Ce este managementul cunoștințelor și documentația SaaS?

Managementul cunoștințelor și documentarea în SaaS implică organizarea, stocarea și partajarea informațiilor critice din cadrul companiei. Acest lucru facilitează accesul convenabil la informații, îmbunătățește experiența clienților și sporește eficiența generală a muncii.

Există patru tipuri principale de management al cunoștințelor;

• Cunoștințe explicite

Acest tip de cunoștințe este ușor de exprimat. Este tipul de informații pe care le puteți citi în manuale, ghiduri sau reguli ale companiei. De exemplu, instrucțiunile clare privind utilizarea mașinilor sau pașii scriși pentru a face față întrebărilor clienților sunt exemple de cunoștințe clare.

• Cunoștințe implicite

Cunoștințele implicite provin din experiență. Este tipul de cunoștințe pe care oamenii le obțin făcând, observând și încercând lucruri. Spre deosebire de cunoștințele clare, cunoștințele implicite pot fi greu de explicat sau de scris. Este mai mult despre sentiment și cunoștințe personale.

• Cunoștințe tacite

Cunoștințele tacite sunt expertiza personală care este greu de predat altcuiva. Este tipul de cunoștințe pe care oamenii le au fără să știe. Cunoștințele tacite includ idei, instincte și abilități pe care oamenii le dobândesc în timp din ceea ce fac și cu cine vorbesc.

• Cunoștințe încorporate

Cunoștințele încorporate sunt cunoștințe care sunt integrate în rutinele, procesele și produsele organizaționale. Acestea devin înrădăcinate în cultura și practicile unei organizații. De exemplu, modul în care o companie gestionează reclamațiile clienților sau realizează produse sunt ambele tipuri de cunoștințe care fac parte din modul în care compania operează.

Managementul documentelor (DM) implică modul în care o companie stochează și organizează documente, inclusiv facturi, contracte și rapoarte, pentru a le face mai ușor de utilizat de către angajați în munca lor.

Pe de altă parte, managementul cunoștințelor este mai cuprinzător decât managementul documentelor. Acesta include organizarea și partajarea diverselor cunoștințe, cum ar fi expertiza individuală, experiențele practice și cele mai bune practici.

Implementarea managementului cunoștințelor implică următorii pași:

• Pasul 1: Identificarea celor mai critice domenii de cunoștințe ale companiei dvs. Acestea ar putea fi lucruri precum ceea ce le place clienților sau cunoașterea problemelor tehnice
• Pasul 2: Găsiți surse: Determinați unde se află în prezent aceste cunoștințe. Ar putea fi în mintea oamenilor, în documente sau în rapoarte externe.
• Pasul 3: Identificați lacunele: Vedeți ce informații lipsesc companiei dvs. Poate că echipa dvs. trebuie să învețe ceva nou sau vă lipsesc date importante.
• Pasul 4: Alegeți instrumente și practici: Alegeți cele mai bune modalități de a gestiona și partaja cunoștințe. Aceasta ar putea însemna crearea unei baze de cunoștințe, efectuarea de instruiri sau utilizarea instrumentelor de colaborare.
• Pasul 5: Implementați și monitorizați: Începeți să utilizați planul dvs. de cunoștințe și urmăriți cum merge. Schimbați lucrurile dacă este necesar pentru a vă asigura că ajută compania dvs.

Crearea unei foi de parcurs pentru gestionarea cunoștințelor înseamnă să vă dați seama cum organizația dvs. va colecta, sorta și utiliza informațiile în mod eficient. Iată câteva ghiduri simple pentru a face acest lucru pas cu pas:

Pasul 1: Definiți obiectivele: 

Luați în considerare ce doriți de la gestionarea cunoștințelor. Ar putea însemna să faceți alegeri diferite sau să generați idei noi.

Pasul 2: Colectați informații 

Vorbiți cu persoanele interesate de gestionarea cunoștințelor pentru a afla de ce au nevoie și cu ce probleme se confruntă. Le puteți adresa întrebări prin sondaje sau interviuri.

Pasul 4: Dezvoltați strategii

Determinați cum vă veți atinge obiectivele. Acest lucru ar putea implica utilizarea de noi instrumente sau metode, instruire, comunități dedicatesau încurajarea tuturor să își împărtășească cunoștințele.

Pasul 5: Alocarea resurselor

Decideți de ce aveți nevoie: bani, oameni și tehnologie pentru a vă pune planul în aplicare. 

Pasul 6: Implementare 

Implementați-vă strategia investind într-un sistem dedicat de management al cunoștințelor. Aceasta ar putea însemna instruirea echipei dvs., inițierea unor sisteme noi sau schimbarea modului în care se fac lucrurile acum.