Ce este ierarhia conturilor SaaS?

Ierarhia conturilor SaaS este un model de date multi-nivel care conectează un cont părinte la conturi copil în filiale, sucursale sau departamente. Companiile de software pot gestiona organizații complexe de întreprindere utilizând o structură centrală prin relații părinte-copil, în loc să opereze independent.

O ierarhie funcțională este adesea prezentă în companiile B2B SaaS care fac tranziția către segmente de piață superioare. O funcție ar putea implica menținerea organizării datelor pe măsură ce clienții cresc, pentru a atenua înregistrările dezorganizate și a oferi o viziune centralizată asupra interacțiunilor cu clienții.

O ierarhie definită poate influența operațiunile echipelor de facturare, vânzări și succes al clienților, ilustrând relațiile dintre entități.

•   Eficiența facturării: Compania poate alege între o singură factură pentru întreaga companie sau facturi separate pentru fiecare filială locală, datorită măsurilor de eficiență a facturării.
•   Strategie de vânzări: Echipele de vânzări pot identifica oportunități potențiale de extindere determinând care filiale ale unei companii-mamă globale nu utilizează în prezent produsul.
•   Succesul clientului: Managerii de succes pot monitoriza “starea de sănătate” generală a unei întreprinderi prin identificarea conturilor-copil care ar putea reprezenta un risc pentru valoarea totală a contractului.
•   Acuratețea Raportării: Consolidarea datelor previne dubla contorizare a lead-urilor și asigură că tablourile de bord executive prezintă scara reală a unui parteneriat.

Într-un model ierarhic, datele contabile “se cumulează” de la nivelurile inferioare către vârf. Adică, deși o singură filială are propriii săi indicatori, situația companiei-mamă corespunde sumei acumulate a tuturor părților sale.

Pentru a crea o ierarhie a conturilor, mai întâi, aliniați-vă CRM-ul (cum ar fi Salesforce) cu software-ul dvs. de facturare. Începeți prin a crea o înregistrare “Părinte Principal” și utilizați un câmp de căutare sau un “ID Părinte” pentru a conecta toate celelalte conturi, asigurând coerența datelor.

 Câteva aspecte de luat în considerare:

•   Restricții de sistem: Verificați dacă sistemul dvs. CRM și software-ul de facturare sunt compatibile cu o structură ierarhică ce suportă mai multe niveluri de imbricare, fără a cauza probleme în rapoarte.
•     Permisiuni de acces: Stabiliți dacă utilizatorii de la nivelul părinte ar trebui să aibă autorizație să gestioneze toate datele conturilor subordonate.

Una dintre cele mai importante probleme în gestionarea ierarhiei este modul în care vor circula banii. Facturare consolidată înseamnă că toate costurile din conturile subordonate sunt consolidate într-o singură factură, care este apoi trimisă companiei-mamă. Facturarea separată tratează toate conturile subordonate ca plătitori individuali. În majoritatea cazurilor, decizia se bazează pe preferințele contabile interne ale clientului și, de asemenea, pe rezidența fiscală a acestuia.

 Facturare Consolidată:

•   Modificări ale proceselor de conturi de încasat sunt posibile pentru furnizor, ceea ce poate fi legat de o supraveghere financiară mai amplă pentru client.
•   Înțelegerea clientului și chargeback Procedurile pot fi afectate de metoda utilizată pentru alocarea costurilor între departamente.

 Facturare divizată:

•   Sucursalele individuale au autonomia de a-și gestiona propriile bugete, ceea ce poate afecta și conformitatea fiscală locală procesele.
•   Un volum mai mare de facturi se poate corela cu implicarea crescută a furnizorului în urmărire și colectare.

Utilizări tipice ale acestei structuri sunt facturarea multi-site, unde un proprietar de franciză este responsabil pentru 50 de locații diferite, și acordurile la nivel de întreprindere, unde un conglomerat global operează instanțe separate pentru branduri diferite.

Mai mult decât atât, rețelele de reselleri utilizează ierarhii pentru a administra distribuitori “Bunic” care controlează resellerii “Părinte”, care la rândul lor gestionează utilizatorii finali “Copil”. Acest aranjament este un factor în vânzare încrucișată activități, permițând unui vânzător să vândă o nouă linie de produse unei companii surori a unui client actual.