Що таке білінг SaaS для кількох суб'єктів?

Багатосуб'єктний білінг SaaS — це процес обробки потоку рахунків-фактур та платежів між кількома пов'язаними компаніями (іноді розташованими в різних країнах або з різними організаційними межами) в межах єдиної екосистеми компанії. Цей процес охоплює ключові сфери, які зустрічатимуться постійно, наприклад:

• відстеження доходу для кожного окремого суб'єкта
• управління виставленням рахунків між філіями або дочірніми компаніями
• нагляд за податковими питаннями залежно від місцезнаходження
• робота з угодами, що охоплюють кілька валют
• забезпечуючи взаємодію систем через ERP-з'єднання

Ви помітите, що сутності визначаються їхніми юридичними чи бухгалтерськими межами, а не лише регіонами чи лінійками продуктів, що означає, що структура є складнішою, ніж може охопити проста позначка. Розуміння різниці між цими межами допомагає організаціям точно управляти фінансами та виконувати різноманітні вимоги до звітності, особливо там, де структура компанії стає складнішою.

Коли SaaS-компанія зростає (особливо в різних країнах), виставлення рахунків зазвичай передбачає додаткові кроки для різних продуктів, регіонів та придбаних юридичних осіб. Багатосуб'єктний білінг надає метод для обробки фінансових операцій, що походять з різних частин організації. На практиці:

• Ручна робота, пов'язана з білінгом, розподіляється відповідно до процесу кожної юридичної особи.
• Нерегулярності білінгу фіксуються для перегляду за необхідності.
• Цей метод використовується для дотримання процедур, заснованих на правилах у різних регіонах.

За його відсутності, команди часто докладають додаткових зусиль для управління податками, валютами та деталями систем ERP для кожної сфери бізнесу. Актуальність багатосуб'єктних процесів стає зрозумілішою зі збільшенням кількості суб'єктів та типів транзакцій. Інституціоналізація цих систем може призвести до запланованих закриттів фінансових періодів та визначених процедур звітності у різних частинах організації.

Білінг для кількох юридичних осіб управляє правовими структурами та структурами звітності. Мультивалютний білінг управляє номіналами валют.

Коротко кажучи: білінг для кількох юридичних осіб полягає в хто юридична сторона бізнесу; багатовалютний білінг стосується яка валюта в якій відбувається транзакція.

Більшість стандартних опцій виставлення рахунків за підписку розроблені з урахуванням однієї юридичної особи, тому товарні лінійки, податкові профілі та валютні структури зазвичай залишаються незмінними. Натомість, виставлення рахунків для кількох юридичних осіб використовується, коли компанія оперує кількома юридично окремими підрозділами в межах однієї організаційної структури. Ось зміни, які зазвичай зустрічаються в налаштуваннях для кількох юридичних осіб:

• Окремі реквізити рахунків-фактур, які пов'язують кожну транзакцію з окремою юридичною особою.
• Податкові налаштування на основі вимог окремої юридичної особи.
• Доступ обмежено за роллю або приналежністю до суб'єкта.
• Механізми для управління спільними транзакціями між пов'язаними суб'єктами.
• Фінансові звіти, що відображають деталі як для окремих суб'єктів, так і для всієї організації.

Стандартний білінг зазвичай використовується лише тоді, коли SaaS компанія організовує свою діяльність через одну юридичну особу. Якщо потрібні додаткові суб'єкти з окремими правилами, звітністю або процесами відповідності, компанії переходять до багатосуб'єктного білінгу.

Так. На білінгових платформах з підтримкою кількох юридичних осіб рахунки-фактури зазвичай розподіляються між відповідними юридичними особами залежно від таких елементів, як дані клієнта, мова контракту або регіональні вказівки. Після маршрутизації платформа застосовує правильні:

• Податкові правила
• Валюта
• Нумерація рахунків-фактур
• Способи оплати

Коли платформа використовує ручний вибір для маршрутизації рахунків-фактур, це іноді може призвести до того, що фінансовим командам доведеться робити додаткові перевірки пізніше, щоб підтвердити, що інформація впорядкована належним чином.

Так. Білінгові платформи з підтримкою кількох сутностей іноді надають можливість переглядати старіння дебіторської заборгованості для кількох сутностей у спільній системі. Ці платформи можуть відображати фінансові дані у вигляді зведення по всій групі та пропонувати окрему інформацію для кожної сутності, якщо потрібні додаткові деталі. Коли дані про дебіторську заборгованість переглядаються з єдиного джерела, команди можуть посилатися на встановлені процеси, не змінюючи способу перегляду інформації. Якщо платформа цього не надає, команди часто об'єднують звіти від різних сутностей, щоб зрозуміти платіжну діяльність та діяльність зі збору коштів в організації.

При виставленні рахунків на основі споживання багато систем обробляють вимірювання, розрахунки та виставлення рахунків для кожної окремої юридичної особи, щоб врахувати правильну валюту та податки. За такої структури дані виставлення рахунків узгоджуються із записами кожної юридичної особи, з меншою кількістю необхідних коригувань для звітності. Коли як дані про споживання, так і фінансові дані надходять до звітів за юридичними особами, кроки звітування залишаються незмінними, в той час як інформація групується за бізнес-одиницями.

ERP-інтеграції з функціями для дочірніх компаній, внутрішньогрупових процесів та об'єднаних фінансових звітів, як правило, підтримують потреби у виставленні рахунків кільком юридичним особам. Типові вимоги включають:

• Інструменти, які забезпечують роздільне ведення обліку окремих юридичних осіб
• Автоматично керувати звіркою без значних ручних оновлень
• Підключення до систем, наприклад, NetSuite або Sage Intacct

Деякі загальні API на ринку можуть створювати синхронізацію з фінансовими платформами, але охоплення для унікальних ситуацій з кількома суб'єктами (наприклад, обробка конкретних етапів міжкомпанійного виставлення рахунків та різноманітних сценаріїв звітності) залежить від можливостей кожної платформи. З цих причин варто вивчити, що пропонує кожна інтеграція, порівняно з бізнес-структурою вашої організації.

Використання платформ для виставлення рахунків кільком юридичним особам створює основу, де рахунки-фактури, деталі контрактів та інші дані зберігаються окремо для кожної юридичної особи. У цій конфігурації фінансові операції та зобов'язання відображаються як записи, призначені їхнім відповідним організаційним підрозділам. Такий тип організації відповідає вимогам, описаним у ASC 606 та МСФЗ 15, що пояснюють стандарти для Визнання доходу з різними послугами або продуктами. Додавання платіжних даних на початковому етапі призводить до стандартних наборів інформації та дозволяє безперешкодно проводити перевірки або аудити відповідності, хоча це не усуває необхідності подальших коригувань.

Якщо платіжні кроки непослідовні на ранніх етапах, ці деталі, як правило, зберігаються, тому підтримка упорядкованих даних наперед підтримує стандартний процес документування.

Насамперед, зазвичай варто уважно розглянути, як платформа обробляє рахунки для кожної організації, як вона зводить результати по всім організаціям і як вона взаємодіє з існуючими ERP-системами, оскільки ці аспекти закладають основу. Звідти – заглибтеся: перевірте, як виглядають її функції тарифікації на основі використання, чи покриває вона стандартні вимоги щодо відповідності, та оцініть обсяг роботи, необхідної для її фактичного впровадження.

В ідеалі, ваш список включатиме платформи, розроблені для роботи з:

• Керування кількома організаціями нативно під одним дахом.
• Керування рутинними внутрішньогруповими операціями за допомогою простих робочих процесів.
• Надання консолідованих відомостей про дебіторську заборгованість та зведених даних про доходи в одному місці.
• Включаючи основні тарифікація за використання інструменти.
• Підтримка простої співпраці з налаштуваннями ERP.
• Забезпечення вікон впровадження, що зазвичай вважаються керованими.

На практиці, типи функціоналу, яким ви надаватимете пріоритет, залежать від конкретного розміру та масштабу вашої компанії, ваших моделей виставлення рахунків, кількості юридичних осіб, за якими вам потрібно стежити, та наскільки досконалими є процеси вашої фінансової команди.