Was ist SaaS-Wissensmanagement & -Dokumentation?

Wissensmanagement und -dokumentation in SaaS umfassen das Organisieren, Speichern und Teilen wichtiger Informationen innerhalb des Unternehmens. Dies ermöglicht einen komfortablen Zugriff auf Informationen, verbessert die Kundenerfahrung und steigert die allgemeine Arbeitseffizienz.

Es gibt vier Hauptarten des Wissensmanagements:

• Explizites Wissen

Diese Art von Wissen lässt sich einfach ausdrücken. Es ist die Art von Informationen, die Sie in Handbüchern, Leitfäden oder Unternehmensrichtlinien finden. Zum Beispiel sind klare Anweisungen zur Bedienung von Maschinen oder schriftliche Schritte zur Bearbeitung von Kundenfragen Beispiele für explizites Wissen.

• Implizites Wissen

Implizites Wissen stammt aus Erfahrung. Es ist die Art von Wissen, die Menschen durch Handeln, Beobachten und Ausprobieren erlangen. Im Gegensatz zu explizitem Wissen kann implizites Wissen schwierig zu erklären oder niederzuschreiben sein. Es geht mehr um Gefühl und persönliches Wissen.

• Stillschweigendes Wissen

Stillschweigendes Wissen ist persönliche Expertise, die sich nur schwer an andere weitergeben lässt. Es ist die Art von Wissen, die Menschen besitzen, ohne sich dessen bewusst zu sein. Stillschweigendes Wissen umfasst Ideen, Instinkte und Fähigkeiten, die Menschen im Laufe der Zeit durch ihr Handeln und ihre Kommunikation mit anderen erwerben.

• Verankertes Wissen

Verankertes Wissen ist Wissen, das in die Routinen, Prozesse und Produkte eines Unternehmens integriert ist. Es wird Teil der Unternehmenskultur und -praxis. Zum Beispiel sind sowohl die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit Kundenbeschwerden umgeht, als auch die Art und Weise, wie es Produkte herstellt, Wissensformen, die Teil der Funktionsweise des Unternehmens sind.

Dokumentenmanagement (DM) befasst sich damit, wie ein Unternehmen Dokumente wie Rechnungen, Verträge und Berichte speichert und organisiert, um den Mitarbeitern die Nutzung für ihre Arbeit zu erleichtern.

Wissensmanagement hingegen ist umfassender als Dokumentenmanagement. Es umfasst die Organisation und den Austausch von vielfältigem Wissen, z. B. individuellem Fachwissen, praktischen Erfahrungen und Best Practices.

Die Implementierung von Wissensmanagement umfasst die folgenden Schritte:

• Schritt 1: Identifizieren Sie die wichtigsten Wissensbereiche Ihres Unternehmens. Dies können Dinge sein, die Kunden mögen, oder das Wissen über technische Probleme.
• Schritt 2: Quellen finden: Ermitteln Sie, wo sich dieses Wissen derzeit befindet. Es könnte sich in den Köpfen der Mitarbeiter, in Dokumenten oder in externen Berichten befinden.
• Schritt 3: Lücken identifizieren: Finden Sie heraus, welche Informationen Ihrem Unternehmen fehlen. Vielleicht muss Ihr Team etwas Neues lernen, oder Ihnen fehlen wichtige Daten.
• Schritt 4: Wählen Sie Tools und Verfahren: Wählen Sie die besten Wege, um Wissen zu verwalten und zu teilen. Dies könnte die Einrichtung einer Wissensdatenbank, die Durchführung von Schulungen oder die Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit umfassen.
• Schritt 5: Implementieren und Überwachen: Beginnen Sie mit der Umsetzung Ihres Wissensplans und beobachten Sie, wie er sich bewährt. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor, um sicherzustellen, dass er Ihrem Unternehmen hilft.

Eine Roadmap für das Wissensmanagement zu erstellen bedeutet herauszufinden, wie Ihr Unternehmen Informationen effektiv sammeln, sortieren und nutzen kann. Hier sind einige einfache Anleitungen, um dies Schritt für Schritt zu tun:

Schritt 1: Ziele definieren: 

Überlegen Sie, was Sie sich vom Wissensmanagement erwarten. Es könnte bedeuten, andere Entscheidungen zu treffen oder neue Ideen zu generieren.

Schritt 2: Informationen sammeln 

Sprechen Sie mit denjenigen, denen Wissensmanagement am Herzen liegt, um herauszufinden, was sie brauchen und vor welchen Problemen sie stehen. Sie können ihnen Fragen in Form von Umfragen oder Interviews stellen.

Schritt 4: Strategien entwickeln

Bestimmen Sie, wie Sie Ihre Ziele erreichen wollen. Dies könnte den Einsatz neuer Tools oder Methoden, Schulungen, spezielle Communitys, oder die Förderung des Wissensaustauschs unter allen Beteiligten umfassen.

Schritt 5: Ressourcen zuweisen

Entscheiden Sie, was Sie benötigen, um Ihren Plan umzusetzen: Geld, Personal und Technologie. 

Schritt 6: Implementieren 

Setzen Sie Ihre Strategie um, indem Sie in ein spezielles Wissensmanagementsystem investieren. Dies könnte bedeuten, Ihr Team zu schulen, neue Systeme einzuführen oder die aktuelle Arbeitsweise zu ändern.