O que é a Consolidação de Fornecedores SaaS?

A consolidação de fornecedores em SaaS envolve reduzir o número de ferramentas SaaS ao fundir funcionalidades semelhantes, eliminando duplicatas e selecionando apenas fornecedores verdadeiramente estratégicos. Em vez de cada uma das cinco equipes comprar seu software de gerenciamento de projetos favorito, a organização seleciona um e move todos para lá. A gestão de recursos financeiros e a segurança são considerações em cenários de crescimento SaaS não gerenciado ou expansão descontrolada de SaaS.

Em média, empresas SaaS modernas têm que gerenciar bem mais de 250 assinaturas SaaS. A aquisição de assinaturas específicas envolveu a iniciativa de equipes, sem a contribuição direta da alta gerência. As atividades de Shadow IT estão relacionadas à compreensão geral do departamento financeiro sobre os dados de gastos e uso.

Ao fazer isso, eles podem abordar:

• Auditar as assinaturas ativas de cada departamento e compilar uma fonte de informação.
• Identificar duplicação, como diferentes departamentos terem diferentes versões de suas ferramentas de anotação ou de assinatura digital para o mesmo trabalho.
• Selecionar um único fornecedor para a função envolve descontinuar serviços de outros provedores.

A cessação de uma ferramenta redundante está associada a fatores de custo e a vários outros impactos operacionais.

• A alocação de recursos de TI para manutenção e solução de problemas está ligada à quantidade de conexões.
• Auditorias de segurança tendem a ser menos difíceis devido aos fatores mencionados anteriormente.
• Os aspetos de segurança de dados relacionam-se com a quantidade de armazenamentos de dados geridos por uma única ferramenta.

Tipicamente, uma iniciativa de consolidação consiste nas quatro fases seguintes:

1. Auditoria – Obtenha todos os detalhes sobre assinaturas ativas, custo, proprietário e nível de uso de cada uma. Os departamentos de finanças e TI estão a abordar esta fase em conjunto.
2. Categorizar – Agrupar os pacotes de software que a empresa usa por função (por exemplo, comunicação, análise, RH) pode ajudar a encontrar os mais diretos.
3. Negociar – Vá até os outros fornecedores com o novo número, mostrando que você quer comprar mais deles e garantir termos agrupados.
4. Migrar – Retreinamento e mudança para o novo sistema em um momento específico, com mínima ou nenhuma perturbação.

A consolidação da carga de trabalho com um único fornecedor inclui considerações sobre como interrupções do fornecedor ou mudanças de custo podem influenciar as atividades operacionais. Equilibrar a consolidação com um certo grau de diversidade de fornecedores geralmente é a abordagem mais segura a longo prazo.

Faça algumas perguntas antes de iniciar um projeto que podem indicar se a consolidação de SaaS faz sentido ou não:

• Na sua equipe, alguém sabe com certeza o número exato de ferramentas SaaS pelas quais a empresa paga atualmente?
• Existem casos em que departamentos diferentes adquirem ferramentas semelhantes de forma independente?

Fatores podem indicar uma mudança nos relacionamentos com fornecedores em relação aos atuais provedores de SaaS:

• O gasto total com SaaS cresceu muito mais rápido do que o aumento no número de funcionários.
• O tempo necessário para as análises de segurança e conformidade está mostrando uma tendência crescente.
• A responsabilidade pelas decisões de compra de SaaS em toda a empresa não é formalmente atribuída a uma única pessoa.

A consolidação de SaaS só pode durar se a proliferação de novos SaaS não atrapalhar desde o início, em toda a empresa. A forma como as empresas evitam que isso aconteça é através de barreiras de aquisição: uma etapa de aprovação formal que qualquer compra de SaaS deve ser aprovada antes que um novo contrato seja assinado. As empresas também realizam auditorias de uso regularmente (4 ou 6 meses após a última auditoria) para serem mais eficazes. Este método pode influenciar o tamanho do stack, potencialmente afetando a necessidade de tarefas de manutenção subsequentes.