Cos'è la riconciliazione dei pagamenti SaaS?

La riconciliazione dei pagamenti SaaS è il processo finanziario di abbinamento e verifica delle transazioni tracciate dalla tua azienda rispetto a registri esterni per garantire l'accuratezza. Per un'azienda SaaS, non si tratta solo di abbinare un pagamento a una fattura. Tiene conto dell'intero ciclo di vita delle entrate ricorrenti: abbonamenti, upgrade, downgrade, rimborsi, chargeback, commissioni di cambio valuta (FX) e imposte.

Tieni presente che questo è diverso dalla riconciliazione contabile, che è un processo più ampio per convalidare i saldi di tutti i conti, inclusi attività, passività e patrimonio netto. La riconciliazione dei pagamenti è un sottoinsieme chiave della riconciliazione contabile, che convalida l'accuratezza dei dati relativi a entrate e flusso di cassa.

Una riconciliazione regolare è fondamentale per la salute finanziaria di qualsiasi azienda SaaS. Né dare priorità alla sua importanza, né rimandarla può portare a seri problemi.

• Garantisce l'accuratezza finanziaria: Fornisce un quadro reale del flusso di cassa e delle entrate, necessario per bilanci accurati come il Conto economico (P&L) e lo Stato patrimoniale.
• Consente un riconoscimento affidabile delle entrate: Per le aziende in abbonamento, i ricavi vengono riconosciuti nel tempo, non solo quando viene ricevuto il denaro. Una corretta riconciliazione è alla base della conformità con i principi contabili come ASC 606, garantendo che i dati transazionali sottostanti siano validi prima dell'applicazione di complicati programmi di ricavi.
• Rileva errori e frodi: La riconciliazione è la vostra prima linea di difesa contro errori costosi, come addebiti errati da parte dei processori di pagamento, pagamenti mancanti o transazioni fraudolente.
• Migliora il processo decisionale strategico: Sono necessari dati finanziari affidabili per prendere decisioni informate su prezzi, budget, assunzioni e previsioni. Senza di essi, è probabile commettere errori gravi.

La riconciliazione è un processo unico per le aziende SaaS rispetto a quelle tradizionali a causa delle differenze presentate da un modello di entrate ricorrenti.

• Elevato volume di transazioni: Poiché le aziende SaaS di successo elaborano migliaia o milioni di piccole transazioni ricorrenti, la corrispondenza manuale è impossibile da scalare.
• Dati di transazione complessi: Il pagamento di un singolo cliente può includere riparti proporzionali da un aggiornamento, tasse calcolate per la loro specifica giurisdizione e commissioni di elaborazione dedotte dal gateway di pagamento, che devono essere tutte correttamente contabilizzate.
• Silos di dati multipli: I dati necessari per la riconciliazione sono archiviati in sistemi diversi che non si connettono naturalmente tra loro. 

Questi sistemi includono: 

1. Gateway di pagamento: Fornisce report di liquidazione che mostrano il denaro depositato, al netto delle commissioni.
2. Piattaforma di gestione degli abbonamenti: Contiene i dettagli di quanto sarebbe dovuto essere addebitato in base ai piani di abbonamento.
3. Conto bancario: Mostra gli effettivi depositi in contanti.
4. Cambio valuta (FX) e imposte globali: Vendere a livello internazionale aggiunge ulteriori livelli di complessità derivanti dai tassi di conversione valutaria, dalle commissioni bancarie internazionali e diverse leggi fiscali.

Il processo principale richiede la raccolta dei dati dalle fonti menzionate sopra e il loro successivo abbinamento riga per riga.

1. Raccogliere i dati: Esportare report dettagliati delle transazioni dal proprio gateway di pagamento, piattaforma di abbonamento e banca per un periodo specifico (ad esempio, il mese di luglio).
2. Abbinare le transazioni: L'obiettivo principale è quello di far corrispondere l'importo lordo dalla tua piattaforma di abbonamento all'importo lordo nel report del tuo gateway di pagamento per ogni transazione.
3. Contabilizzazione delle commissioni: Successivamente, si abbina il deposito netto dal report del gateway (calcolato prendendo l'importo lordo meno le commissioni) all'importo preciso del deposito in contanti sul tuo estratto conto bancario. Questo passaggio convaliderà che le tue commissioni di elaborazione dei pagamenti siano corrette.
4. Indagare sulle discrepanze: È qui che è richiesto la maggior parte del lavoro manuale. È necessario indagare su eventuali discrepanze, probabilmente dovute a rimborsi, storni di addebito, differenze di conversione valuta o ritardi temporali.
5. Crea registrazioni di giornale: Una volta che tutto è allineato, è necessario creare registrazioni di riepilogo nel libro mastro contabile per registrare accuratamente entrate, contanti e commissioni di elaborazione.

Il software di riconciliazione automatica è progettato per eliminare il lavoro manuale descritto sopra e risolvere le principali sfide del modello SaaS.

• Maggiore efficienza e scalabilità: Il software di automazione si collega direttamente alle vostre fonti di dati tramite API e può abbinare migliaia di transazioni in pochi minuti, un'attività operativa che richiederebbe a un team finanziario giorni o settimane.
• Maggiore Precisione: Elimina il rischio di errori umani derivanti dall'inserimento manuale dei dati e dalla gestione dei fogli di calcolo, fornendo dati finanziari affidabili.
• Informazioni finanziarie in tempo reale: Invece di attendere la fine del mese, i sistemi automatizzati forniscono una visione quasi in tempo reale del tuo flusso di cassa riconciliato, per gestire gli errori potenziali più rapidamente.
• Registro di audit semplificato: Il software crea un registro di audit chiaro e sicuro che mostra come ogni transazione è stata abbinata e registrata, semplificando la conformità e gli audit finanziari. Le caratteristiche pertinenti da ricercare includono l'integrazione diretta dei dati, regole di abbinamento flessibili e l'integrazione perfetta con il tuo software di contabilità.

Dati accurati e riconciliati trasformano il team finanziario da custodi di registrazioni storiche a partner strategici per l'azienda.

• Previsioni affidabili: Quando si ha piena fiducia nei dati storici relativi a fatturato e flusso di cassa, le previsioni finanziarie diventano molto più prevedibili e affidabili.
• Valori economici unitari accurati: È possibile calcolare con precisione le metriche SaaS chiave come Valore del ciclo di vita del cliente (LTV) e costo di acquisizione del cliente (CAC) perché si ha una comprensione precisa delle entrate e dei costi associati (come le commissioni di elaborazione).
• Fiducia degli investitori e delle parti interessate: Presentare bilanci chiari e riconciliati crea fiducia con investitori, finanziatori e il consiglio di amministrazione, aspetto fondamentale per ottenere finanziamenti o pianificare un'uscita.

La cadenza dipende dal volume, ma un processo mensile è spesso troppo lento per un'azienda SaaS con un volume elevato di transazioni.

• Mensile: Questo è il minimo indispensabile per qualsiasi azienda per garantire una corretta chiusura finanziaria mensile.
• Settimanale o Giornaliero: Per le aziende con un volume elevato, si consiglia vivamente un programma di riconciliazione più frequente (spesso abilitato dall'automazione). Ciò consente di monitorare e correggere le discrepanze in anticipo, prima che diventino problemi più grandi.