O que é uma Fatura Pro Forma?

Uma fatura pro forma SaaS é um documento de venda preliminar que uma empresa de software envia a um cliente antes de fornecer serviços ou receber o pagamento. 

Ela conecta vendas informais de software com aquisições corporativas formais ao estabelecer expectativas comerciais em um estágio inicial.

Para equipes de operações, diferenciar o status legal de um documento pro forma de documentos oficiais é uma consideração. Uma fatura pro forma geralmente não cria uma obrigação legal de pagamento. Este item não é classificado como uma conta a receber no razão geral do fornecedor, nem é reconhecido como um documento de crédito fiscal para o comprador. Pelo contrário, é um documento formal que antecipa a transação pretendida.

Empresas SaaS devem fornecer documentação, incluindo as variáveis operacionais necessárias, para manter alta eficiência de faturamento e compreensão interna. Cada documento deve conter especificamente a seguinte entrada:

• O cabeçalho óbvio “Pro Forma Invoice” para distingui-la dos encargos fiscais e financeiros gerais.
• Componentes de software detalhados, durações de assinatura e principais níveis da plataforma.
• Taxas de subtotal calculadas, descontos regionais de software aplicáveis e preços finais esperados.
• As condições de pagamento pretendidas devem ser acompanhadas pelos métodos de pagamento mais comuns da plataforma.

Uma fatura proforma é um documento que descreve como seria uma transação; ela não envolve os aspectos legais ou financeiros de um documento contábil executável. Visto que ocorre antes da finalização da transação, ela não representa um passivo financeiro real para o comprador ou um ativo a receber para o fornecedor. Para compradores empresariais, este documento não é aplicável para fins de solicitação de créditos de imposto de entrada regional ou baixas de impostos sobre serviços digitais.

Quando as equipes de operações optam por usar isso, elas devem escolher um software de faturamento executado em uma única plataforma para automatizar a criação desses documentos, em vez de elaborar manualmente o modelo de texto a cada vez. A nova infraestrutura de receita prevê que a plataforma crie esses rascunhos quando o status do negócio corporativo mudar para fluxos de trabalho de negociação ou aprovação. Geração automatizada de faturamento está associado à entrega de dados de plataformas CRM para a fila de compras do comprador (independente da entrada manual de dados).

Geralmente, os fornecedores são obrigados a estabelecer prazos de validade claros, sendo de 14 a 30 dias o mais comum. O estabelecimento de um prazo definido para a validade da oferta aborda as preocupações do vendedor de software em relação a possíveis alterações no preço base por licença, ajustes de nível, ou taxas de câmbio de moeda estrangeira que podem ocorrer durante processos de negociação empresarial prolongados.

Estes são alguns pontos para ajudar a determinar se sua empresa de software B2B deve considerar implementar um fluxo de trabalho de pré-faturamento estruturado:

1. Seu público-alvo empresarial precisa de documentação de compra formalizada antes de conceder a autorização de gastos?
2. Como os ajustes manuais de faturas, decorrentes de solicitações de clientes, afetam seus processos operacionais?

A introdução deste fluxo de trabalho de documentação pode levar a variações na clareza e eficiência operacional, principalmente para empresas com necessidades específicas. Pode ser apropriado avaliar o uso de uma fatura pro forma quando o modelo de vendas envolve contratos de vendas corporativas substanciais, incorpora faturamento personalizado de múltiplos níveis acordos, ou inclui transações com compradores globais sujeitas a regulamentações bancárias internacionais.