Was ist eine SaaS-Umsatzsteuer-Automatisierungsplattform?

Eine SaaS-Steuerautomatisierungslösung ist eine Art Plattform, die Unternehmen bei der Berechnung und Meldung von Transaktionssteuern im Zusammenhang mit dem Verkauf von Software und digitalen Produkten unterstützt. Die Plattform könnte Dinge wie die Steuerberechnung beim Checkout, die Nachverfolgung der Registrierungspflicht, die Erstellung von Berichten oder die Unterstützung bei der Abgabe von Steuererklärungen übernehmen. Die automatischen Prozesse können die Art und Weise verändern, wie ein SaaS-Unternehmen mit Besteuerungsregeln, Steuersätzen und Compliance-Anforderungen in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern umgeht.

Ein Steuerautomatisierungssystem ist in der Lage, verschiedene Steuerarten zu verwalten, darunter Umsatzsteuer in den Vereinigten Staaten sowie Mehrwertsteuer (MwSt.) und Waren- und Dienstleistungssteuer (GST)Jeder US-Bundesstaat hat seine eigene Art der Besteuerung von SaaS. Einige erheben möglicherweise Steuern auf bestimmte Software- oder Datenverarbeitungsdienste und haben Ausnahmen oder Regeln, die von der Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung abhängen (z.B. “elektrische/Software”, etc.). Für SaaS-Anbieter außerhalb der USA können bestimmte Mehrwertsteuer- oder GST-Verpflichtungen bestehen, denen sie nachkommen müssen.

Der Unterschied zwischen Steuertools liegt primär darin, welche Teile des Compliance-Prozesses sie abdecken. Ein Merchant of Record verwendet ein anderes rechtliches und kommerzielles Modell, da er zum eingetragenen Verkäufer oder Wiederverkäufer für die Endkunden-Transaktion wird.

Im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer in den USA bezeichnet Nexus die Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen und Staat, durch die die Registrierung, Erhebung und Abführung von Steuern verpflichtend sind. Im Fall South Dakota gegen Wayfair, der im Juni 2018 vom Obersten Gerichtshof der USA entschieden wurde, wurde die physische Präsenz als Vorbedingung abgeschafft, sodass ein Bundesstaat von Fernabsatzhändlern verlangen kann, Umsatzsteuer allein aufgrund ihrer Umsätze in diesem Bundesstaat zu erheben. Ein Bundesstaat kann einen wirtschaftlichen Nexus nur durch die Aktivitäten der Verkäufer innerhalb der Staatsgrenzen schaffen und definieren.

Eine Steuerplattform kombiniert Transaktionsdaten mit lokale Steuerregeln im Hintergrund. Die Art der eingegebenen Daten variiert je nach verwendetem System:
• Kundenstandort
• Art der Waren oder Dienstleistungen
• Kaufbetrag
• Kundenkategorie
• Details zu Steuerbefreiungen
• Status (registriert/nicht registriert)
• Lokale Vorschriften, die anzuwenden sind

Die Kategorisierung von Produkten ist entscheidend für SaaS. Die steuerliche Behandlung variiert für Software, digitale Dienstleistungen, Abonnements und andere elektronisch gelieferte Waren oder Dienstleistungen.

Ein Unternehmen sollte die geografische Lage seiner Kunden und die Steuern auf seine Produkte überprüfen. In den USA umfasst dies die Prüfung, ob das Produkt steuerpflichtig ist und ob es auch dem Economic Nexus unterliegt. Sie können ein Steuerberechnungstool für Kassenzahlungen oder ein Komplettpaket mit Einreichungs-, Registrierungsunterstützung, Berichterstattung und Überwachung verwenden. Es sollte auch geprüft werden, ob das Tool die Steuervorschriften und Steuersatzdaten regelmäßig aktualisiert, welche Gerichtsbarkeiten es unterstützt und ob es zwischen verschiedenen Kunden- und Produkttypen unterscheidet.