견적송장이란 무엇인가요?

SaaS 견적송장(pro forma invoice)은 소프트웨어 회사가 서비스를 제공하거나 대금을 받기 전에 고객에게 보내는 초기 단계의 판매 청구서입니다. 

이는 초기 단계에서 상업적 기대를 설정함으로써 비공식적인 소프트웨어 판매를 공식적인 기업 구매와 연결합니다.

운영팀에게 프로포마 문서의 법적 지위를 공식 문서와 구별하는 것은 중요한 고려 사항입니다. 프로포마 인보이스는 일반적으로 지급에 대한 법적 의무를 발생시키지 않습니다. 이 항목은 공급업체의 총계정원장 내에서 미수금으로 분류되지 않으며, 구매자를 위한 세금 공제 문서로도 인정되지 않습니다. 반대로, 이는 의도된 거래를 미리 보여주는 공식 문서입니다.

SaaS 기업은 높은 청구 효율성과 내부 이해도를 유지하기 위해 필요한 운영 변수를 포함한 문서를 제공해야 합니다. 각 문서에는 특히 다음 항목이 포함되어야 합니다.

• 전체적인 세금 및 재정적 책임과는 구별되도록 명확히 표시된 “견적 송장” 제목.
• 상세한 소프트웨어 구성 요소, 구독 기간 및 주요 플랫폼 티어.
• 계산된 소계 수수료, 적용 가능한 지역별 소프트웨어 할인 및 최종 예상 가격.
• 예상 결제 조건은 플랫폼에서 가장 일반적인 결제 방법과 함께 제시되어야 합니다.

프로포르마 인보이스는 거래가 어떻게 진행될 것인지에 대한 개요를 제공하는 문서입니다. 또한 법적 또는 재정적으로 강제력이 있는 회계 문서의 측면을 포함하지 않습니다. 거래가 최종 확정되기 전에 발행되므로, 구매자의 실제 재정적 부채나 판매자의 유효한 미수금 자산을 나타내지 않습니다. 기업 구매자의 경우, 이 문서는 지역별 매입세액 공제 또는 디지털 서비스세 상각을 청구하는 목적으로는 적용되지 않습니다.

운영팀이 이를 사용하기로 선택하는 경우, 매번 텍스트 템플릿을 수동으로 만드는 대신, 단일 플랫폼에서 실행되는 청구 소프트웨어를 선택하여 이러한 문서 작성을 자동화해야 합니다. 새로운 수익 인프라는 기업 거래 상태가 협상 또는 승인 워크플로우로 변경될 때 플랫폼이 이러한 초안을 생성하도록 구상합니다. 자동화된 청구 생성 CRM 플랫폼에서 구매자의 조달 큐로의 데이터 전달(수동 데이터 입력과 무관하게)과 관련이 있습니다.​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌

일반적으로,​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ 공급업체는 명확한 만료 기간을 설정해야 하며, 14일에서 30일이 가장 일반적입니다. 제안 유효성에 대한 명확한 기간을 설정하는 것은 기본 시트 가격, 티어 조정 또는 발생할 수 있는 변경 사항에 대한 소프트웨어 판매자의 우려를 해소합니다. 외화 환율 장기간의 기업 협상 과정에서 발생할 수 있는

귀사의 B2B 소프트웨어 회사가 체계적인 사전 청구 워크플로우를 구현해야 하는지 여부를 결정하는 데 도움이 되는 몇 가지 사항입니다:

1. 귀사의 엔터프라이즈 고객 대상은 지출 승인 전에 공식적인 구매 서류를 필요로 합니까?
2. 고객 요청으로 인한 수동 송장 조정이 귀사의 운영 프로세스에 어떤 영향을 미칩니까?

이러한 문서화 워크플로우의 도입은 주로 특정 요구 사항을 가진 기업의 운영 명확성 및 효율성에 차이를 가져올 수 있습니다. 판매 모델에 상당한 규모의 기업 판매 계약이 포함되거나, 다단계 맞춤형 청구 약정이 있거나, 국제 은행 규정의 적용을 받는 글로벌 구매자와의 거래를 포함할 때입니다.