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Como registrar sua empresa de SaaS: LLC, C-Corp, S-Corp ou empresa unipessoal?

Antes de começar a criar seu logotipo ou codificar seu trabalho, lembre-se do importante trabalho de base que deve ser feito. Estabeleça sua empresa de SaaS para evitar quaisquer penalidades. 

 

Não é exatamente glamoroso registrar sua empresa, mas confie em nós, como fundador, é necessário para o seu sucesso a longo prazo. Descrevemos tudo o que você precisa saber em um formato passo a passo. Com este guia, você aprenderá sobre:

  • Quais estruturas legais estão disponíveis para sua empresa
  • Como registrar sua empresa e obter um EIN
  • Como configurar seu negócio SaaS com processamento de pagamento e gerenciamento de imposto sobre vendas 
Observação

Este guia não substitui aconselhamento jurídico e financeiro profissional, mas fornece informações valiosas e um ponto de partida. Leis e regulamentos são complexos, dependendo de muitas variáveis. Em caso de dúvida, consulte especialistas para garantir que sua empresa esteja totalmente em conformidade e protegida.

Etapa 1

Colete Dados sobre sua Base de Clientes Existente

Antes de tudo, selecione a estrutura que se alinha às necessidades do seu negócio. Escolher a estrutura jurídica certa é uma grande decisão que afeta seus impostos, responsabilidade e potencial de captação de recursos. As opções mais comuns são:

  • Propriedade Única: Para a opção mais simples, escolha ter seu negócio legalmente como um e o mesmo. Também é barato de configurar e oferece controle total. Mas seus bens pessoais estão em risco se a empresa enfrentar algum problema legal ou financeiro.
  • Parceria: Se você tiver alguma parceria, isso permite que você compartilhe responsabilidades e recursos. No entanto, como a propriedade exclusiva, ela vem com responsabilidade pessoal ilimitada para todos os sócios em caso de desacordos.
  • Sociedade de Responsabilidade Limitada (LLC): Esta é uma escolha admirada para startups devido à sua proteção de responsabilidade limitada para seus proprietários. Nesse caso, seus bens pessoais são normalmente protegidos de dívidas ou responsabilidades comerciais. Os lucros são tributados no nível individual, dando flexibilidade com gestão e tributação.
  • Corporação C: Isso é favorecido para empresas que buscam crescimento significativo e investimento de capital de risco. Tem responsabilidade limitada e é mais fácil para captação de recursos por meio de emissão de ações. No entanto, a desvantagem da dupla tributação está presente, portanto, os lucros são tributados tanto no nível corporativo quanto no individual.
  • Corporação S: Com a combinação de responsabilidade limitada de uma corporação e a tributação de repasse de uma LLC, os lucros são tributados no nível individual. Infelizmente, as Corporações S têm requisitos rígidos de elegibilidade, incluindo limites no número de acionistas e quem pode ser acionista.

 

Para ajudá-lo com sua decisão, vamos dar uma olhada nos prós e contras de cada estrutura:

Tipo de Estrutura

Positivos

Negativos

Recomendado 

Propriedade Única

Fácil, menos dispendioso de configurar, dá controle

Responsabilidade pessoal ilimitada com ativos em risco, opções de captação de recursos desafiadas

Pequenas empresas com baixo risco e proprietário único

Parceria

Fácil de criar, responsabilidade e recursos compartilhados

Responsabilidade pessoal ilimitada para todos, maior chance de disputas 

Empresas com vários proprietários que compartilham lucros e perdas

Sociedade de Responsabilidade Limitada (LLC)

A proteção é limitada, mas a gestão é flexível, tributação de repasse (lucros tributados no nível individual)

Propriedade complicada, potencial para impostos sobre trabalho autônomo

Startups, pequenas empresas que buscam proteção de responsabilidade

Corporação C

Responsabilidade limitada, mais fácil de levantar capital, potencial para opções de ações

Impostos são duplos (lucros tributados em níveis corporativos e individuais), mais trabalho administrativo

Startups de alto crescimento buscando capital de risco

Corporação S

Responsabilidade menor, tributação direta, potencial para opções de ações (limitado a 100 acionistas)

Requisitos de elegibilidade conservadores (somente cidadãos/residentes dos EUA), limitado a uma classe de ações

Pequenas empresas que atendem aos critérios da S Corp e desejam evitar dupla tributação
Observação

Se você não tem certeza sobre a estrutura que se adapta ao seu negócio, mas precisa começar a vender rapidamente, faça parceria com um Merchant of Record (MoR). Trabalhamos com empresas e indivíduos de SaaS e simplificamos muito todo o processo. Para começar, você precisa de um site funcional com uma política de privacidade, política de reembolso e termos de serviço, bem como um ótimo produto.  

Etapa 2

Nomeie seu bebê (sua empresa, isto é)

As primeiras impressões são importantes, então você não quer bagunçar! É aqui que você pode mostrar a identidade da sua marca escolhendo um nome que fale com o seu público-alvo. Tente o seguinte para começar:

  • Brainstorm: Seja criativo e pense fora da caixa. Considere a identidade da sua marca e o que seus compradores acharão identificável.
  • Verificar disponibilidade:  Faça uma pequena pesquisa no site de registro de empresas do seu estado e no Google para ver se seu novo apelido já está em uso.
  • Proteja o domínio: Depois de encontrar o nome perfeito, certifique-se de obter o nome de domínio correspondente. Isso ajudará os clientes a encontrá-lo mais rápido online e dará vibrações profissionais. Verifique a disponibilidade do domínio em sites como GoDaddy ou Namecheap.

 

Escolha um nome que você ame e que esteja alinhado com sua marca e não pense demais. Você pode alterá-lo mais tarde, se necessário.

Etapa 3

Obtenha um Número de Identificação

Agora, para tornar as coisas legais. Registrar-se e obter um número de identificação estabelece formalmente sua empresa como uma estrutura legal: tIsso é necessário para quando você abrir uma conta bancária, pagar impostos e para se proteger de responsabilidade pessoal.

 

Encontre o site do Secretário de Estado do seu estado e use-o para preencher a papelada necessária. Se você estiver registrando uma LLC, precisará preencher Artigos de Organização, enquanto as corporações exigirão Artigos de Incorporação. Como cada estado tem suas próprias taxas e requisitos, certifique-se de seguir as instruções conforme solicitado.

 

Próximo, garanta seu Número de Identificação do Empregador (EIN) do IRS. Este número exclusivo de nove dígitos será usado para fins fiscais e é necessário para várias tarefas, como abrir uma conta bancária e declarar impostos. É fácil solicitar um EIN online através do site do IRS gratuitamente. Se você não for residente nos EUA, pode se inscrever por telefone, fax ou correio usando Formulário SS-4.

Etapa 4

Obtenha as licenças e autorizações necessárias

Esta etapa é muito parecida com a criação de um livro de regras para o seu negócio. Pense nos seus documentos internos como uma rede de segurança para evitar desacordos mais tarde. É verdade que não é a parte mais emocionante, mas é muito importante!

 

Pesquise as licenças e autorizações de que precisará para operar o seu negócio SaaS na sua localização. O site da SBA tem recursos úteis para obter licenças e autorizações. As licenças comuns incluem uma licença comercial geral, licença de imposto sobre vendas e licenças profissionais (se aplicável).

  • Para LLCs, um Contrato Operacional é necessário: Este documento detalha quem possui qual porcentagem da empresa, como os lucros e prejuízos são distribuídos, quem é responsável pelas decisões e o processo se um membro quiser sair ou entrar. Você pode encontrar modelos gratuitos de contrato operacional de LLC em sites como eForms ou Forbes Advisor.
  • Estatutos: Se você escolheu formar uma corporação, os Estatutos são obrigatórios. Eles definem como sua empresa é governada, detalhes sobre reuniões de acionistas, procedimentos de votação e as responsabilidades dos diretores e executivos. Existem recursos online que oferecem modelos de estatutos gratuitos, como LawDepot e Rocket Lawyer.
  • Contrato de Parceria: Este acordo descreve os direitos e responsabilidades de cada parceiro, como os lucros são compartilhados e o que acontece se um parceiro sair. Existem modelos de parceria gratuitos em sites como PandaDoc e Docracy.

 

Mesmo que existam modelos online, considere pedir a um advogado para revisá-los para ter certeza de que estão precisos e juridicamente corretos. Este é um investimento que pode evitar problemas no futuro.

Observação

Mantenha cópias de todos os documentos de registro, IDs fiscais, licenças e autorizações em um local seguro. Você precisará deles para referência futura, especialmente para fins fiscais e outros assuntos legais.

Etapa 5

Abrir uma conta bancária

Embora os impostos não sejam divertidos, eles fazem parte da vida; mas com um planejamento adequado, você pode minimizar as chances de surpresas dispendiosas. Comece investigando os impostos federais, estaduais e locais aplicáveis ao seu negócio de SaaS. Diferentes estruturas e locais de negócios têm uma variedade de obrigações fiscais. Para saber mais sobre impostos sobre vendas de SaaS, acesse nosso guia detalhado. Você entenderá melhor quando, onde e como calcular, arquivar e remeter seus impostos sobre vendas. 

 

Calcule quanto você deverá em impostos e reserve dinheiro periodicamente para evitar dificuldades em pagar uma grande conta de imposto. Se você é autônomo ou proprietário de uma empresa, você terá que fazer pagamentos estimados de impostos trimestral ou mensalmente. 

 

Se você não tem experiência em impostos, consulte um profissional para ajudá-lo a arquivar. Como os países têm seus próprios limites e regulamentos fiscais, um erro pode ter consequências graves. Ter um especialista garante a conformidade e diminui a chance de quaisquer penalidades. 

Dica prática

Para evitar a complicação que a conformidade com o imposto sobre vendas traz, opte por um Merchant of Record (MoR). Um MoR gerencia o processo de faturamento, incluindo cálculo de imposto sobre vendas, cobrança, remessa e conformidade com os regulamentos locais, dando a você tempo para expandir seus negócios de SaaS.

Etapa 6

Selecione seu processador de pagamento

Encontrar uma solução de pagamento confiável e segura é fundamental para qualquer empresa que deseja receber pagamentos. Para empresas de SaaS, isso é particularmente importante, porque você estará lidando com pagamentos e assinaturas recorrentes. Então, antes de começar aceitando pagamentos online:  

  • Escolha um processador de pagamento: Pesquise diferentes soluções e encontre uma que satisfaça todas as suas necessidades comerciais. As opções comuns são divididas em PSPs e MoRs. Pense nas taxas de transação, métodos de pagamento suportados, facilidade de integração com seu site ou plataforma e suporte ao cliente.
  • Integrar: Depois de selecionar seu processador, integre-o ao seu site ou aplicativo. Teste o processo de checkout para ter certeza de que é tranquilo e fácil de usar, exibe claramente os métodos de pagamento aceitos e tem suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana. 
  • Proteja seus clientes: A segurança deve ser priorizada quando se trata de processamento de pagamentos. Para manter as informações financeiras confidenciais de seus clientes seguras, certifique-se de que o sistema escolhido seja Nível 1 PCI DSS compatível. 
Dica

A parceria com um Merchant of Record (MoR) como a PayPro Global simplifica o processamento de pagamentos, gerenciamento de assinaturas e conformidade global, tornando mais fácil receber pagamentos e expandir seus negócios. Oferecemos checkouts totalmente personalizados, integração sem código e garantimos a conformidade com o Nível 1 PCI DSS.

Etapa 7

Conformidade e revisão

Depois de registrar sua empresa de SaaS, ainda há mais a fazer. Agora evite problemas e mantenha-se em conformidade para estar em situação regular com o governo. Defina lembretes para prazos e considere usar profissionais para ajudá-lo com tarefas de conformidade.

  • Arquivos anuais: A maioria dos estados exige relatórios anuais, portanto, certifique-se de ficar atento a eles para evitar penalidades.
  • Prazos fiscais: Use um calendário para prazos fiscais importantes e arquive suas declarações no prazo.
  • Atualizações legais: Leis e regulamentos podem mudar, portanto, mantenha-se informado sobre coisas que afetam seus negócios.

Conclusão

Iniciar e administrar um negócio de SaaS vem com sua parcela de papelada e obstáculos legais. Embora isso possa parecer muito, lembre-se de que você não precisa fazer tudo sozinho. Encontre a ajuda necessária de advogados, contadores e qualquer outro profissional quando necessário. Se precisar de assistência com faturamento de SaaS e impostos sobre vendas, estamos aqui para ajudar! 

E o mais importante, não deixe que a papelada ofusque sua empolgação em construir seu império SaaS. Foque em sua visão, crie um produto de qualidade e veja seu negócio prosperar. Você consegue!

Perguntas frequentes

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Já passamos por isso. Vamos compartilhar nossos 18 anos de experiência e tornar seus sonhos globais uma realidade.

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