Co to jest raportowanie wydatków SaaS?

Raportowanie wydatków SaaS to ogólnofirmowe gromadzenie, segregowanie i analiza zapisów finansowych związanych z wykorzystaniem oprogramowania opartego na chmurze. Dział finansowy wykorzystuje ten system w celu uzyskania informacji o zakupach oprogramowania, które są zdecentralizowane i często omijają standardowe korporacyjne kanały zaopatrzenia.

Poza pełnieniem funkcji narzędzia księgowego, system ten monitoruje realizację umów i dostarcza powiadomienia dotyczące konsolidacji dostawców, co jest związane z zarządzaniem budżetem. Dane o cyklicznych wydatkach na oprogramowanie, szczególnie jeśli są ograniczone, odnoszą się do działań tzw. shadow IT, praktyk zarządzania zasobami finansowymi oraz środowiska bezpieczeństwa. Dlatego też dzisiejsi dyrektorzy finansowi SaaS sięgają po precyzyjne dane dotyczące wydatków na oprogramowanie, aby utrzymać ścisłą kontrolę nad finansami i zarządzać przepływami pieniężnymi zgodnie z ich celami.

Udostępnianie raportów kosztów SaaS może pozwolić firmie obserwować takie elementy jak:

•   Zautomatyzowane pobieranie transakcji: Nawiązuje połączenie z firmowymi kartami kredytowymi i systemami rozrachunków z dostawcami w celu przesyłania informacji z punktu sprzedaży od dostawców, omijając tym samym ręczne wprowadzanie danych.
•   Monitorowanie wykorzystania: Dostarczaj dokładne informacje dotyczące logowań użytkowników oraz tempa, w jakim funkcje/funkcjonalności oprogramowania rosną/są adoptowane.
•   Alerty o odnowieniu umów: Te alerty przekazują szczegóły dotyczące dat zakończenia umów, potencjalnie wpływając na podejście firm do angażowania się w cykl odnawiania.
•   Alokacja Kosztów: Oprogramowanie identyfikuje właściciela umowy i centrum kosztów dla każdej linii oprogramowania wewnętrznie oraz ułatwia wewnętrzne procesy rozliczania kosztów.

Zespoły finansowe, które chcą skutecznie śledzić wydatki na usługi chmurowe, muszą ustalić precyzyjny zestaw zasad operacyjnych. Polityka firmy dotycząca kart korporacyjnych może zawierać zapisy dotyczące zarządzania zakupami subskrypcji, które wymagają zatwierdzenia. Ponadto każdy lider zespołu powinien wyznaczyć w firmie właściciela biznesowego odpowiedzialnego za pierwotną umowę na oprogramowanie oraz zapewnić osobistą odpowiedzialność. Utworzenie scentralizowanego, ogólnodostępnego cyfrowego folderu na umowy o świadczenie usług oprogramowania jest istotne dla zarządzania audytami dostawców i wymogami zgodności prawnej.

Aby system raportowania wydatków SaaS działał sprawnie, konieczne jest przeglądanie harmonogramu, konsekwentne łączenie audytów oprogramowania z cyklami miesięcznych zamknięć i kwartalnych przeglądów biznesowych (QBR). Podejmując decyzję o metodzie śledzenia oprogramowania w celu ułatwienia tych ocen, firmy powinny wziąć pod uwagę kilka kluczowych czynników operacyjnych:

• Zakres integracji: Zdolność platformy wydatkowej do łączenia się z systemami ERP i bankowymi.
• Ograniczenia skalowalności: Charakterystyka narzędzia do raportowania związana z obsługą większej liczby międzynarodowych transakcji i konwersji walut obcych.
• Granularność danych: Poziom szczegółowości metryk raportowania, zapewniający, że system rejestruje dane szczegółowe, a nie tylko zagregowane liczby transakcji.

Klasyfikacja wydatków na SaaS (produktywność, infrastruktura, narzędzia sprzedażowe)

Firmy SaaS przechodzące szybki ekspansji na rynku powinny zbadać, czy ich systemy śledzenia mogą wspierać rozwój. Można szukać oznak nieefektywności operacyjnej poprzez liderów finansów, jedynie zastanawiając się nad kilkoma trafnymi pytaniami:

1.   Czy ręczne procesy arkuszy kalkulacyjnych są związane z identyfikacją błędów podczas miesięcznych procedur zamknięcia?
2.   Czy koszty odnawiania oprogramowania często przyczyniały się do korekt w kwartalnych danych budżetowych?

Korzyści (oszczędności kosztów dzięki konsolidacji, zapobieganie automatycznemu odnawianiu)

Wskaźniki gotowości firmy do inwestowania w dedykowane rozwiązania do optymalizacji chmury mogą obejmować aspekty związane z zarządzaniem kosztami poprzez konsolidację i korekty automatycznych odnowień:

•   Ponad trzydziestu różnych dostawców oprogramowania zaopatruje firmę w aktywne subskrypcje.
•   Proces ręcznego uzgadniania faktur za oprogramowanie zazwyczaj angażuje kierowników działów na okresy przekraczające 5 godzin miesięcznie.
•   Organizacja posiada wiele interdyscyplinarnych zespołów, które samodzielnie dokonują zakupów oprogramowania.
•   Audyty zgodności są częste i wymagają natychmiastowego przedstawienia dokumentacji dotyczącej własności i użytkowania oprogramowania.

Upraszczanie złożoności poprzez analogię

Zarządzanie środowiskiem oprogramowania organizacji, zwłaszcza gdy brakuje pełnej widoczności, jest podobne do scenariusza nadzorowania wielopiętrowego budynku komercyjnego, który nie posiada indywidualnych liczników zużycia mediów. Kierownik potrzebuje indywidualnych liczników, aby określić rozkład zużycia oświetlenia i wody na poszczególnych piętrach. Raportowanie kosztów SaaS to system podliczenia zużycia, który precyzyjnie umożliwia przypisanie kosztów zużycia konkretnym działom, które generują te ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌wydatki.