Ce este reconcilierea plăților SaaS?

Reconcilierea plăților SaaS este procesul financiar de potrivire și verificare a tranzacțiilor urmărite de compania dvs. cu înregistrările externe pentru a asigura acuratețea. Pentru o companie SaaS, aceasta nu înseamnă doar alinierea unei plăți la o factură. Se ia în considerare întregul ciclu de viață al veniturilor recurente: abonamente, upgrade-uri, downgrade-uri, rambursări, returnări de plăți, taxe de schimb valutar (FX) și impozite.

Rețineți că acest lucru este diferit de reconcilierea conturilor, care este un proces mai amplu de validare a soldurilor tuturor conturilor, inclusiv active, pasive și capitaluri proprii. Reconcilierea plăților este un subset cheie al reconcilierii conturilor, care validează acuratețea datelor privind veniturile și fluxul de numerar.

Reconcilierea regulată este fundamentală pentru sănătatea financiară a oricărei companii SaaS. Nici prioritizarea importanței sale, nici amânarea acesteia nu pot duce decât la probleme serioase.

• Asigură acuratețea financiară: Oferă o imagine reală a fluxului de numerar și a veniturilor, necesară pentru situații financiare precise, cum ar fi Profit și Pierderi (P&L) și Bilanț.
• Permite o recunoaștere fiabilă a veniturilor: Pentru afacerile bazate pe abonamente, veniturile sunt recunoscute în timp, nu doar atunci când se primesc numerar. Reconcilierea corectă susține conformitatea cu standardele contabile precum ASC 606, asigurându-se că datele tranzacționale subiacente sunt valide înainte de aplicarea unor programe complicate de venituri.
• Detectează erorile și frauda: Reconcilierea este prima linie de apărare împotriva greșelilor costisitoare, cum ar fi taxele incorecte de la procesatorii de plăți, plățile lipsă sau tranzacțiile frauduloase.
• Îmbunătățește procesul decizional strategic: Datele financiare de încredere sunt necesare pentru a lua decizii informate cu privire la prețuri, bugetare, angajări și previziuni. Fără acestea, este probabil să apară erori grave.

Reconcilierea este un proces unic pentru companiile SaaS în comparație cu cele tradiționale, datorită diferențelor pe care le prezintă un model de venituri recurente.

• Volum mare de tranzacții: Deoarece companiile SaaS de succes procesează mii sau milioane de tranzacții mici și recurente, potrivirea manuală este imposibil de scalat.
• Date complexe despre tranzacții: Plata unui client individual poate include ajustări de preț de la un upgrade, taxe calculate pentru jurisdicția sa specifică și comisioane de procesare deduse de gateway-ul de plată, toate acestea trebuind contabilizate corect.
• Silozuri multiple de date: Datele necesare pentru reconciliere sunt stocate în sisteme diferite care nu se conectează în mod natural între ele. 

Aceste sisteme includ: 

1. Poartă de Plată: Furnizează rapoarte de decontare care arată ce numerar a fost depus, net de comisioane.
2. Platformă de gestionare a abonamentelor: Deține detaliile despre ceea ce ar fi trebuit facturat pe baza planurilor de abonament.
3. Cont bancar: Arată depozitele efective de numerar.
4. Schimb valutar (FX) și impozite globale: Vânzarea la nivel internațional adaugă și mai multe niveluri de complexitate, de la ratele de conversie valutară, comisioanele bancare internaționale și legislații fiscale variate.

Procesul de bază necesită colectarea datelor din sursele menționate mai sus și apoi potrivirea lor linie cu linie.

1. Colectare date: Exportați rapoarte detaliate despre tranzacții de la gateway-ul de plată, platforma de abonamente și bancă pentru o perioadă specifică (de exemplu, luna iulie).
2. Potrivire tranzacții: Scopul principal este de a potrivi suma brută din platforma dvs. de abonament cu suma brută din raportul gateway-ului de plată pentru fiecare tranzacție.
3. Contabilizarea comisioanelor: Apoi, potriviți depozitul net din raportul gateway-ului (calculat prin scăderea comisioanelor din suma brută) cu suma exactă a depozitului în numerar din extrasul dvs. de cont. Acest pas va valida corectitudinea comisioanelor de procesare a plăților.
4. Investigați discrepanțele: Aici este nevoie de cea mai mare parte a lucrului manual. Trebuie să investigați orice neconcordanță, posibil din cauza rambursărilor, retururile de plată, diferențelor de conversie valutară sau a întârzierilor de sincronizare.
5. Creați intrări în jurnal: După ce totul este aliniat, trebuie să creați intrări de jurnal rezumative în registrul contabil pentru a înregistra corect veniturile, numerarul și comisioanele de procesare.

Software-ul automat de reconciliere este conceput pentru a elimina munca manuală descrisă mai sus și pentru a rezolva principalele provocări ale modelului SaaS.

• Eficiență și scalabilitate sporite: Software-ul de automatizare se conectează direct la sursele dvs. de date prin API și poate asocia mii de tranzacții în câteva minute, o sarcină operațională care ar dura zile sau săptămâni pentru o echipă financiară.
• Precizie îmbunătățită: Elimină riscul erorilor umane din introducerea manuală a datelor și gestionarea foilor de calcul, oferind date financiare fiabile.
• Informații financiare în timp real: În loc să așteptați până la sfârșitul lunii, sistemele automate oferă o imagine aproape în timp real a fluxului dvs. de numerar reconciliat, pentru a gestiona erorile potențiale mai rapid.
• Flux de audit simplificat: Software-ul creează un flux de audit clar și sigur, care arată modul în care fiecare tranzacție a fost asociată și înregistrată, simplificând conformitatea și auditurile financiare. Caracteristicile relevante de căutat includ integrarea directă a datelor, reguli flexibile de potrivire și integrare perfectă cu software-ul dvs. de contabilitate.

Datele precise și reconciliate transformă echipa financiară din simplii arhivariști în parteneri strategici în cadrul afacerii.

• Prognoză fiabilă: Atunci când aveți încredere deplină în datele istorice privind veniturile și fluxul de numerar, previziunile dvs. financiare devin mult mai previzibile și de încredere.
• Economie unitară precisă: Puteți calcula cu precizie valori SaaS cheie, cum ar fi valoarea pe durata de viață a clientului (LTV) și costul de achiziție a clienților (CAC) deoarece aveți o înțelegere precisă a veniturilor și a costurilor aferente (cum ar fi comisioanele de procesare).
• Încrederea investitorilor și a părților interesate: Prezentarea unor situații financiare clare și reconciliate consolidează încrederea investitorilor, creditorilor și a consiliului de administrație, ceea ce este esențial pentru obținerea de finanțare sau planificarea unei ieșiri.

Cadrul depinde de volumul dumneavoastră, dar un proces lunar este adesea prea lent pentru o afacere SaaS cu un volum mare de tranzacții.

• Lunar: Acesta este minimul absolut pentru orice afacere pentru a asigura o închidere financiară lunară corectă.
• Săptămânal sau Zilnic: Pentru afacerile cu volum mare, un program de reconciliere mai frecvent (adesea activat prin automatizare) este foarte recomandat. Acest lucru vă permite să monitorizați și să remediați discrepanțele devreme, înainte ca acestea să devină probleme mai mari.