Що таке консолідація SaaS-постачальників?

Консолідація постачальників у SaaS передбачає зменшення кількості SaaS-інструментів шляхом об'єднання схожих функціональних можливостей, усунення дублікатів та вибору лише справді стратегічних постачальників. Замість того, щоб кожна з п'яти команд купувала своє улюблене програмне забезпечення для управління проектами, організація обирає одне і переводить туди всіх. Управління фінансовими ресурсами та безпека є важливими аспектами в сценаріях неконтрольованого зростання SaaS або розростання SaaS.

В середньому, сучасним SaaS-компаніям доводиться керувати понад 250 SaaS-підписками. Придбання конкретних підписок ініціювалося командами без безпосередньої участі вищого керівництва. Діяльність «тіньового IT» пов’язана із загальним розумінням фінансовим відділом даних про витрати та використання.

Таким чином, вони можуть вирішити:

• Провести аудит активних підписок кожного відділу та зібрати джерело інформації.
• Виявити дублювання, наприклад, коли різні відділи використовують різні версії своїх інструментів для нотування або цифрового підпису для однієї й тієї ж роботи.
• Вибір єдиного постачальника для виконання функції тягне за собою припинення послуг від інших провайдерів.

Припинення використання надлишкового інструменту пов'язане з факторами витрат та різними іншими операційними наслідками.

• Розподіл ІТ-ресурсів на обслуговування та усунення несправностей пов'язаний з кількістю підключень.
• Аудити безпеки, як правило, менш складні завдяки факторам, згаданим раніше.
• Аспекти безпеки даних стосуються кількості сховищ даних, керованих одним інструментом.

Зазвичай ініціатива консолідації складається з таких чотирьох фаз:

1. Аудит — Отримайте детальну інформацію про активні підписки, вартість, власника та рівень використання кожної. Фінансовий та ІТ-відділи спільно працюють на цьому етапі.
2. Категоризувати – Групування функцій програмних пакетів, які використовує компанія (наприклад, комунікація, аналітика, HR), може допомогти знайти найоптимальніші.
3. Переговори – Зверніться до інших постачальників із новим показником, демонструючи бажання купувати у них більше та забезпечуючи пакетні умови.
4. Міграція – Перенавчання та перехід на нову систему у визначений час, з мінімальними або без перебоїв.

Консолідація робочого навантаження з одним постачальником включає міркування щодо того, як перебої в роботі постачальника або зміни витрат можуть вплинути на операційну діяльність. Збалансування консолідації з певною мірою диверсифікації постачальників зазвичай є безпечнішим довгостроковим підходом.

Поставте кілька запитань, перш ніж розпочати проєкт, які допоможуть вам зрозуміти, чи має сенс консолідація SaaS, чи ні:

• Чи знає хтось у вашій команді достеменно точну кількість інструментів SaaS, за які компанія наразі платить?
• Чи є випадки, коли різні відділи самостійно закуповують схожі інструменти?

Фактори, що можуть вказувати на зміну у відносинах з постачальниками щодо поточних провайдерів SaaS:

• Загальні витрати на SaaS зросли значно швидше, ніж зростання кількості працівників.
• Час, необхідний для перевірок безпеки та відповідності, демонструє тенденцію до зростання.
• Відповідальність за загальнокорпоративні рішення щодо закупівлі SaaS офіційно не покладена на одну особу.

Консолідація SaaS може бути сталою лише тоді, якщо нове розростання SaaS не ставатиме на заваді на початковому етапі та по всій компанії. Компанії запобігають цьому за допомогою закупівельних шлюзів: етапу офіційного затвердження, який має пройти будь-яка покупка SaaS перед підписанням нового контракту. Компанії також регулярно проводять аудити використання (через 4 або 6 місяців після останнього аудиту) для більшої ефективності. Цей метод може вплинути на розмір стеку, потенційно впливаючи на необхідність подальших завдань з обслуговування.