Was ist SaaS-Anbieterkonsolidierung?

Die Anbieterkonsolidierung im SaaS beinhaltet die Reduzierung der Anzahl von SaaS-Tools durch Zusammenführung ähnlicher Funktionalitäten, Eliminierung von Duplikaten und Auswahl nur wirklich strategischer Anbieter. Anstatt dass jedes der fünf Teams seine bevorzugte Projektmanagement-Software kauft, wählt die Organisation eine aus und migriert alle dorthin. Finanzressourcenmanagement und Sicherheit sind wichtige Überlegungen in Szenarien unkontrollierten SaaS-Wachstums oder SaaS-Wildwuchses.

Im Durchschnitt müssen moderne SaaS-Unternehmen weit über 250 SaaS-Abonnements verwalten. Die Beschaffung spezifischer Abonnements erfolgte auf Initiative von Teams, ohne direkte Beteiligung des höheren Managements. Schatten-IT-Aktivitäten stehen im Zusammenhang mit dem Gesamtverständnis der Finanzabteilung über Ausgaben- und Nutzungsdaten.

Auf diese Weise können sie Folgendes adressieren:

• Überprüfen Sie die aktiven Abonnements jeder Abteilung und stellen Sie eine Informationsquelle zusammen.
• Duplikate identifizieren, wie zum Beispiel, wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Versionen ihrer Notiz-Tools oder digitalen Signaturtools für die gleiche Arbeit nutzen.
• Die Auswahl eines einzigen Anbieters für die jeweilige Funktion bedeutet die Einstellung der Dienste anderer Anbieter.

Die Abschaffung eines redundanten Tools ist mit Kostenfaktoren und verschiedenen anderen betrieblichen Auswirkungen verbunden.

• Die Zuweisung von IT-Ressourcen für Wartung und Fehlerbehebung ist mit der Anzahl der Verbindungen verknüpft.
• Sicherheitsaudits sind aufgrund der zuvor genannten Faktoren tendenziell weniger aufwendig.
• Aspekte der Datensicherheit beziehen sich auf die Menge der Datenspeicher, die von einem einzigen Tool verwaltet werden.

Eine Konsolidierungsinitiative besteht typischerweise aus den folgenden vier Phasen:

1. Audit – Erfassen Sie jedes Detail zu aktiven Abonnements, Kosten, Inhabern und Nutzungsgrad jedes einzelnen. Die Finanz- und IT-Abteilungen sind gemeinsam für diese Phase zuständig.
2. Kategorisieren – Die Gruppierung der Softwarepakete nach den Funktionen, die das Unternehmen nutzt (z. B. Kommunikation, Analysen, Personalwesen), kann helfen, die am besten geeigneten zu finden.
3. Verhandeln – Gehen Sie mit der neuen Zahl zu den anderen Anbietern, um zu zeigen, dass Sie mehr von ihnen kaufen möchten, und sichern Sie sich gebündelte Konditionen.
4. Migrieren – Umschulung und Umstellung auf das neue System zu einem bestimmten Zeitpunkt, mit minimalen oder keinen Störungen.

Die Konsolidierung von Arbeitslasten bei einem einzigen Anbieter beinhaltet Überlegungen dazu, wie Unterbrechungen durch den Anbieter oder Kostenänderungen die operativen Aktivitäten beeinflussen könnten. Ein Gleichgewicht zwischen Konsolidierung und einem gewissen Grad an Anbietervielfalt ist meist der sicherere langfristige Ansatz.

Stellen Sie​‍​‌‍​‍‌ ein paar Fragen, bevor Sie ein Projekt beginnen, die Ihnen zeigen können, ob eine SaaS-Konsolidierung sinnvoll ist oder nicht:

• Weiß in Ihrem Team jemand genau, wie viele SaaS-Tools das Unternehmen derzeit bezahlt?
• Gibt es Fälle, in denen verschiedene Abteilungen ähnliche Tools unabhängig voneinander beschaffen?

Faktoren können auf eine Verschiebung der Lieferantenbeziehungen bei aktuellen SaaS-Anbietern hindeuten:

• Die gesamten SaaS-Ausgaben sind viel schneller gewachsen als die Zunahme der Mitarbeiterzahl.
• Der Zeitaufwand für Sicherheits- und Compliance-Prüfungen zeigt einen Aufwärtstrend.
• Die Verantwortung für unternehmensweite SaaS-Kaufentscheidungen ist keiner einzelnen Person formell zugewiesen.

SaaS-Konsolidierung kann nur dann Bestand haben, wenn neu aufkommender SaaS-Wildwuchs nicht von Anfang an das gesamte Unternehmen beeinträchtigt. Unternehmen verhindern dies mittels Beschaffungs-Freigaben: einem Schritt der formellen Genehmigung, den jeder SaaS-Kauf vor der Vertragsunterzeichnung durchlaufen muss. Um effektiver zu sein, führen Unternehmen zudem regelmäßig Nutzungsprüfungen durch (4 oder 6 Monate nach der letzten Prüfung). Diese Methode kann die Größe des Stacks beeinflussen und so den Bedarf an nachfolgenden Wartungsaufgaben potenziell mindern.