O que é Consolidação de Faturas SaaS?

A consolidação de faturas SaaS combina diversas cobranças recorrentes, taxas de uso e renovações de assinatura em um único extrato abrangente. Este método de faturamento sistematizado substitui a abordagem anterior de enviar aos clientes faturas individuais para cada licença, melhoria de assento ou módulo de software.

A gestão operacional do faturamento para portfólios de produtos multi-SaaS pode ser intrincada. Para fornecedores de software com múltiplas aplicações ou clientes com múltiplos departamentos, agregar registros de transações individuais para a equipe de Contas a Receber pode implicar considerações de processo. A ocorrência de faturamento SaaS fragmentado tipicamente acompanha mudanças na percepção do cliente e alterações no comportamento de pagamento.

A consolidação de faturas SaaS é de três tipos:

• Consolidação de Conta Única: O método que combina todos os planos de assinatura de software, complementos e cobranças baseadas em consumo incorridas pela mesma conta de usuário em uma única fatura mensal.
• Faturamento Pai-Filho: O método que consolida as faturas geradas por cada subsidiária ou filial (contas filho) da corporação em uma fatura mestre destinada à sede corporativa (conta pai).
• Consolidação Multimoeda: O serviço que transforma dados de transações provenientes do exterior em faturas locais, multi-linha, em conformidade com as regulamentações fiscais regionais, mantendo ao mesmo tempo uma única estrutura de relatórios global.

A utilização do agrupamento de faturamento automático requer uma ferramenta de gerenciamento de assinaturas. O procedimento de configuração envolve um ciclo estruturado para verificação de informações.

1. Definir Período de Faturamento: Decida sobre um cronograma de faturamento recorrente (por exemplo, no dia 1º de cada mês) para que todas as cobranças sejam geradas de forma natural e simultânea.
2. Definir Estrutura da Conta do Cliente: Conecte as contas subsidiárias à conta principal dentro do CRM e do software de faturamento.
3. Configurar Condições de Agrupamento: Programe seu software de faturamento para combinar faturas quando o mesmo ID de Cliente, Método de Pagamento ou Moeda forem compartilhados.
4. Executar um Ciclo de TesteCriar lotes de faturamento simulados para verificar se os itens de linha de produto são combinados em uma única minuta de fatura.

Uma abordagem de faturamento unificada frequentemente envolve certas complexidades para os departamentos de contabilidade.

• A gestão de pagamentos para uma única fatura tipicamente apresenta um nível de complexidade diferente do que múltiplas faturas, o que pode envolver uma administração de pagamentos mais extensa e um Prazo Médio de Recebimento (DSO). Um resultado potencial é uma tendência para os clientes processarem faturas em menos tempo.
• Uma fatura compreensível, onde todos os itens de linha são adequadamente organizados e explicados, tende a corresponder a um menor volume de dúvidas dos clientes e a um diálogo menos extenso com a equipe de faturamento.
• No que diz respeito ao processo da equipe financeira para conciliar pequenas cobranças de software, um ajuste pode estar relacionado ao processo de fechamento mensal, influenciando a sua duração total.

A agregação de faturas é eficaz ao usar um conjunto básico de recursos que possa dar suporte aos hábitos de compra B2B.

• Prorrateio Automatizado por Item de Linha: Este recurso permite que diferentes datas de início de assinatura sejam alinhadas automaticamente por um cálculo de cobrança de mês parcial.
• Agregação Dinâmica de Uso: Ele utiliza o uso medido dos recursos do software, extraindo dados de API em tempo real e combinando-os em uma única linha de faturamento.
• Layouts: Os layouts personalizáveis do sistema estão associados à produção de demonstrativos consolidados que contêm detalhamentos itemizados para departamentos ou grupos de usuários.
• Mapeamento Flexível de Pagamentos: O valor consolidado total pode ser direcionado para um único cartão de crédito pré-autorizado ou perfil ACH.

A consolidação de faturas SaaS de fato depende em grande parte da co-terminação; as assinaturas de software terminam na mesma data. Se um cliente comprar novas licenças no meio do mês, o sistema de faturamento tem que determinar os valores exatos e pro-rata para sincronizar os novos itens com os existentes ciclo de faturamento.

A implementação deste método de faturamento deve ser baseada em um exame minucioso dos seus atuais pontos de dor.

Perguntas de autoavaliação:

1. Sua equipe de contas a receber ainda concilia manualmente várias faturas pequenas para os mesmos clientes corporativos? Se sim, quanto tempo eles dedicam a essa atividade?
2. As interações com os clientes sugerem padrões de recebimento de múltiplas faturas em um determinado mês?

Fatores de decisão estratégica:

•       Portfólio: A capacidade de empresas com suítes de multiprodutos de oferecer opções de fatura única está relacionada à sua percepção de mercado.
•       Segmentação de clientes: Clientes com principalmente negócios empresariais esperam que lhes sejam oferecidas estruturas de faturamento consolidadas e de nível corporativo.
•       Transações: Um volume maior de faturas separadas pode correlacionar-se com uma maior probabilidade de erros humanos; a consolidação pode resolver isso.
•       Restrições de Recursos de Contas a Receber: Se Dias de Vendas Pendentes (DSO) está aumentando devido a atrasos em processamento de pagamentos SaaS, então, na maioria dos casos, a unificação é a solução para o gargalo.