O que é uma Licença de Imposto sobre Vendas de SaaS?

A licença fiscal de SaaS geralmente se refere a um registro estadual que permite ou exige que uma empresa recolha o imposto sobre vendas e o repasse a partir de transações tributáveis. Os estados rotulam esse documento de forma diferente; alguns o chamam de licença de imposto sobre vendas, licença de vendedor, licença fiscal ou certificado de autoridade.

Uma empresa de software como serviço deve, antes de tudo, descobrir se possui um nexo com um determinado estado. Isso geralmente ocorre com a presença física no estado por meio de funcionários ou propriedades, ou atividade econômica que atingiu ou ultrapassou o limite de vendedor remoto de um estado. Estar sujeito ao imposto estadual não é uma consequência automática; outros fatores importam, incluindo como o imposto é tratado com base na natureza da oferta de software, se a empresa é tributada com base na localização do cliente e se aplicam-se isenções ou outras regras especiais.

Após o caso histórico de 2018 da Suprema Corte dos EUA em South Dakota v. Wayfair, a chamada exigência de presença física que limitava a capacidade dos estados de impor aos vendedores remotos a responsabilidade pela cobrança do imposto sobre vendas foi derrubada. Como consequência dessa decisão, os estados podem exigir que os vendedores remotos cobrem e recolham o imposto sobre vendas com base na atividade econômica. Os vendedores devem cumprir a lei mesmo que não tenham um escritório físico ou outros ativos tangíveis no estado. Nenhum limite de nexo econômico único foi prescrito como resultado de Wayfair. Portanto, diferentes estados definem seus próprios padrões, requisitos de registro, limites e datas de vigência.

A tributação do SaaS depende muito do estado onde a venda ocorre. Por exemplo, o estado A pode tratar o acesso por assinatura remota como isento de impostos, mas o estado B pode tributá-lo como um serviço a ser usado online. Portanto, a classificação do produto como um item não tributável ou tributável geralmente tem tudo a ver com o que o software está fazendo, o que o cliente recebe, se a isenção é aplicável ou quais disposições especiais estão sendo usadas.

Uma licença de imposto sobre vendas e um certificado de revenda servem a propósitos diferentes.

Um EIN (Employer Identification Number) é um número atribuído pelo Tesouro dos EUA a empresas e outras organizações quando uma empresa opera como empresa individual ou em parceria onde o proprietário usa um Número de Seguro Social como número de identificação do contribuinte (TIN). Uma empresa pode usá-lo para cumprir os requisitos de declaração de impostos federais, gerenciar a folha de pagamento de uma empresa, abrir uma conta bancária e para outros fins semelhantes, mas obter um EIN não concede o privilégio de cobrar um imposto sobre vendas estadual. Além disso, a licença comercial é distinta. Ela geralmente concede permissão para operar uma empresa em um estado ou localidade específica; o registro de imposto sobre vendas está relacionado principalmente à administração de impostos sobre vendas e uso.

Um(a) Merchant of Record (MoR) determina qual entidade lida com a declaração e o recolhimento do imposto sobre vendas para cada transação de venda. Um Merchant of Record que é o vendedor em um contrato comercial geralmente lida com o imposto sobre vendas: cálculo, cobrança, preparação/declaração de impostos, recolhimento de impostos e conformidade/registro fiscal para todas as vendas incluídas neste acordo. No entanto, quem assume essas responsabilidades depende principalmente de como o contrato foi estruturado e de quais são as leis estaduais sobre tributação e afins, incluindo as leis que pertencem ao Facilitador de Marketplace.

Trabalhar com um Merchant of Record não significa que as obrigações fiscais estaduais da empresa de SaaS seriam totalmente eliminadas. A empresa ainda pode ter a obrigação de declarar impostos, ou outros assuntos relacionados, separadamente, por exemplo, de suas vendas diretas, outros canais de vendas, suas atividades comerciais ou uma transação não coberta por um acordo de Merchant of Record.

Antes de se registrar em um estado, as empresas devem analisar:

• Se possuem nexo físico ou econômico;
• Se seu produto SaaS específico é tributável;
• Como o estado define a origem da transação;
• Se aplicam-se isenções;
• Se um marketplace, revendedor ou Merchant of Record é responsável pela cobrança da transação relevante;
• Quando começam as obrigações de registro e declaração.