Qu'est-ce que la gestion des dépenses SaaS ?

Les rapports de dépenses SaaS consistent en la collecte, le tri et l'analyse à l'échelle de l'organisation des données financières liées à l'utilisation de logiciels basés sur le cloud. Le service financier utilise ce système pour obtenir des informations sur les achats de logiciels qui sont décentralisés et contournent fréquemment les canaux d'approvisionnement d'entreprise standard.

En plus de son rôle d'outil comptable, ce système surveille la livraison des contrats et fournit des notifications concernant la consolidation des fournisseurs, ce qui est lié à la gestion budgétaire. Les données sur les dépenses logicielles récurrentes, en particulier si elles sont restreintes, concernent les activités d'IT fantôme, les pratiques administratives en matière de ressources financières et l'environnement de sécurité. Par conséquent, les DAF SaaS d'aujourd'hui se tournent vers des données précises sur les dépenses logicielles pour maîtriser étroitement leurs finances et gérer les flux de trésorerie conformément à leurs objectifs.

Le partage des rapports de dépenses SaaS peut permettre à une entreprise d'observer des éléments tels que :

•   Ingestion automatisée des transactions: Il établit un lien avec les cartes de crédit d'entreprise et les systèmes de comptes fournisseurs pour la transmission d'informations de point de vente provenant des fournisseurs, contournant ainsi la saisie manuelle de données.
•   Suivi de l'utilisation: Fournir des informations précises sur les connexions des utilisateurs et le rythme auquel les fonctionnalités/fonctions du logiciel augmentent et sont adoptées.
•   Alertes de renouvellement de contrat: Ces alertes transmettent les détails des dates de fin de contrat, influençant potentiellement les approches des entreprises en matière d'engagement dans le cycle de renouvellement.
•   Allocation des coûts: Le logiciel identifie le propriétaire du contrat et le centre de coûts pour chaque ligne de logiciel en interne et facilite les processus de refacturation interne.

Les équipes financières d'entreprise qui souhaitent suivre efficacement les dépenses cloud doivent établir un ensemble précis de règles opérationnelles. Les politiques de cartes d'entreprise de la société peuvent inclure des dispositions pour la gestion des achats d'abonnements qui nécessitent une approbation. De plus, chaque chef d'équipe devrait désigner un responsable métier au sein de l'entreprise pour le contrat logiciel initial et pour garantir une responsabilité individuelle. L'établissement d'un dossier numérique centralisé et partagé ouvertement pour les accords de services logiciels est pertinent pour la gestion des audits de fournisseurs et des exigences de conformité légale.

Pour maintenir un système de rapport de dépenses SaaS opérationnel, il est nécessaire de revoir le calendrier, en reliant systématiquement les audits logiciels et les cycles de clôture mensuelle et de QBR (revue d'affaires trimestrielle) trimestriels. Lors du choix d'une méthode de suivi logiciel pour faciliter ces évaluations, les entreprises devraient prendre en compte quelques facteurs opérationnels majeurs :

• Ampleur de l'intégration: La capacité de la plateforme de gestion des dépenses à se connecter aux systèmes ERP et bancaires.
• Limites d'évolutivité: Les caractéristiques de l'outil de reporting liées à la gestion de quantités accrues de transactions internationales et de conversions de devises étrangères.
• Granularité des données: Le niveau de détail des métriques de reporting, garantissant que le système enregistre les données par poste et non uniquement les totaux de transactions agrégés.

Classification des dépenses SaaS (productivité, infrastructure, outils de vente)

Les entreprises SaaS connaissant une croissance rapide expansion du marché devraient examiner si leurs systèmes de suivi peuvent soutenir la croissance. On peut rechercher des signes d' inefficacité opérationnelle par l'intermédiaire de la direction financière en se penchant sur une poignée de questions pertinentes :

1.   Les processus manuels sur tableurs sont-ils liés à l'identification d'erreurs lors des procédures de clôture mensuelle ?
2.   Les coûts de renouvellement de logiciels ont-ils fréquemment entraîné des ajustements dans les chiffres budgétaires trimestriels ?

Avantages (économies de coûts via la consolidation, renouvellements automatiques évités)

Les indicateurs de la préparation d'une entreprise à investir dans des installations dédiées à l'optimisation du cloud peuvent inclure des aspects liés à la gestion des coûts par la consolidation et les ajustements des renouvellements automatiques :

•   Plus de trente fournisseurs de logiciels distincts fournissent à l'entreprise des abonnements actifs.
•   Le processus de rapprochement manuel des factures logicielles implique généralement les responsables de département pendant des périodes dépassant 5 heures par mois.
•   L'organisation dispose de plusieurs équipes transversales qui effectuent leurs achats de logiciels de manière indépendante.
•   Les audits de conformité sont fréquents et nécessitent la production immédiate des documents de propriété et d'utilisation des logiciels.

Simplifier les complexités par analogie.

La gestion de l'environnement logiciel d'une organisation, en particulier en l'absence de visibilité complète, s'apparente au scénario de la supervision d'un immeuble commercial à plusieurs étages qui ne dispose pas de compteurs individuels pour les services publics. Des compteurs individuels sont nécessaires au gestionnaire pour déterminer la répartition de l'éclairage et de la consommation d'eau par étage. Le reporting des dépenses SaaS est un système de sous-comptage qui permet d'attribuer précisément les coûts de consommation aux départements spécifiques à l'origine des dépenses.