Cos'è il consolidamento dei fornitori SaaS?

Il consolidamento dei vendor in SaaS implica la riduzione del numero di strumenti SaaS unendo funzionalità simili, eliminando i duplicati e selezionando solo i vendor veramente strategici. Anziché ciascuno dei cinque team che acquista il proprio software di gestione progetti preferito, l'organizzazione ne seleziona uno e vi trasferisce tutti. La gestione delle risorse finanziarie e la sicurezza sono considerazioni negli scenari di crescita SaaS non gestita o di proliferazione SaaS.

In media, le moderne aziende SaaS devono gestire ben oltre 250 abbonamenti SaaS. L'acquisizione di abbonamenti specifici ha coinvolto l'iniziativa dei team, senza il diretto input della direzione senior. Le attività di Shadow IT sono correlate alla comprensione complessiva da parte del dipartimento finanziario dei dati di spesa e di utilizzo.

In questo modo, possono affrontare:

• Verificare gli abbonamenti attivi di ogni dipartimento e compilare una fonte di informazioni.
• Identificare le duplicazioni, come ad esempio reparti diversi che utilizzano versioni differenti dei propri strumenti per prendere appunti o di firma digitale per lo stesso lavoro.
• La selezione di un unico fornitore per la funzione implica l'interruzione dei servizi da parte di altri fornitori.

La cessazione di uno strumento ridondante è associata a fattori di costo e a vari altri impatti operativi.

• L'allocazione delle risorse IT per la manutenzione e la risoluzione dei problemi è legata alla quantità di connessioni.
• Gli audit di sicurezza tendono ad essere meno difficili grazie ai fattori menzionati in precedenza.
• Gli aspetti della sicurezza dei dati si riferiscono alla quantità di archivi dati gestiti da un singolo strumento.

Tipicamente, un'iniziativa di consolidamento consiste delle seguenti quattro fasi:

1. Audit – Ottenere ogni dettaglio su abbonamenti attivi, costi, proprietari e livello di utilizzo di ciascuno. I dipartimenti finanziario e IT stanno affrontando congiuntamente questa fase.
2. Categorizzare – Raggruppare i pacchetti software che l'azienda utilizza per le funzioni (ad esempio, comunicazione, analisi, risorse umane) può aiutare a trovare quelli più diretti.
3. Negoziare – Rivolgiti agli altri fornitori con il nuovo numero, mostrando la tua intenzione di acquistare di più da loro e assicurandoti condizioni in pacchetto.
4. Migrare – Formazione e migrazione al nuovo sistema in un momento specifico, con interruzioni minime o nulle.

Il consolidamento del carico di lavoro con un unico fornitore include considerazioni su come le interruzioni del fornitore o i cambiamenti di costo potrebbero influenzare le attività operative. Bilanciare il consolidamento con un certo grado di diversità dei fornitori è solitamente l'approccio più sicuro a lungo termine.

Ponetevi alcune domande prima di iniziare un progetto che possano indicarvi se il consolidamento SaaS ha senso oppure no:

• Nel vostro team, qualcuno sa con certezza il numero esatto di strumenti SaaS per cui l'azienda paga attualmente?
• Ci sono casi in cui diversi reparti acquistano strumenti simili autonomamente?

Fattori che possono indicare un cambiamento nelle relazioni con i fornitori riguardo agli attuali provider SaaS:

• La spesa totale per SaaS è cresciuta molto più velocemente rispetto all'aumento del numero di dipendenti.
• Il tempo richiesto per le revisioni di sicurezza e conformità sta mostrando una tendenza al rialzo.
• La responsabilità delle decisioni di acquisto SaaS a livello aziendale non è formalmente assegnata a una singola persona.

Il consolidamento SaaS può durare solo se la proliferazione di nuovi SaaS non ostacola il processo fin dall'inizio e in tutta l'azienda. Le aziende prevengono ciò tramite dei filtri di acquisto: una fase di approvazione formale che ogni acquisto SaaS deve superare prima che venga firmato un nuovo contratto. Le aziende conducono anche audit sull'utilizzo regolarmente (4 o 6 mesi dopo l'ultimo audit) per essere più efficaci. Questo metodo può influenzare le dimensioni dello stack, incidendo potenzialmente sulla necessità di attività di manutenzione successive.