Was sind SaaS unerlöste Einnahmen?

Nicht realisierte SaaS-Einnahmen beschreiben Kundenzahlungen, die vor der vollständigen Erbringung aller vertraglich vereinbarten Softwaredienstleistungen eingegangen sind. Diese Art von Einnahmen wird oft als aufgeschobene Einnahmen oder eine Vertragsverbindlichkeit, Begriffe, die eine schwebende Verpflichtung aus bestehenden Vereinbarungen widerspiegeln. Gemäß den Rechnungslegungsstandards ASC 606 und IFRS 15 werden Umsatzerlöse erst dann offiziell anerkannt, wenn die Leistungspflichten erfüllt wurden.

In der SaaS-Branche sind diese Zahlungen üblich, da die Einnahmen typischerweise aus monatlicher, jährlicher oder Vorauszahlungsabrechnung stammen. Erhält man beispielsweise eine Zahlung für ein Jahresabonnement, werden die Gelder im Voraus erfasst, während der Umsatz schrittweise über die Vertragslaufzeit hinweg, mit Erbringung der Dienstleistungen, anerkannt wird.

Die Hauptmerkmale nicht realisierter SaaS-Umsatzerlöse:

• Passivposten bei der Ersterfassung
• Oft verbunden mit vorausbezahlten Abonnements
• Schrittweise als Umsatz erfasst, während die Dienstleistungen erbracht werden
• Verknüpft mit relevanten Umsatzrealisierungsstandards
• Meistens vom Management mithilfe automatisierter Tools nachverfolgt

Nicht realisierte Umsätze gibt es in allen Arten von Branchen, und SaaS bildet da keine Ausnahme. Allerdings unterscheiden sich nicht realisierte SaaS-Umsätze von denen traditioneller produkt- oder projektbasierter Unternehmen.

Unternehmen, die Produkte verkaufen, erfassen Einnahmen typischerweise, wenn Waren verkauft oder geliefert werden. Unternehmen, die projektbezogene Arbeiten durchführen, erfassen Einnahmen typischerweise, wenn sie eine bestimmte Phase des Projekts (einen Meilenstein) oder das Projekt insgesamt abschließen. SaaS-Unternehmen erfassen Einnahmen für die Bereitstellung des Zugangs zu der Software und den Dienstleistungen, die das Unternehmen hostet, für ihre Kunden. Folglich erfassen sie Einnahmen auf periodischer Basis.

Die Erfassung nicht realisierter Erlöse gemäß den festgelegten Verfahren ist Teil der laufenden Aktivitäten der Transaktionsüberwachung. Wenn ein einheitlicher Prozess für abgegrenzte Erlöse befolgt wird, werden die Buchungen so organisiert, dass sie den Zeitpunkt der Erbringung der zugehörigen Dienstleistungen widerspiegeln.

ASC 606 und IFRS 15 legen Methoden zur Umsatzerkennung fest, die auf der Erbringung von Dienstleistungen basieren, sodass die Finanzdokumentation an den Zeitplänen der Dienstleistungserbringung ausgerichtet ist und nicht am Zahlungseingang.

Vorteile und Herausforderungen

Nicht realisierte Erlöse sind in drei wichtigen Finanzberichten enthalten, wobei jeder ihre Behandlung aus einer anderen Perspektive widerspiegelt.

Diese Methode unterscheidet zwischen erhaltenem Geld und Umsatz, der gemäß den Rechnungslegungsvorschriften für SaaS-Unternehmen ausgewiesen werden kann, und überrascht oft Gründer. Informationen zu latenten Einnahmen unterstützen die Messung des Umsatzes, der in zukünftigen Perioden realisiert werden soll, während Verträge ausgeführt werden.

Faktoren, die die Erfassung von nicht realisierten Einnahmen beeinflussen können, sind:

• Vertragslaufzeit
• Häufigkeit der Abrechnungszyklen
• Vereinbarungen für Vertragsverlängerungen oder -kündigungen
• Anzahl und Art der jedem Vertrag zugewiesenen Verpflichtungen

Der Prozess zur Bilanzierung unerfüllter Erlöse besteht aus einer Reihe von Standardschritten.

Schritt 1: Kundenzahlung erfassen

Wenn die Zahlung vor der Leistungserbringung eingeht:

• Soll: Kasse
• Haben: Unerfüllte Erlöse

Dieser erste Eintrag erhöht die Kasse und verbucht eine entsprechende Verbindlichkeit aus unerfüllten Erlösen.

Schritt 2: Erlöse periodengerecht realisieren

Sobald jeder Teil der Dienstleistung dem Kunden bereitgestellt wird, werden Buchhaltungsverfahren angewendet, um die über die gesamte Vertragslaufzeit erwirtschafteten Umsätze auszuweisen.

• Soll: Unerfüllte Erlöse
• Haben: Umsatz

Das Wachstum von SaaS-Organisationen kann eine zusätzliche Berücksichtigung bei der Überwachung nicht realisierter Umsatzerlöse erforderlich machen. Mit der höheren Abrechnungshäufigkeit (z.B. unterschiedliche Zahlungsintervalle, Abonnementänderungen, gebündelte Angebote) müssen viele verschiedene Umsatzrealisierungspläne gepflegt werden. Die Nachverfolgung nicht realisierter Umsatzerlöse umfasst typischerweise:

• Erstellen separater Verbindlichkeitskonten für aufgeschobene Einnahmen
• Verwendung automatisierter Umsatzplanungs-Tools
• Integration von Rechnungsstellung und Buchhaltungssysteme für Audit-Trails
• Regelmäßiges Scannen des Hauptbuchs nach Vertragsänderungen
• Bewertung der Auswirkungen von Preisänderungen und Upgrades auf die anerkannten Beträge

Auch Selbstbewertungsfragen können hilfreich sein:

• Haben Sie Kunden, die Abonnements stets im Voraus bezahlen?
• Bieten Sie Dienstleistungen an, die über einen längeren Zeitraum in Anspruch genommen werden?
• Beobachten Sie eine Zunahme der Komplexität Ihrer Verträge?