Cos'è l'Automazione delle entrate SaaS?

L'automazione delle entrate SaaS è un metodo che impiega programmi informatici per gestire l'intero ciclo di vita delle entrate. A partire dalla data di sottoscrizione, il flusso di lavoro procede alla liquidazione dei pagamenti, operando in gran parte indipendentemente dagli input manuali ad ogni fase.

Un sistema di fatturazione degli abbonamenti può gestire upgrade, downgrade, rinnovi e cancellazioni dei piani.

Per i team finanziari SaaS, questo è significativo poiché gli eventi di ricavo si verificano continuamente, non trimestralmente.

Una soluzione completa di automazione delle entrate di solito include i seguenti cinque segmenti:

• Fatturazione — Creazione e invio automatico delle fatture in base ai termini dell'abbonamento, all'utilizzo o al numero di postazioni. Gestisce inoltre il pro rata che si verifica quando i piani vengono modificati durante un ciclo di fatturazione.
• Riconoscimento dei ricavi (rev rec) — Allinea il differimento e il riconoscimento dei ricavi all'erogazione del servizio, un fattore chiave per l'adesione agli standard contabili.
• Sistemi di Reporting Finanziario — Genera report che dettagliano le entrate ricorrenti mensili (MRR), le entrate ricorrenti annuali (ARR), il tasso di abbandono e la ritenzione netta dei ricavi, influenzando potenzialmente i processi manuali.
• Previsioni — Stima i ricavi futuri basandosi sui valori attuali dei contratti, sulle probabilità di rinnovo e sui dati della pipeline.
• Recupero crediti e solleciti — Tenta automaticamente un altro addebito per le transazioni non riuscite e invia una notifica agli account in ritardo o li inoltra quando necessario per ridurre il churn involontario.

Ciascuna di queste parti può funzionare in modo indipendente e fornire un certo beneficio, ma il loro vero potenziale risiede nella loro integrazione come sistema connesso (che condivide lo stesso livello di dati).

Ecco il processo passo-passo da seguire:  

1. Esaminate i vostri attuali processi di ricavo. Identificate i punti in cui l'inserimento dei dati è manuale, dove gli errori si verificano più frequentemente e quali report richiedono più tempo per essere prodotti.
2. Selezionate una piattaforma che rifletta il vostro modello di fatturazione. Diverse sono le esigenze di automazione per gli abbonamenti basati sull'utilizzo, basati sui posti e a tariffa fissa — assicuratevi che lo strumento copra il vostro modello.
3. Collega il tuo CRM, la fatturazione e la contabilità generale. La condivisione dei dati tra i tuoi sistemi è un prerequisito affinché l'automazione funzioni. I singoli strumenti potrebbero creare dipendenze di processo o, al contrario, generare soluzioni alternative.
4. Definisci le impostazioni delle regole di riconoscimento dei ricavi prima di andare online. Le modifiche al programma di riconoscimento potrebbero avere un effetto aggregato, influenzando i costi associati agli adeguamenti retroattivi.
5. Inizia con una singola linea di prodotto o segmento di clientela per il tuo progetto pilota prima di estenderlo a tutta l'azienda.   

La capacità del reparto finanziario di eseguire scenari di modellazione in un lasso di tempo ridotto, da diversi giorni a pochi minuti, è legata al trasferimento automatico dei dati di fatturazione a un previsione delle entrate sistema. Le soluzioni automatizzate consentono il monitoraggio delle date di inizio e fine contratto, rinnovo percentuali e espansione metriche che potrebbero influenzare la comprensione della base di ricavi da parte dei pianificatori finanziari.

Uno strumento di automazione delle entrate che gestisce l'intero ciclo di vita delle entrate riduce significativamente la possibilità di mancata conformità; è solo uno strumento e non penserà al posto tuo. ASC 606, così come l'IFRS 15, sono standard che indicano che le aziende devono riconoscere i ricavi solo quando hanno svolto in modo soddisfacente le attività correlate (operative o di vendita).

Se configurato correttamente, software di automazione può supportare l'adesione a questi principi attraverso i contratti, riducendo potenzialmente errori e incongruenze nell'inserimento dei dati. Tuttavia, la configurazione delle regole richiede tipicamente una persona con conoscenze e competenze pertinenti.