Ce este Facturarea Calendaristică SaaS?

Modelul de facturare calendaristică este un tip “cu venituri recurente” în care o companie își taxează toți clienții la aceeași dată de facturare, indiferent de momentul înscrierii fiecăruia. Pare să influențeze previziunea fluxului de numerar pentru echipa de finanțe și procesele de conturi de încasat.

Fluxul de generare a veniturilor al acestui model se bazează pe sincronizare și transparență. Caracteristicile cheie includ:

• Data Unică de Facturare: Toți clienții primesc o factură în aceeași zi.
• Prorata se realizează automat: Sistemul calculează suma de facturat pentru zilele “de decalaj” între înregistrare și prima dată de facturare.
• Calculul taxelor în timp real: Clienții cu mai multe locuri sau add-on-uri primesc, de obicei, o singură factură consolidată..
• Plăți în lot: Gateway-urile de plată procesează tranzacțiile în loturi mari, la momente prestabilite.

În timp ce facturarea calendaristică stabilește o singură dată universală pentru toți clienții, facturarea la aniversare este exact opusul; fiecare client este taxat la data exactă la care s-a abonat inițial la serviciu. Prin urmare, dacă Utilizatorul A începe pe 12 iunie și Utilizatorul B pe 23 iunie, ei vor fi facturați la acele date, respectiv, în fiecare lună.

•   Facturarea la aniversare, spre deosebire de facturarea calendaristică, de obicei nu are ca rezultat o dată de facturare fixă. În schimb, generează un flux continuu de tranzacții individuale.
•   Proratizarea facturării calendaristice este „obligatorie” pentru prima lună parțială; proratizarea facturării la aniversare, în general, nu reprezintă o problemă.
•   Consolidarea facturilor într-un singur lot poate implica o sarcină de lucru contabilă diferită față de procesarea numeroaselor facturi cu date variate.

Capacitatea departamentului de finanțe de a dedica o perioadă specifică rezolvării plăților eșuate poate depinde de operarea unui ciclu de facturare standard cu generarea simultană a facturilor. Alternativ, procesele de recuperare a plăților pot fi necesare, necesitând potențial o monitorizare regulată din partea departamentului de finanțe pe tot parcursul anului.

•   Acesta aliniază veniturile cu luna calendaristică standard.
•   Utilizarea unei date de facturare consecvente, „Facturat în prima zi a fiecărei luni”, pe toate facturile, în loc de date variabile, poate influența numărul de întrebări privind ciclul de plată adresate echipei de vânzări.
•   Efectuarea facturării ca un eveniment unic se poate corela cu mai puține puncte de contact administrative și un posibil impact asupra cheltuielilor generale.

Pasul inițial implică evaluarea unei abateri de la planul bazat pe aniversare; poate fi necesară selectarea unei ancore bazate pe calendar. Ancora calendaristică este ziua lunii (de exemplu, prima) când ciclul se reia. Veți avea nevoie, de asemenea, de un sistem de facturare, cum ar fi Stripe, Chargebee sau Recurly, care poate gestiona configurarea „Ancorei Ciclului de Facturare”.

1. Alegeți Data de Ancorare: Cu ce zi a lunii se aliniază ciclul de contabilitate al clientului dumneavoastră tipic?
2. Configurați Logica de Proraționare: Veți factura clienții cu sume proporționale în avans sau veți aștepta primul ciclu complet?
3. Modificarea Termenilor și Condițiilor: Clienții ar trebui să fie informați despre această modificare pentru a evita potențiala confuzie legată de discrepanțele facturilor.
4. Integrare cu Registrul Contabil: Asigurați-vă că sistemul dumneavoastră ERP este configurat pentru a gestiona o încărcare masivă de date la data de ancorare.

Facturarea calendaristică nu este doar o simplă metodă de facturare; aceasta modifică semnificativ alte procese financiare.

•       Prorata: Deoarece majoritatea clienților nu devin membri la începutul lunii, software-ul ar trebui să evalueze prețul zilnic și să factureze doar pentru zilele în care clientul este prezent în prima lună.
•       Gestionarea restanțelor.: Ratele de refuz la plată în procesul de dunning poate fi influențată de abordarea aleasă de procesare a plăților. Această cunoaștere poate influența eficacitatea activităților de follow-up ale echipei de asistență clienți.
•     Recunoașterea Veniturilor: Conform reglementările ASC 606, companiile ar trebui să raporteze veniturile pe măsură ce le obțin. Facturarea calendaristică indică faptul că durata serviciului și perioada de raportare financiară coincid.

Deși facturarea calendaristică poate fi avantajoasă, un aspect de luat în considerare este potențialul eșecurilor tehnice ale procesator de plăți de a afecta venitul lunar în timpul perioadelor de facturare.

•   Afluxul de întrebări legate de facturare adresate reprezentanților de asistență clienți poate varia, cu posibile concentrații în anumite momente.
•   Este nevoie de un foarte puternic sistem API a gestiona 100.000 de tranzacții de facturare într-o oră, în timp ce a face același lucru pe parcursul a 30 de zile este mai puțin solicitant.
•   Corelarea datelor de plată cu datele de salariu a fost identificată ca o potențială zonă de interes pentru unii clienți, deși funcționalitatea nu este implementată în prezent.