O que é Automação de Receita SaaS?

A automação de receita SaaS é um método que emprega programas de computador para gerenciar todo o ciclo de vida da receita. Começando com a data de assinatura, o fluxo de trabalho avança para a liquidação financeira, operando em grande parte de forma independente de entradas manuais em cada etapa.

Um sistema de faturamento de assinaturas pode gerenciar atualizações, reduções, renovações e cancelamentos de planos.

Para as equipes financeiras de SaaS, isso é significativo, pois os eventos de receita ocorrem continuamente, e não trimestralmente.

Uma solução abrangente de automação de receita geralmente inclui os cinco segmentos a seguir:

• Faturamento e emissão de faturas — Criação e envio automático de faturas com base nos termos de assinatura, uso ou contagem de assentos. Também gerencia o prorrateio que ocorre quando os planos são modificados durante um ciclo de faturamento.
• Reconhecimento de receita (rev rec) — Alinha o diferimento e o reconhecimento da receita à entrega do serviço, um fator chave para a conformidade com os padrões contábeis.
• Sistemas de Relatórios Financeiros — Gera relatórios detalhando receita recorrente mensal (MRR), receita recorrente anual (ARR), taxa de churn e retenção líquida de receita, potencialmente impactando processos manuais.
• Previsão — Estima receitas futuras com base em valores atuais de contratos, probabilidades de renovação e dados do pipeline.
• Cobrança e gerenciamento de inadimplência — Realiza automaticamente uma nova tentativa de cobrança para transações falhas e envia notificações para contas em atraso ou as escala, quando necessário, para reduzir o churn involuntário.

Qualquer uma dessas partes pode funcionar de forma independente e oferecer algum benefício, mas o seu verdadeiro potencial reside na sua integração como um sistema conectado (compartilhando a mesma camada de dados).

Aqui está o processo passo a passo a seguir:  

1. Analise seus processos de receita atuais. Identifique os pontos onde a inserção de dados é manual, onde os erros ocorrem com mais frequência e quais relatórios demandam mais tempo para serem produzidos.
2. Selecione uma plataforma que espelhe seu modelo de faturamento. As necessidades de automação variam para assinaturas baseadas em uso, em assentos e de taxa fixa — certifique-se de que a ferramenta contemple seu modelo.
3. Integre seu CRM, faturamento e razão contábil. O compartilhamento de dados entre seus sistemas é um pré-requisito para que a automação opere. Ferramentas individuais podem criar dependências de processo ou, por outro lado, gerar soluções alternativas.
4. Realize as configurações das suas regras de reconhecimento de receita antes de entrar em operação. Alterações no cronograma de reconhecimento podem ter um efeito agregado, influenciando os custos associados a ajustes retroativos.
5. Comece com uma única linha de produto ou segmento de cliente para o seu piloto antes de implementá-lo em toda a empresa.   

A capacidade do departamento financeiro de realizar cenários de modelagem em um prazo reduzido, de vários dias para alguns minutos, está relacionada à transferência automática de dados de faturamento para um previsão de receita sistema. Soluções automatizadas permitem o rastreamento de datas de início e término de contrato, renovação porcentagens e expansão métricas, o que pode afetar a compreensão dos planejadores financeiros sobre a base de receita.

Uma ferramenta de automação de receita que gerencia todo o ciclo de vida da receita diminui significativamente a possibilidade de não conformidade; é apenas uma ferramenta e não pensará por você. ASC 606, assim como o IFRS 15, são padrões que indicam que as empresas só devem reconhecer a receita quando tiverem realizado satisfatoriamente as atividades relacionadas (operacionais ou de venda).

Quando devidamente configurado, software de automação pode apoiar a adesão a esses princípios em todos os contratos, potencialmente reduzindo erros de entrada de dados e inconsistências. No entanto, configurar as regras geralmente requer uma pessoa com conhecimento e habilidades relevantes.