-hoc quando a empresa exigiu uma solução centralizada).

3. Substituir (Consolidar e Atualizar)

Ação: Descontinuar a aplicação existente e migrar usuários para uma ferramenta nova, padronizada ou consolidada. Critérios:

• • • Duplicação Funcional: Você tem duas ou mais ferramentas executando a mesma função (por exemplo, usando dois provedores de armazenamento em nuvem separados ou duas plataformas de comunicação interna diferentes). O objetivo envolve a consolidação em uma ferramenta padronizada que visa alto desempenho.
    • Considerações Custo-Benefício: O custo, a complexidade ou o conjunto de funcionalidades da ferramenta existente podem ser comparados a uma alternativa mais facilmente disponível e potencialmente mais econômica.
    • Fatores de Segurança/Conformidade: As características de segurança da aplicação e o alinhamento com a conformidade podem ser fatores numa decisão de considerar uma ferramenta que satisfaça os requisitos regulamentares necessários.

Reduzir ativamente o número de licenças adquiridas e fazer o downgrade dos níveis de assinatura com base nos dados de uso coletados na Etapa 2.

1. Desprovisionar Usuários Inativos: Identifique todos os funcionários aos quais foi atribuída uma licença mas que não fizeram login há 90 dias. Inicie o processo de desprovisionamento para esses usuários.
2. Fazer o Downgrade de Licenças: Se uma equipe está pagando por um plano “Pro” ou “Enterprise” mas utiliza apenas recursos disponíveis no plano “Standard” ou “Basic”, faça o downgrade da assinatura para corresponder ao uso real. Saiba mais sobre como otimizar com preços diferenciados.
3. Implementar uma Política de Provisionamento: Criar um processo automatizado para desprovisionar automaticamente usuários após um período definido de inatividade (por exemplo, 60 dias).

Centralizar as compras de software e analisar os dados de uso pode influenciar os resultados das negociações durante as renovações.

1. Exija Aprovação Central: Institua uma política que exija a aprovação de uma equipe central de finanças ou aquisições para todas as novas compras de software ou renovações de contrato que excedam um limite monetário definido.
2. Inicie as Negociações Com Antecedência: Inicie as conversas de renovação pelo menos 90 dias antes da data de término do contrato. Isso evita a renovação automática e oferece tempo para pesquisar alternativas competitivas (sua BATNA—Melhor Alternativa para um Acordo Negociado).
3. Utilize Benchmarks de Uso: Utilize sua taxa de utilização calculada e dados sobre ferramentas redundantes para solicitar melhores preços, descontos por prazo ou contagem reduzida de licenças. Negociar a partir de uma posição de força baseada em dados pode garantir uma economia de 15-25% em grandes renovações de contrato.
4. Termos Contratuais Proativos: Peça um desconto plurianual (dois a três anos) e negocie uma cláusula de direito à redução que lhe permita diminuir o número de licenças (seats) durante o período do contrato caso o número de utilizadores diminua.

Manter as melhorias nos gastos com SaaS exige processos e ferramentas contínuos. Estabeleça uma função formal de Gerenciamento de SaaS que previna gastos recorrentes e não gerenciados.

1. Alertas de Renovação: Automatize alertas para todas as renovações de contrato com 30, 60 e 90 dias de antecedência.
2. Atribuir a Propriedade do Aplicativo: Atribua um responsável funcional e financeiro para cada aplicativo para garantir a prestação de contas pelo uso e custo.
3. Padronizar a Seleção de Ferramentas: Use software aprovado para funções de negócios comuns (por exemplo, um CRM, uma ferramenta de gerenciamento de projetos) para impedir que o shadow IT comece.