Wat is SaaS Leveranciersconsolidatie?

Leveranciersconsolidatie in SaaS omvat het verminderen van het aantal SaaS-tools door vergelijkbare functionaliteiten samen te voegen, duplicaten te elimineren en alleen écht strategische leveranciers te selecteren. In plaats van dat elk van de vijf teams hun favoriete projectmanagementsoftware aanschaft, kiest de organisatie er één en brengt iedereen daar naartoe. Financieel beheer en beveiliging zijn belangrijke overwegingen in scenario's van ongecontroleerde SaaS-groei of 'SaaS sprawl'.

Gemiddeld moeten moderne SaaS-bedrijven ruim 250 SaaS-abonnementen beheren. De aanschaf van specifieke abonnementen werd geïnitieerd door teams, zonder directe input van het senior management. Shadow-IT-activiteiten houden verband met het algehele inzicht van de financiële afdeling in uitgaven- en gebruiksgegevens.

Door dit te doen, kunnen zij het volgende aanpakken:

• Audit de actieve abonnementen van elke afdeling en stel een informatiebron samen.
• Identificeer duplicatie, zoals verschillende afdelingen die verschillende versies van hun notitiehulpmiddelen of digitale ondertekeningstools hebben voor hetzelfde werk.
• Het selecteren van één enkele leverancier voor de functie houdt in dat de diensten van andere aanbieders worden stopgezet.

Het stopzetten van een overbodige tool is gekoppeld aan kostenfactoren en diverse andere operationele gevolgen.

• De toewijzing van IT-middelen voor onderhoud en probleemoplossing is gekoppeld aan het aantal verbindingen.
• Veiligheidsaudits zijn vaak minder moeilijk vanwege de eerder genoemde factoren.
• Gegevensbeveiligingsaspecten hebben betrekking op de hoeveelheid gegevensopslagen die door één tool worden beheerd.

Doorgaans bestaat een consolidatie-initiatief uit de volgende vier fasen:

1. Audit – Verkrijg elk detail over actieve abonnementen, kosten, eigenaar en het gebruiksniveau van elk. De financiële en IT-afdelingen pakken deze fase gezamenlijk aan.
2. Categoriseren – Het clusteren van de softwarepakketten die het bedrijf gebruikt voor functies (bijv. communicatie, analyse, HR) kan helpen om de meest directe te vinden.
3. Onderhandelen – Ga met het nieuwe aantal naar de andere leveranciers, aantonend dat u meer van hen wilt kopen en gebundelde voorwaarden veiligstelt.
4. Migreren – Hertraining en overstap naar het nieuwe systeem op een specifiek tijdstip, met minimale of geen verstoring.

De consolidatie van de werklast bij één leverancier omvat overwegingen met betrekking tot hoe leveranciersonderbrekingen of kostenwijzigingen operationele activiteiten kunnen beïnvloeden. Het balanceren van consolidatie met een zekere mate van leveranciersdiversiteit is meestal de veiligere langetermijnbenadering.

Stel een paar vragen voordat u aan een project begint die u kunnen helpen bepalen of SaaS-consolidatie zinvol is of niet:

• Weet iemand in uw team zeker hoeveel SaaS-tools het bedrijf momenteel betaalt?
• Zijn er gevallen waarin verschillende afdelingen onafhankelijk van elkaar vergelijkbare tools aanschaffen?

Factoren die kunnen wijzen op een verschuiving in leveranciersrelaties met betrekking tot huidige SaaS-aanbieders:

• De totale SaaS-uitgaven zijn veel sneller gestegen dan de toename van het aantal werknemers.
• De benodigde tijd voor beveiligings- en compliancebeoordelingen vertoont een stijgende trend.
• De verantwoordelijkheid voor bedrijfsbrede SaaS-aankoopbeslissingen is niet formeel toegewezen aan één persoon.

SaaS-consolidatie kan alleen standhouden als nieuwe SaaS-wildgroei vanaf het begin, in het hele bedrijf, wordt voorkomen. Bedrijven voorkomen dit door middel van inkooppoorten: een stap van formele goedkeuring die elke SaaS-aankoop moet doorlopen voordat een nieuw contract wordt getekend. Bedrijven voeren ook regelmatig gebruiksaudits uit (4 of 6 maanden na de laatste audit) om effectiever te zijn. Deze methode kan de omvang van de stack beïnvloeden, wat mogelijk van invloed is op de behoefte aan daaropvolgende onderhoudstaken.