Che cos'è una fattura proforma?

Una fattura proforma SaaS è una fattura di vendita preliminare che un'azienda di software invia a un cliente prima di fornire i servizi o di ricevere il pagamento. 

Collega le vendite informali di software con gli acquisti formali da parte delle aziende, stabilendo le aspettative commerciali in una fase iniziale.

Per i team operativi, distinguere lo status giuridico di un documento proforma dai documenti ufficiali è un aspetto da considerare. Una fattura proforma non crea tipicamente un obbligo legale di pagamento. Questo elemento non è classificato come credito commerciale nel libro mastro generale del fornitore, né è riconosciuto come documento di credito d'imposta per l'acquirente. Al contrario, è un documento formale che anticipa la transazione prevista.

Le aziende SaaS devono fornire documentazione, incluse le variabili operative necessarie, per mantenere un'elevata efficienza di fatturazione e una chiara comprensione interna. Ogni documento deve includere specificamente la seguente voce:

• L'evidente intestazione “Fattura Pro Forma” per distinguerla dagli oneri fiscali e finanziari complessivi.
• Componenti software dettagliati, durate degli abbonamenti e livelli principali della piattaforma.
• Costi subtotali calcolati, sconti software regionali applicabili e prezzi finali previsti.
• I termini di pagamento previsti dovrebbero essere accompagnati dai metodi di pagamento più comuni della piattaforma.

Una fattura proforma è un documento che illustra come si presenterebbe una transazione; non comporta nemmeno gli aspetti legali o finanziari di un documento contabile legalmente vincolante. Poiché viene emessa prima della finalizzazione della transazione, non rappresenta una vera e propria passività finanziaria per l'acquirente o un attivo esigibile per il fornitore. Per gli acquirenti aziendali, questo documento non è applicabile ai fini della richiesta di crediti d'imposta IVA a monte regionali o di detrazioni fiscali per l'imposta sui servizi digitali.

Quando i team operativi scelgono di utilizzare questo, dovrebbero optare per un software di fatturazione in esecuzione su un'unica piattaforma per automatizzare la creazione di questi documenti, piuttosto che creare manualmente il modello di testo ogni volta. La nuova infrastruttura di ricavi prevede che la piattaforma crei queste bozze quando lo stato dell'accordo aziendale passa a negoziazione o a flussi di lavoro di approvazione. Fatturazione automatizzata è associato alla consegna dei dati dalle piattaforme CRM alla coda di approvvigionamento dell'acquirente (indipendentemente dall'inserimento manuale dei dati). ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌

Di solito,​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ i fornitori sono tenuti a stabilire chiari termini di scadenza, con 14-30 giorni come periodo più comune. Stabilire un lasso di tempo definito per la validità dell'offerta risponde alle preoccupazioni del venditore di software riguardo potenziali modifiche al prezzo base per posto, aggiustamenti di livello, o tassi di cambio in valuta estera che possono verificarsi durante processi di negoziazione aziendale prolungati.

Questi sono alcuni punti per aiutare a determinare se la tua azienda di software B2B dovrebbe considerare l'implementazione di un flusso di lavoro di pre-fatturazione strutturato:

1. Il tuo pubblico target aziendale necessita di documentazione d'acquisto formalizzata prima di concedere l'autorizzazione di spesa?
2. In che modo le rettifiche manuali delle fatture, derivanti dalle richieste dei clienti, influiscono sui tuoi processi operativi?

L'introduzione di questo flusso di lavoro di documentazione può portare a variazioni nella chiarezza e nell'efficienza operativa, principalmente per le aziende con esigenze specifiche. Potrebbe essere opportuno valutare l'uso di una fattura proforma quando il modello di vendita prevede contratti di vendita aziendali sostanziali, incorpora fatturazione personalizzata a più livelli accordi, o include transazioni con acquirenti globali soggetti a normative bancarie internazionali.