Що таке управління знаннями та документація SaaS?

Управління знаннями та документація в SaaS передбачають організацію, зберігання та обмін важливою інформацією всередині компанії. Це забезпечує зручний доступ до інформації, покращує взаємодію з клієнтами та підвищує загальну ефективність роботи.

Існує чотири основних типи управління знаннями;

• Явні знання

Цей тип знань легко виразити. Це та інформація, яку можна прочитати в інструкціях, посібниках або правилах компанії. Наприклад, чіткі інструкції з використання машин або письмові кроки для вирішення питань клієнтів є прикладами явних знань.

• Неявні знання

Неявні знання приходять з досвідом. Це той тип знань, які люди отримують, роблячи, спостерігаючи та пробуючи щось нове. На відміну від явних знань, неявні знання може бути важко пояснити або записати. Це більше про відчуття та особисті знання.

• Приховані знання

Приховані знання - це особистий досвід, якому важко навчити когось іншого. Це той тип знань, які люди мають, навіть не підозрюючи про це. Приховані знання включають ідеї, інстинкти та навички, які люди засвоюють з часом із того, що вони роблять і з ким спілкуються.

• Інтегровані знання

Інтегровані знання - це знання, інтегровані в організаційні процедури, процеси та продукти. Вони стають невід'ємною частиною культури та практики організації. Наприклад, те, як компанія розглядає скарги клієнтів або виробляє продукти, є видами знань, які є частиною її діяльності.

Управління документами (DM) включає в себе способи зберігання та впорядкування документів компанії, включаючи рахунки-фактури, договори та звіти, щоб полегшити їх використання працівниками.

З іншого боку, управління знаннями є більш комплексним, ніж управління документами. Воно включає в себе систематизацію та обмін різноманітними знаннями, такими як індивідуальний досвід, практичний досвід та найкращі практики.

Впровадження управління знаннями включає в себе такі кроки:

• Крок 1: Визначення найважливіших областей бази знань вашої компанії. Це можуть бути такі речі, як вподобання клієнтів або знання про технічні проблеми.
• Крок 2: Знайдіть джерела: визначте, де зараз знаходяться ці знання. Вони можуть бути в головах людей, документах або зовнішніх звітах.
• Крок 3: Визначте прогалини: з'ясуйте, якої інформації бракує вашій компанії. Можливо, вашій команді потрібно засвоїти щось нове або у вас відсутні важливі дані.
• Крок 4: Оберіть інструменти та практики: оберіть найкращі способи управління та обміну знаннями. Це може означати створення бази знань, проведення навчання або використання інструментів для співпраці.
• Крок 5: Впроваджуйте та контролюйте: почніть використовувати свій план управління знаннями та стежте за його ефективністю. Вносьте зміни, якщо це необхідно, щоб переконатися, що він допомагає вашій компанії.

Створення дорожньої карти управління знаннями означає визначення того, як ваша організація буде збирати, сортувати та ефективно використовувати інформацію. Ось кілька простих кроків:

Крок 1: Визначте цілі: 

Подумайте, чого ви хочете досягти завдяки управлінню знаннями. Це може означати прийняття різних рішень або генерування нових ідей.

Крок 2: Збір інформації 

Поспілкуйтеся з людьми, яким не байдуже управління знаннями, щоб дізнатися про їхні потреби та проблеми, з якими вони стикаються. Ви можете ставити їм запитання за допомогою опитувань або інтерв'ю.

Крок 4: Розробка стратегій

Визначте, як ви досягнете своїх цілей. Це може включати використання нових інструментів або методів, навчання, спеціалізовані спільнотиабо заохочення всіх до обміну знаннями.

Крок 5: Розподіл ресурсів

Визначте, що вам знадобиться: гроші, люди та технології, щоб реалізувати ваш план. 

Крок 6: Впровадження 

Впровадьте свою стратегію, інвестуючи у спеціалізовану систему управління знаннями. Це може означати навчання вашої команди, запуск нових систем або зміну поточного способу роботи.