Wat is een SaaS Card on File (CoF)-transactie?

Een SaaS card-on-file (CoF) transactie is een betalingsproces waarbij een softwareleverancier veilig de creditcard- of bankpasgegevens van een klant opslaat om te worden hergebruikt voor toekomstige aankopen of terugkerende facturering. 

CoF-transacties beginnen in een Door de consument geïnitieerde transactie (CIT) met de betaalgateway die de kaartgegevens van een klant tokeniseert – wanneer een gebruiker voor de eerste keer zijn creditcard- of bankpasgegevens invoert, worden deze vervangen door een niet-gevoelige versie (tokens).

CoF Werkstroom: 

• Initiële Autorisatie: De klant voert zijn kaartgegevens in en verleent “doorlopende machtiging” voor toekomstige transacties.
• Tokenisatie: Het systeem van de verkoper slaat een beveiligd token op, terwijl de eigenlijke kaartnummers in een uiterst veilige, PCI-compatibele kluis blijven.
• Geautomatiseerde facturering: Voor elke betaalcyclus stuurt de handelaar het token naar de betalingsverwerker om de fondsen op te vragen.
• Update van inloggegevens: Moderne systemen gebruiken “Account Updaters” om het token automatisch te vernieuwen als de fysieke kaart van de gebruiker verloopt of wordt vervangen.

De handelaar initieert de transacties, afhankelijk van wie de betaalgebeurtenis triggert: de handelaar of de klant.

• Door de klant geïnitieerde transacties (CIT): Vindt plaats wanneer de gebruiker actief aanwezig is in het afrekenproces, bijvoorbeeld wanneer een gebruiker een eenmalige “add-on” functie aanschaft, of in een dashboard, de gebruiker zijn abonnement handmatig upgrade.
• Merchant-geïnitieerde Transacties (MIT): Gebeuren op de achtergrond, zonder dat de gebruiker aanwezig is op het verkooppunt. Dit is standaard bij abonnementsdiensten die maandelijks of jaarlijks worden verlengd.

Het is voor een verkoper niet legaal om een transactie te initiëren tenzij er een overeenkomst is met de klant; dit wordt afgehandeld in de initiële aanmeldprocedure om te voldoen aan de Strong Customer Authentication (SCA) regelgeving van de EU.

Card-on-file regelingen zijn handig, maar het opslaan van betaalgegevens vereist regelmatige beoordelingen die bedrijven moeten beheren.

• Retentie: Opgeslagen betalingsgegevens worden gebruikt voor abonnementskosten in volgende factureringsperioden, waardoor de frictie voor klanten wordt verminderd door handmatige stappen voor “informatie-updates” te reduceren.
• Sneller afrekenen: In systemen met marktplaatsen of getrapte add-ons worden opgeslagen betalingsgegevens gebruikt voor aanvullende aankopen.
• Kasstroom: Geautomatiseerde factureringskanalen leiden de inkomsten naar de zakelijke bankrekening volgens een vast schema.
• Verbeterde beveiliging: Het vervangen van directe kaartnummers door tokens is vereist om te voldoen aan toepasselijke beveiligingsmaatregelen en klanten te beschermen tegen datalekken.

Hoewel handig, vereisen regelingen voor het opslaan van kaartgegevens regelmatige beoordelingen en administratieve procedures voor het opslaan van betaalgegevens.

Card-on-file systemen worden geïmplementeerd in SaaS-factureringsframeworks ter ondersteuning van een stabiele cashflow:

• Getrapte abonnementen: Maandelijkse of jaarlijkse facturatie voor basis CRM- of projectmanagementsoftwaretools.
• Gebruiksgebaseerde Facturering: Facturatie op basis van gebruik, zoals een vergoeding voor cloudopslag of voor API-aanroepen.
• Freemium-conversies: Voor proefservices kunnen providers een gebruiker automatisch overzetten van een gratis niveau naar een betaald niveau nadat de gratis periode is afgelopen.