Czym jest faktura pro forma?

Faktura pro forma SaaS to wstępna faktura sprzedaży, którą firma programistyczna wysyła klientowi przed świadczeniem usług lub otrzymaniem płatności. 

Łączy ona nieformalną sprzedaż oprogramowania z formalnymi zakupami korporacyjnymi, ustalając oczekiwania handlowe na początkowym etapie.

Dla zespołów operacyjnych istotne jest rozróżnienie statusu prawnego dokumentu pro forma od dokumentów oficjalnych. Faktura pro forma zazwyczaj nie rodzi obowiązku prawnego zapłaty. Dokument ten nie jest klasyfikowany jako należność w księdze głównej dostawcy ani nie jest uznawany za dokument uprawniający nabywcę do odliczenia podatku. Przeciwnie, jest to formalny dokument, który przedstawia zamierzoną transakcję.

Firmy SaaS muszą dostarczyć dokumentację, w tym niezbędne zmienne operacyjne, aby utrzymać wysoką efektywność rozliczeń i wewnętrzne zrozumienie. Każdy dokument musi zawierać następujący wpis:

• Oczywisty nagłówek „Faktura Pro Forma”, aby odróżnić ją od ogólnych zobowiązań podatkowych i finansowych.
• Szczegółowe komponenty oprogramowania, okresy subskrypcji i główne poziomy platformy.
• Obliczone sumy częściowe opłat, obowiązujące regionalne rabaty na oprogramowanie oraz końcowe oczekiwane ceny.
• Zamierzone warunki płatności powinny być uzupełnione o najpopularniejsze metody płatności platformy.

Faktura pro forma to dokument, który przedstawia, jak wyglądałaby transakcja; nie pociąga on za sobą prawnych ani finansowych aspektów egzekwowalnego dokumentu księgowego. Ponieważ wystawiana jest przed sfinalizowaniem transakcji, nie stanowi ona prawdziwego zobowiązania finansowego kupującego ani aktywnego aktywa należnego dla sprzedawcy. Dla nabywców korporacyjnych dokument ten nie ma zastosowania do celów ubiegania się o regionalne ulgi w podatku naliczonym ani odpisów od podatku od usług cyfrowych.

Gdy zespoły operacyjne zdecydują się z tego skorzystać, powinny wybrać oprogramowanie do rozliczeń działające na jednej platformie, aby zautomatyzować tworzenie tych dokumentów, zamiast ręcznie tworzyć szablon tekstu za każdym razem. Nowa infrastruktura przychodowa zakłada, że platforma będzie tworzyć te projekty, gdy status transakcji korporacyjnej zmieni się na etapy negocjacji lub procesów zatwierdzania. Automatyczne generowanie rozliczeń jest powiązane z dostarczaniem danych z platform CRM do kolejki zakupowej kupującego (niezależnie od ręcznego wprowadzania danych).​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌

Zazwyczaj,​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ dostawcy są zobowiązani do ustalenia jasnych ram ważności, przy czym od 14 do 30 dni to najczęstszy okres. Ustalenie określonych ram czasowych dla ważności oferty odpowiada na obawy sprzedawcy oprogramowania dotyczące potencjalnych zmian w cenie podstawowej licencji, korektach poziomów lub kursy wymiany walut obcych które mogą wystąpić podczas długotrwałych procesów negocjacji w przedsiębiorstwie.

Oto kilka punktów, które pomogą określić, czy Twoja firma oferująca oprogramowanie B2B powinna rozważyć wdrożenie ustrukturyzowanego procesu przedfakturowania:

1. Czy Twoi docelowi odbiorcy korporacyjni potrzebują sformalizowanej dokumentacji zakupu przed udzieleniem autoryzacji wydatków?
2. W jaki sposób ręczne korekty faktur, wynikające z próśb klientów, wpływają na Twoje procesy operacyjne?

Wprowadzenie tego obiegu dokumentacji może prowadzić do różnic w przejrzystości operacyjnej i wydajności, głównie dla firm o specyficznych potrzebach. Warto rozważyć zastosowanie faktury pro forma, gdy model sprzedaży obejmuje znaczące kontrakty z klientami korporacyjnymi, uwzględnia wielopoziomowe, niestandardowe rozliczenia lub obejmuje transakcje z globalnymi nabywcami podlegające międzynarodowym przepisom bankowym.