Was ist eine Proformarechnung?

Eine SaaS Pro-forma-Rechnung ist ein vorläufiger Verkaufsbeleg, den ein Softwareunternehmen einem Kunden sendet, bevor Dienstleistungen erbracht oder Zahlungen empfangen werden. 

Sie verbindet informelle Software-Verkäufe mit formalen Unternehmenseinkäufen, indem sie in einem frühen Stadium geschäftliche Erwartungen festlegt.

Für Betriebsteams ist die Unterscheidung des rechtlichen Status eines Pro-Forma-Dokuments von offiziellen Dokumenten ein wichtiger Aspekt. Eine Pro-Forma-Rechnung begründet in der Regel keine rechtliche Zahlungsverpflichtung. Dieser Posten wird weder als Forderung in der Hauptbuchhaltung des Lieferanten klassifiziert noch als Steuergutschriftdokument für den Käufer anerkannt. Im Gegenteil, es handelt sich um ein formales Dokument, das die beabsichtigte Transaktion vorab abbildet.

SaaS-Unternehmen müssen Unterlagen, einschließlich der erforderlichen operativen Variablen, bereitstellen, um eine hohe Abrechnungseffizienz und ein internes Verständnis zu gewährleisten. Jedes Dokument muss speziell den folgenden Eintrag enthalten:

• Die offensichtliche Überschrift “Proforma-Rechnung”, um sie von den gesamten Steuer- und Finanzverbindlichkeiten abzugrenzen.
• Detaillierte Softwarekomponenten, Abonnementlaufzeiten und Hauptplattform-Stufen.
• Berechnete Zwischensummen, anwendbare regionale Softwarerabatte und endgültige erwartete Preise.
• Die beabsichtigten Zahlungsbedingungen sollten von den gängigsten Zahlungsmethoden der Plattform begleitet werden.

Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das den voraussichtlichen Ablauf einer Transaktion darstellt; sie beinhaltet weder die rechtlichen noch die finanziellen Aspekte eines durchsetzbaren Buchhaltungsdokuments. Da sie vor dem endgültigen Abschluss der Transaktion erstellt wird, stellt sie weder eine echte finanzielle Verbindlichkeit für den Käufer noch eine aktive Forderung für den Verkäufer dar. Für Unternehmenskäufer ist dieses Dokument nicht für die Geltendmachung regionaler Vorsteuergutschriften oder die Abschreibung von Digitaldienstleistungssteuern relevant.

Wenn sich Betriebsteams für diese Option entscheiden, sollten sie eine Abrechnungssoftware wählen, die auf einer einzigen Plattform läuft, um die Erstellung dieser Dokumente zu automatisieren, anstatt die Textvorlage jedes Mal manuell zu erstellen. Die neue Umsatzinfrastruktur sieht vor, dass die Plattform diese Entwürfe erstellt, wenn sich der Status des Unternehmensgeschäfts in Verhandlungs- oder Genehmigungsworkflows ändert. Automatisierte Rechnungserstellung steht im Zusammenhang mit der Datenlieferung von CRM-Plattformen in die Beschaffungswarteschlange des Käufers (unabhängig von manueller Dateneingabe).​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌

In der Regel​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ sind Anbieter verpflichtet, klare Gültigkeitszeiträume festzulegen, wobei 14 bis 30 Tage am häufigsten sind. Die Festlegung eines definierten Zeitrahmens für die Gültigkeit von Angeboten trägt den Bedenken des Softwareanbieters hinsichtlich potenzieller Änderungen des Basis-Lizenzpreises, der Tier-Anpassungen oder Fremdwährungsumrechnungskurse die während ausgedehnter Unternehmensverhandlungsprozesse auftreten können.

Dies sind einige Punkte, die Ihnen helfen zu bestimmen, ob Ihr B2B-Softwareunternehmen die Implementierung eines strukturierten Vorabrechnungs-Workflows in Betracht ziehen sollte:

1. Benötigt Ihre Zielgruppe im Unternehmensbereich formalisierte Kaufunterlagen, bevor eine Ausgabenautorisierung erteilt wird?
2. Wie wirken sich manuelle Rechnungsanpassungen, die aus Kundenanfragen resultieren, auf Ihre operativen Prozesse aus?

Die Einführung dieses Dokumentations-Workflows kann zu Abweichungen in der operativen Klarheit und Effizienz führen, hauptsächlich für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen. Es kann angebracht sein, die Verwendung einer Pro-forma-Rechnung zu evaluieren, wenn das Vertriebsmodell umfangreiche Enterprise-Vertriebsverträge beinhaltet, die mehrstufige individuelle Abrechnung Vereinbarungen, oder Transaktionen mit globalen Käufern beinhaltet, die internationalen Bankvorschriften unterliegen.