Was ist SaaS-Vorausabrechnung?

Bei SaaS-Vorauszahlungen sendet das Softwareunternehmen die Rechnung und zieht die Zahlung vom Kunden ein, bevor der Dienst angeboten wird. Dieser Ansatz kann sich auf die Finanzierung des operativen Geschäfts des Unternehmens und die Darstellung von Finanzdaten beziehen. Die Implementierung von Vorauszahlungen kann sich auf Änderungen in der Cashflow-Prognose und die schnelle Verfügbarkeit von Mitteln für Investitionen in Produkte und Kundensupport beziehen.

Abonnementverwaltungssysteme können so konfiguriert werden, dass sie bei der Kundenregistrierung Rechnungen im Voraus versenden und Zahlungsdetails für nachfolgende Abbuchungen speichern. Darüber hinaus können sie mehrere wesentliche Funktionen erfüllen:

•       Das System ist darauf ausgelegt, digitale Rechnungen zu Beginn jedes Leistungszeitraums automatisch zu erstellen und zu versenden.
•       Kundenkommunikation verwalten und die Zahlung wiederholen, falls die erste Zahlung fehlschlägt, um den Dienst unterbrechungsfrei aufrechtzuerhalten.
•       Angemessene Rechnungen erstellen, wenn Kunden während des Abrechnungszeitraums Änderungen an ihren Abonnementplänen vornehmen (Upgrade, Downgrade oder Hinzufügen von Lizenzen).
•       Optionen anbieten, um verschiedene Abrechnungshäufigkeiten zu wählen, die ihren Unternehmensverträgen oder Self-Service-Tarifen entsprechen.

Der Hauptunterschied zwischen ihnen ist der Zahlungszeitpunkt, der sich darauf bezieht, wann der Kunde die Dienstleistung erhält. Daher bedeutet Vorauszahlung, die Zahlung vor der Dienstleistung zu erhalten, während die nachträgliche Abrechnung (auch bekannt als Abrechnung im Nachhinein) bedeutet, die Zahlung zu verlangen, nachdem der Kunde die Software genutzt hat. Die Abrechnung im Nachhinein eignet sich für nutzungsbasierte Szenarien wie Cloud-Infrastrukturdienste, bei denen der genaue Verbrauch erst am Ende des Zeitraums ermittelt werden kann.

Unternehmen dürfen Umsatzerlöse nicht zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung anerkennen, wenn sie Vorauszahlungen erhalten, wie es durch die Compliance-Regeln des Financial Accounting Standards Board (FASB) vorgeschrieben ist, durch ASC 606 und IFRS 15. Tatsächlich sollte das Buchhaltungspersonal Vorauszahlungen als aufgeschobene Einnahmen erfassen und auf der Passivseite der Bilanz ausweisen. Das Unternehmen erkennt diesen Betrag schrittweise als Umsatz an, entsprechend der Abonnementlaufzeit, da es die Leistungsverpflichtungen Schritt für Schritt erfüllt. Die Effektivität des Aufgabenmanagements kann sich auf die Ergebnisse von Finanzberichterstattung in Audits, die Einhaltung von Vorschriften, und Unternehmensbewertung.

Der Einsatz von Vorausrechnungen ist eine der besten Möglichkeiten, stabile Cashflow; allerdings muss das Unternehmen die Risiken des Kundenverlusts und betrieblicher Unterbrechung abwägen.

•  Kapitalliquidität beeinflusst die Fähigkeit, in Softwareentwicklung und Initiativen zur Kundenentwicklung zu investieren.

•   Ein Prorationsmechanismus wird oft verwendet, um vorzeitige Kündigungen oder Vertragsänderungen zu verarbeiten.