Wat is SaaS Niet-verdiende Omzet?

Niet-gerealiseerde SaaS-opbrengsten beschrijven klantbetalingen die zijn geïnd voordat alle gecontracteerde software services zijn geleverd. Dit type opbrengst wordt vaak aangeduid als uitgestelde omzet of een contractuele verplichting, termen die een openstaande verplichting onder bestaande overeenkomsten weerspiegelen. Volgens de verslaggevingsstandaarden ASC 606 en IFRS 15 worden opbrengsten pas officieel erkend nadat aan de prestatieverplichtingen van de dienst is voldaan.

In de SaaS-industrie zijn deze betalingen gebruikelijk, aangezien inkomsten doorgaans voortkomen uit maandelijkse, jaarlijkse of vooruitbetaalde facturering. Als voorbeeld: het ontvangen van betaling voor een jaarabonnement betekent dat de gelden vooraf worden geboekt, terwijl de inkomsten geleidelijk over de looptijd van het contract worden erkend naarmate de diensten worden geleverd.

De belangrijkste kenmerken van uitgestelde SaaS-inkomsten:

• Verplichting bij de eerste boeking
• Vaak gekoppeld aan vooruitbetaalde abonnementen
• Geleidelijk erkend naarmate diensten worden geleverd
• Gekoppeld aan relevante normen voor omzetverantwoording
• Meestal bijgehouden door het management met behulp van geautomatiseerde tools

Uitgestelde omzet bestaat in alle soorten sectoren, en SaaS is geen uitzondering. Echter, de uitgestelde omzet van SaaS verschilt van die van traditionele product- of projectgebaseerde bedrijven.

Bedrijven die producten verkopen, boeken doorgaans omzet wanneer goederen worden verkocht of geleverd. Bedrijven die projectmatig werken, boeken doorgaans omzet wanneer ze een bepaalde fase van het project (een mijlpaal) afronden of wanneer het project voltooid is. SaaS-bedrijven boeken omzet voor het bieden van klanten toegang tot de software en diensten die het bedrijf host. Bijgevolg boeken zij periodiek omzet.

Het boeken van nog niet-verdiende inkomsten in overeenstemming met vastgestelde procedures is opgenomen in de lopende activiteiten van transactiebewaking. Wanneer een uniform proces wordt gevolgd voor uitgestelde inkomsten, worden boekingen georganiseerd om weer te geven wanneer gerelateerde diensten worden geleverd.

ASC 606 en IFRS 15 beschrijven methoden voor omzetherkenning op basis van de voltooiing van diensten, zodat financiële documentatie aansluit bij de dienstverleningstermijnen in plaats van de ontvangst van betalingen.

Voordelen en uitdagingen

Vooruitbetaalde omzet wordt opgenomen in drie belangrijke financiële overzichten, waarbij elk de behandeling ervan vanuit een ander perspectief weergeeft.

Deze methode maakt onderscheid tussen ontvangen geld en omzet die kan worden gerapporteerd volgens de boekhoudregels voor SaaS-bedrijven, en het verrast oprichters vaak. Informatie over uitgestelde omzet ondersteunt de meting van omzet die in toekomstige perioden moet worden erkend naarmate contracten worden uitgevoerd.

Factoren die van invloed kunnen zijn op hoe niet-verdiende omzet wordt vastgelegd, zijn onder andere:

• Contractduur
• Frequentie van facturatiecycli
• Regelingen voor contractverlengingen of -annuleringen
• Aantal en type verplichtingen toegewezen aan elk contract

Het proces voor het boeken van vooruitontvangen omzet bestaat uit een reeks standaardstappen.

Stap 1: Klantbetaling registreren

Wanneer betaling wordt ontvangen vóór de levering van de dienst:

• Debet: Kas
• Credit: Vooruitontvangen omzet

Deze initiële boeking verhoogt de kaspositie en boekt een corresponderende verplichting voor vooruitontvangen omzet.

Stap 2: Omzet erkennen gedurende de looptijd

Naarmate elk deel van de dienst aan de klant wordt geleverd, worden boekhoudkundige procedures gebruikt om de verdiende omzet over de overeenkomstperiode weer te geven.

• Debet: Vooruitontvangen omzet
• Credit: Omzet

De toename in omvang van SaaS-organisaties kan extra aandacht vragen voor het monitoren van uitgestelde omzet. Met de hogere frequentie van facturatie (bijv. gevarieerde betalingsintervallen, abonnementswijzigingen, gebundelde aanbiedingen) moeten veel verschillende erkenningsschema's worden bijgehouden. Het bijhouden van uitgestelde omzet omvat doorgaans:

• Afzonderlijke passivarekeningen aanmaken voor uitgestelde omzet
• Geautomatiseerde tools voor omzetplanning gebruiken
• Integreren facturering en boekhoudsystemen voor audit trails
• Periodiek het grootboek scannen op contractwijzigingen
• Het evalueren van de impact van prijswijzigingen en upgrades op de erkende bedragen

Zelfbeoordelingsvragen kunnen ook helpen:

• Heeft u klanten die consequent vooruitbetalen voor abonnementen?
• Biedt u diensten aan die over een langere periode worden verbruikt?
• Ziet u een toename in de complexiteit van uw contracten?