Che cos'è la Fatturazione Calendarizzata SaaS?

Il modello di fatturazione a calendario è un tipo “a ricavi ricorrenti” in cui un'azienda addebita a tutti i suoi clienti nella stessa data di fatturazione, indipendentemente da quando ciascuno si è iscritto. Sembra influenzare le previsioni di flusso di cassa per il team finanziario e i processi di contabilità clienti.

Il flusso di generazione di ricavi di questo modello si basa sulla sincronizzazione e sulla trasparenza. Le caratteristiche principali includono:

• Unica Data di Fatturazione: Tutti i clienti ricevono una fattura lo stesso giorno.
• La ripartizione viene eseguita automaticamente: Il sistema calcola l'importo da addebitare per i giorni di “intervallo” tra l'iscrizione e la prima data di fatturazione.
• Fatturazione: I clienti con più postazioni o componenti aggiuntivi ricevono di solito una singola fattura consolidata.
• Pagamenti in batch: I gateway di pagamento elaborano le transazioni in grandi lotti a orari programmati.

Mentre la fatturazione a calendario prescrive un'unica data universale per tutti i clienti, la fatturazione per anniversario è l'esatto opposto; ogni cliente viene addebitato nella data esatta in cui si è originariamente abbonato al servizio. Pertanto, se l'Utente A inizia il 12 giugno e l'Utente B il 23 giugno, verranno fatturati in quelle date rispettivamente ogni mese.

•   La fatturazione per anniversario, a differenza della fatturazione per calendario, in genere non comporta un giorno di fatturazione coerente. Genera invece un flusso continuo di singole transazioni.
•   La ripartizione proporzionale della fatturazione per calendario è un "must" per il primo mese parziale; la ripartizione proporzionale della fatturazione per anniversario è generalmente un non-problema.
•   Il consolidamento delle fatture in un unico lotto può presentare un carico di lavoro contabile diverso rispetto all'elaborazione di numerose fatture con date diverse.

La capacità del dipartimento finanziario di dedicare un periodo specifico alla risoluzione dei pagamenti falliti potrebbe dipendere dall'adozione di un ciclo di fatturazione standard con generazione simultanea delle fatture. In alternativa, potrebbero essere necessari processi di recupero dei pagamenti, che richiedono potenzialmente un monitoraggio regolare da parte del dipartimento finanziario durante tutto l'anno.

•   Allinea i ricavi con il mese solare standard.
•   L'utilizzo di una data di fatturazione coerente "Fatturato il 1° di ogni mese" su tutte le fatture, anziché date variabili, potrebbe influenzare il numero di richieste relative al ciclo di pagamento indirizzate al team di vendita.
•   La fatturazione come evento singolo potrebbe correlarsi con un minor numero di punti di contatto amministrativi e un possibile impatto sui costi generali.

Il passo iniziale prevede la valutazione di un allontanamento dal piano basato sull'anniversario; potrebbe essere necessaria la selezione di un ancoraggio basato sul calendario. L'ancoraggio del calendario è il giorno del mese (ad esempio, il 1°) in cui il ciclo si riavvia. Avrai anche bisogno di un sistema di fatturazione, come Stripe, Chargebee o Recurly, in grado di gestire l'impostazione dell'“Ancoraggio del Ciclo di Fatturazione”.

1. Scegli la Data di Ancoraggio: A quale giorno del mese è allineato il ciclo contabile del tuo cliente tipico?
2. Imposta la Logica di Prorata: I clienti con fatturazione pro rata verranno fatturati in anticipo o aspetterete il primo ciclo completo?
3. Modifica dei Termini di Servizio: I clienti dovrebbero essere informati di questa modifica per evitare potenziale confusione riguardo a discrepanze nelle fatture.
4. Integra con il Registro Contabile: Assicurati che il tuo ERP sia configurato per gestire un caricamento massivo di dati alla data di riferimento.

La fatturazione basata sul calendario non è solo un semplice metodo di fatturazione; modifica significativamente altri processi finanziari.

•       Prorata: Poiché la maggior parte dei clienti non diventa membro il primo del mese, il software dovrebbe calcolare il prezzo giornaliero e fatturare solo per i giorni in cui il cliente è presente durante il primo mese.
•       Sollecito di pagamento: Tassi di rifiuto dei pagamenti nel sollecito può essere influenzata dall'approccio di elaborazione dei pagamenti scelto. Questa conoscenza può influenzare l'efficacia delle attività di follow-up del team di assistenza clienti.
•     Riconoscimento dei ricavi: Secondo normative ASC 606, le aziende dovrebbero registrare i ricavi a mano a mano che li maturano. La fatturazione a calendario indica che la durata del servizio e il periodo di rendicontazione finanziaria coincidono.

Sebbene la fatturazione su base mensile possa essere vantaggiosa, una considerazione è il potenziale di guasti tecnici del processore di pagamento per influire sul reddito mensile durante i periodi di fatturazione.

•   L'afflusso di domande relative alla fatturazione ai rappresentanti del servizio clienti può variare, con potenziali concentrazioni in determinati periodi.
•   È richiesto un molto potente sistema API gestire 100.000 transazioni di fatturazione in un'ora, mentre fare lo stesso nell'arco di 30 giorni è meno impegnativo.
•   Allineare le date di pagamento alle date di stipendio è stato identificato come una potenziale area di interesse per alcuni clienti, sebbene la funzionalità non sia attualmente implementata.