Czym są odroczone przychody SaaS?

Przychody odroczone w SaaS opisują płatności klientów zebrane przed dostarczeniem wszystkich zakontraktowanych usług oprogramowania. Ten typ przychodów jest często nazywany odroczony przychód lub zobowiązaniem umownym, pojęcia odzwierciedlające oczekujące zobowiązanie w ramach istniejących umów. Zgodnie ze standardami rachunkowości ASC 606 i IFRS 15, przychód jest oficjalnie rozpoznawany dopiero po spełnieniu zobowiązań z tytułu świadczenia usług.

W branży SaaS płatności te są powszechne, biorąc pod uwagę, że przychody zazwyczaj pochodzą z rozliczeń miesięcznych, rocznych lub płatności z góry. Na przykład, otrzymanie płatności za roczną subskrypcję oznacza, że środki są księgowane z góry, natomiast przychody są rozpoznawane stopniowo przez cały okres trwania umowy w miarę świadczenia usług.

Główne cechy odroczonych przychodów SaaS:

• Zobowiązanie przy pierwszym zapisie
• Często związane z przedpłaconymi subskrypcjami
• Rozpoznawane stopniowo w miarę świadczenia usług
• Powiązane z odpowiednimi standardami rozpoznawania przychodów
• Głównie monitorowane przez zarząd za pomocą zautomatyzowanych narzędzi

Przychody przyszłych okresów występują we wszystkich rodzajach branż, a SaaS nie jest wyjątkiem. Jednakże przychody przyszłych okresów w SaaS różnią się od tych w tradycyjnych firmach opartych na produktach lub projektach.

Firmy sprzedające produkty zazwyczaj rozpoznają przychody w momencie sprzedaży lub dostarczenia towarów. Firmy realizujące prace projektowe zazwyczaj rozpoznają przychody po zakończeniu danej fazy projektu (kamienia milowego) lub po całkowitym zakończeniu projektu. Przedsiębiorstwa SaaS rozpoznają przychody za zapewnianie klientom dostępu do oprogramowania i usług, które firma hostuje. W związku z tym rozpoznają przychody okresowo.

Ewidencjonowanie przychodów odroczonych zgodnie z ustalonymi procedurami jest częścią bieżących działań monitorowania transakcji. Gdy stosowany jest jednolity proces dla przychodów odroczonych, zapisy są organizowane tak, aby odzwierciedlały moment świadczenia powiązanych usług.

ASC 606 i MSSF 15 określają metody rozpoznawania przychodów na podstawie zakończenia świadczenia usług, tak aby dokumentacja finansowa była zgodna z harmonogramem świadczenia usług, a nie z datą otrzymania płatności.

Korzyści i wyzwania

Przychody niezrealizowane są uwzględniane w trzech głównych sprawozdaniach finansowych, z których każde odzwierciedla ich traktowanie z innej perspektywy.

Metoda ta utrzymuje rozróżnienie między otrzymanymi środkami a przychodami, które mogą być raportowane zgodnie z zasadami rachunkowości dla firm SaaS, i często zaskakuje założycieli. Informacje o przychodach odroczonych wspierają pomiar przychodów do rozpoznania w przyszłych okresach w miarę realizacji umów.

Czynniki, które mogą wpływać na sposób ewidencjonowania przychodów niezrealizowanych, obejmują:

• Długość umowy
• Częstotliwość cykli rozliczeniowych
• Warunki odnowień lub anulowania umów
• Liczba i rodzaj zobowiązań przypisanych do każdej umowy

Proces rozliczania przychodów niezrealizowanych składa się z szeregu standardowych kroków.

Krok 1: Zarejestruj płatność klienta

Gdy płatność zostanie otrzymana przed dostarczeniem usługi:

• Debet: Gotówka
• Kredyt: Przychody niezrealizowane

Ten początkowy zapis zwiększa gotówkę i rejestruje odpowiadające zobowiązanie z tytułu przychodów niezrealizowanych.

Krok 2: Uznawanie przychodów w czasie

W miarę świadczenia każdej części usługi klientowi, stosuje się procedury księgowe w celu odzwierciedlenia przychodów uzyskanych w całym okresie trwania umowy.

• Debet: Przychody niezrealizowane
• Kredyt: Przychody

Wzrost rozmiarów organizacji SaaS może wymagać szczególnej uwagi w zakresie monitorowania niezrealizowanych przychodów. Wraz z większą częstotliwością fakturowania (np. zróżnicowane interwały płatności, zmiany subskrypcji, oferty pakietowe) należy utrzymywać wiele różnych harmonogramów rozpoznawania przychodów. Śledzenie niezrealizowanych przychodów zazwyczaj obejmuje:

• Tworzenie oddzielnych kont zobowiązań dla odroczony przychód
• Korzystanie z automatycznych narzędzi do planowania przychodów
• Integrowanie rozliczenia i systemów księgowych w celu zapewnienia ścieżek audytu
• Okresowe skanowanie księgi głównej w poszukiwaniu zmian w umowach
• Ocena wpływu zmian cen i aktualizacje na rozpoznane kwoty

Pytania do samooceny również mogą pomóc:

• Czy masz klientów, którzy konsekwentnie płacą z góry za subskrypcje?
• Czy oferujesz usługi, które są konsumowane przez dłuższy czas?
• Czy obserwujesz wzrost złożoności swoich umów?