Qu'est-ce que l'automatisation des revenus SaaS ?

L'automatisation des revenus SaaS est une méthode qui consiste à employer des programmes informatiques pour gérer l'intégralité du cycle de vie des revenus. Démarrant à la date d'abonnement, le flux de travail progresse jusqu'à l'apurement des encaissements, fonctionnant en grande partie indépendamment des saisies manuelles à chaque étape.

Un système de facturation d'abonnement peut gérer les mises à niveau de plan, les déclassements, les renouvellements et les annulations.

Pour les équipes financières SaaS, c'est important car les événements générateurs de revenus se produisent continuellement, et non trimestriellement.

Une solution complète d'automatisation des revenus comprend généralement les cinq segments suivants :

• Facturation et émission de factures — Création et envoi automatique de factures basés sur les termes de l'abonnement, l'utilisation ou le nombre de sièges. Elle gère également la proratisation qui survient lorsque les plans sont modifiés au cours d'un cycle de facturation.
• Reconnaissance des revenus (rev rec) — Aligne le report et la reconnaissance des revenus sur la livraison du service, un facteur clé pour le respect des normes comptables.
• Systèmes de reporting financier — Il génère des rapports détaillant les revenus récurrents mensuels (MRR), les revenus récurrents annuels (ARR), le taux de désabonnement et la rétention nette des revenus, impactant potentiellement les processus manuels.
• Prévisions — Il estime les revenus futurs en se basant sur les valeurs contractuelles actuelles, les probabilités de renouvellement et les données du pipeline.
• Recouvrement et relances — Tente automatiquement de recouvrer le paiement des transactions échouées et envoie un avis aux comptes en souffrance ou les escalade si nécessaire afin de réduire le churn involontaire.

Chacune de ces parties peut fonctionner de manière indépendante et offrir certains avantages, mais leur véritable potentiel réside dans leur intégration en tant que système connecté (partageant la même couche de données).

Voici le processus étape par étape à suivre :  

1. Examinez vos processus de revenus actuels. Identifiez les endroits où la saisie des données est manuelle, où les erreurs se produisent le plus souvent, et quels rapports sont les plus longs à produire.
2. Sélectionnez une plateforme qui correspond à votre modèle de facturation. Des besoins d'automatisation différents pour les abonnements basés sur l'utilisation, basés sur le nombre de sièges et à tarif fixe — assurez-vous que l'outil couvre votre modèle.
3. Liez votre CRM, votre facturation et votre grand livre. Le partage des données entre vos systèmes est une condition préalable au bon fonctionnement de l'automatisation. Des outils individuels pourraient créer des dépendances de processus, ou inversement, générer des solutions alternatives.
4. Configurez vos règles de reconnaissance des revenus avant la mise en service. Les modifications apportées au calendrier de reconnaissance pourraient avoir un effet cumulé, influençant les coûts associés aux ajustements rétroactifs.
5. Démarrez avec une seule ligne de produits ou un segment de clientèle pour votre projet pilote avant de le déployer à l'échelle de toute l'entreprise.   

La capacité du service financier à réaliser des scénarios de modélisation dans un délai réduit, de plusieurs jours à quelques minutes, est liée au transfert automatique des données de facturation vers un prévisions de revenus système. Les solutions automatisées permettent le suivi des dates de début et de fin de contrat, renouvellement pourcentages, et l'expansion métriques, ce qui peut affecter la compréhension de la base de revenus par les planificateurs financiers.

Un outil d'automatisation des revenus qui gère l'ensemble du cycle de vie des revenus réduit considérablement la possibilité de non-conformité ; ce n'est qu'un outil, et il ne pensera pas à votre place. ASC 606, ainsi que l'IFRS 15, sont des normes qui indiquent que les entreprises ne doivent reconnaître les revenus que lorsqu'elles ont effectué de manière satisfaisante les activités connexes (exploitation ou vente).

Lorsqu'il est correctement configuré, logiciel d'automatisation peut soutenir l'adhésion à ces principes dans tous les contrats, réduisant potentiellement les erreurs de saisie de données et les incohérences. Cependant, la configuration des règles requiert généralement une personne possédant les connaissances et compétences pertinentes.