¿Qué es la consolidación de proveedores SaaS?

La consolidación de proveedores en SaaS implica reducir el número de herramientas SaaS mediante la fusión de funcionalidades similares, la eliminación de duplicados y la selección de proveedores verdaderamente estratégicos. En lugar de que cada uno de los cinco equipos compre su software de gestión de proyectos favorito, la organización selecciona uno y traslada a todos allí. La gestión de recursos financieros y la seguridad son consideraciones en escenarios de crecimiento SaaS no gestionado o proliferación de SaaS.

En promedio, las empresas SaaS modernas tienen que gestionar más de 250 suscripciones SaaS. La adquisición de suscripciones específicas implicó la iniciación por parte de los equipos, sin la aportación directa de la alta dirección. Las actividades de Shadow IT están relacionadas con la comprensión general del departamento de finanzas sobre los datos de gasto y uso.

Al hacerlo, pueden abordar:

• Auditar las suscripciones activas de cada departamento y compilar una fuente de información.
• Identificar duplicidades, como que diferentes departamentos tengan distintas versiones de sus herramientas de toma de notas o de firma digital para el mismo trabajo.
• Seleccionar un único proveedor para la función implica la interrupción de los servicios de otros proveedores.

El cese de una herramienta redundante está asociado con factores de costo y con otros diversos impactos operativos.

• La asignación de recursos de TI para el mantenimiento y la resolución de problemas está vinculada a la cantidad de conexiones.
• Las auditorías de seguridad suelen ser menos difíciles debido a los factores mencionados anteriormente.
• Los aspectos de seguridad de los datos se relacionan con la cantidad de almacenes de datos gestionados por una única herramienta.

Normalmente, una iniciativa de consolidación consta de las siguientes cuatro fases:

1. Auditoría – Obtener todos los detalles sobre las suscripciones activas, el coste, el propietario y el nivel de uso de cada una. Los departamentos de finanzas y TI están abordando esta etapa de forma conjunta.
2. Categorización – Agrupar los paquetes de software que la empresa utiliza según sus funciones (por ejemplo, comunicación, análisis, RRHH) puede ayudar a encontrar los más directos.
3. Negociar – Acérquese a los otros proveedores con la nueva cifra, demostrando que quiere comprarles más y obtener condiciones de paquete.
4. Migrar – Reentrenamiento y migración al nuevo sistema en un momento específico, con mínimas o ninguna ​‍​‌‍​‍‌interrupción.

La consolidación de la carga de trabajo con un único proveedor incluye consideraciones sobre cómo las interrupciones del proveedor o los cambios de costes podrían influir en las actividades operativas. Equilibrar la consolidación con cierto grado de diversidad de proveedores suele ser el enfoque más seguro a largo plazo.

Haz unas cuantas preguntas antes de iniciar un proyecto que pueden indicarte si la consolidación de SaaS tiene sentido o no:

• ¿En tu equipo, alguien sabe con seguridad el número exacto de herramientas SaaS por las que la empresa paga actualmente?
• ¿Existen casos en los que diferentes departamentos adquieren herramientas similares de forma independiente?

Factores que pueden indicar un cambio en las relaciones con los proveedores de SaaS actuales:

• El gasto total en SaaS ha crecido mucho más rápido que el aumento en el número de empleados.
• El tiempo necesario para las revisiones de seguridad y cumplimiento normativo muestra una tendencia al alza.
• La responsabilidad de las decisiones de compra de SaaS a nivel de toda la empresa no está formalmente asignada a una sola persona.

La consolidación de SaaS solo puede perdurar si la nueva expansión descontrolada de SaaS no se interpone desde el principio, en toda la empresa. La forma en que las empresas evitan que esto suceda es a través de puertas de adquisición: un paso de aprobación formal que cualquier compra de SaaS debe superar antes de que se firme un nuevo contrato. Las empresas también realizan auditorías de uso regularmente (4 o 6 meses después de la última auditoría) para ser más eficaces. Este método puede influir en el tamaño del stack, afectando potencialmente la necesidad de tareas de mantenimiento posteriores.