Qu'est-ce qu'un permis de taxe sur les ventes SaaS ?

Le permis de taxe SaaS fait généralement référence à un enregistrement d'État qui autorise ou oblige une entreprise à collecter la taxe sur les ventes et à la reverser sur les transactions imposables. Les États désignent ce document différemment ; certains l'appellent permis de taxe sur les ventes, permis de vendeur, licence de taxe sur les ventes ou certificat d'autorité.

Une entreprise de logiciel en tant que service (SaaS) doit, tout d'abord, déterminer si elle a un lien (nexus) avec un État donné. Cela se produit généralement par une présence physique dans l'État via des employés ou des propriétés, ou par une activité économique qui a atteint ou dépassé le seuil de vendeur à distance d'un État. Le fait d'être assujetti à la taxe d'un État n'en découle pas automatiquement ; d'autres facteurs entrent en compte, notamment la manière dont la taxe est traitée en fonction de la nature de l'offre logicielle, si l'entreprise est taxée en fonction de l'emplacement du client, et si des exonérations ou d'autres règles spéciales s'appliquent.

À la suite de l'arrêt historique de la Cour suprême des États-Unis de 2018 dans l'affaire South Dakota v. Wayfair, l'exigence dite de présence physique limitant la capacité des États à imposer aux vendeurs à distance la responsabilité de la collecte de la taxe sur les ventes a été annulée. Suite à cette décision, les États peuvent exiger des vendeurs à distance qu'ils collectent et reversent la taxe sur les ventes en fonction de leur activité économique. Les vendeurs doivent se conformer à la loi même s'ils n'ont pas de bureau physique ou d'autres actifs corporels dans l'État. Aucun seuil unique de nexus économique n'a été prescrit à la suite de l'arrêt Wayfair. Par conséquent, les différents États définissent leurs propres normes, exigences d'enregistrement, seuils et dates d'entrée en vigueur.

L'imposabilité du SaaS dépend fortement de l'État où la vente a lieu. Par exemple, l'État A peut traiter l'accès par abonnement à distance comme exonéré de taxe, mais l'État B peut le taxer comme un service à utiliser en ligne. Ainsi, la classification du produit en tant qu'article non imposable ou imposable est souvent entièrement liée à ce que fait le logiciel, à ce que reçoit le client, à l'applicabilité de l'exonération ou aux dispositions spéciales utilisées.

Un permis de taxe sur les ventes et un certificat de revente répondent à des objectifs différents.

Un EIN (Employer Identification Number) est un numéro attribué par le Trésor américain aux entreprises et autres organisations lorsqu'une entreprise fonctionne comme une entreprise individuelle ou en partenariat où le propriétaire utilise un numéro de sécurité sociale comme numéro d'identification fiscale (TIN). Une entreprise peut l'utiliser pour répondre aux exigences de déclaration fiscale fédérale, gérer la paie de l'entreprise, ouvrir un compte bancaire et à d'autres fins similaires, mais l'obtention d'un EIN n'accorde pas le privilège de collecter une taxe sur les ventes d'un État. De plus, la licence commerciale est distincte. Elle accorde généralement l'autorisation d'exploiter une entreprise dans un État ou une localité spécifique ; l'enregistrement à la taxe sur les ventes est principalement lié à l'administration des taxes sur les ventes et d'utilisation.

Une Merchant of Record (MoR) détermine quelle entité gère la déclaration et le versement de la taxe sur les ventes pour chaque transaction de vente. Un Merchant of Record qui est le vendeur dans un contrat commercial gère généralement la la taxe de vente: calcul, collecte, préparation/déclaration fiscale, versement de la taxe et conformité/enregistrement fiscal pour toutes les ventes incluses dans cet accord. Néanmoins, la personne qui assume ces responsabilités dépend principalement de la structure du contrat et des lois de l'État concernant la fiscalité, y compris les lois relatives aux facilitateurs de marché (Marketplace-Facilitator).

Travailler avec un Merchant of Record ne signifie pas que les obligations fiscales de l'entreprise SaaS envers l'État seraient totalement supprimées. L'entreprise peut toujours avoir l'obligation de déclarer ses impôts, ou d'autres questions connexes, séparément, par exemple, pour ses ventes directes, d'autres canaux de vente, ses activités commerciales ou une transaction non couverte par un accord de Merchant of Record.

Avant de s'enregistrer dans un État, les entreprises doivent examiner :

• si elles ont un nexus physique ou économique ;
• si leur produit SaaS spécifique est imposable ;
• comment l'État détermine la source de la transaction ;
• si des exonérations s'appliquent ;
• si une place de marché, un revendeur ou un Merchant of Record est responsable de la collecte pour la transaction concernée ;
• quand commencent les obligations d'enregistrement et de déclaration.