O que é Automação de Receita SaaS?

A automação de receita SaaS é um método de empregar programas de computador para gerenciar todo o ciclo de vida da receita. Começando com a data da assinatura, o fluxo de trabalho avança para a liquidação de caixa, operando amplamente independente de entradas manuais em cada etapa.

Um sistema de faturamento de assinaturas pode gerenciar atualizações de planos, reduções, renovações e cancelamentos.

Para equipes financeiras de SaaS, isso é significativo, pois os eventos de receita ocorrem continuamente, não trimestralmente.

Uma solução abrangente de automação de receita geralmente inclui os seguintes cinco segmentos:

• Faturamento e Emissão de Faturas — Criação e envio automático de faturas com base nos termos de assinatura, uso ou número de licenças. Também gerencia o prorrateio que ocorre quando os planos são modificados durante um ciclo de faturamento.
• Reconhecimento de receita (rev rec) — Alinha o diferimento e reconhecimento da receita à entrega do serviço, um fator chave para a conformidade com os padrões contábeis.
• Sistemas de Relatórios Financeiros — Gera relatórios detalhando a receita recorrente mensal (MRR), a receita recorrente anual (ARR), a taxa de churn e a retenção de receita líquida, potencialmente impactando os processos manuais.
• Previsão — Estima receitas futuras com base nos valores de contratos atuais, probabilidades de renovação e dados de pipeline.
• Cobranças e Dunning — Realiza automaticamente uma nova tentativa de cobrança para transações que falharam e envia um aviso ou escala as contas em atraso quando necessário para reduzir o churn involuntário.

Qualquer uma dessas partes pode funcionar independentemente e oferecer algum benefício, mas o seu verdadeiro potencial reside na sua integração como um sistema conectado (compartilhando a mesma camada de dados).

Aqui está o processo passo a passo a seguir:  

1. Analise os seus processos de receita atuais. Identifique os pontos onde a entrada de dados é manual, onde os erros ocorrem com mais frequência e quais relatórios são os mais demorados de produzir.
2. Selecione uma plataforma que espelhe o seu modelo de cobrança. Diferentes necessidades de automação para subscrições baseadas em uso, baseadas em assentos e de taxa fixa — certifique-se de que a ferramenta abrange o seu modelo.
3. Conecte seu CRM, faturamento e contabilidade geral. O compartilhamento de dados entre seus sistemas é um pré-requisito para que a automação funcione. Ferramentas individuais poderiam criar dependências de processo ou, inversamente, gerar soluções alternativas.
4. Defina as configurações das suas regras de reconhecimento de receita antes de entrar em operação. Alterações no cronograma de reconhecimento podem ter um efeito agregado, influenciando os custos associados a ajustes retroativos.
5. Comece com uma única linha de produto ou segmento de cliente para o seu projeto piloto antes de implementá-lo em toda a empresa.   

A capacidade do departamento financeiro de realizar cenários de modelagem num prazo reduzido, de vários dias para alguns minutos, está relacionada com a transferência automática de dados de faturação para um previsão de receita sistema. Soluções automatizadas permitem o acompanhamento das datas de início e rescisão de contratos, renovada percentagens, e expansão métricas, que podem afetar a compreensão dos planejadores financeiros sobre a base de receita.

Uma ferramenta de automação de receita que gere todo o ciclo de vida da receita diminui significativamente a possibilidade de falha de conformidade; é apenas uma ferramenta, e não pensará por você. ASC 606, assim como o IFRS 15, são padrões que indicam que as empresas só devem reconhecer receita quando tiverem realizado satisfatoriamente as atividades relacionadas (operacionais ou de venda).

Quando configurado corretamente, software de automação pode apoiar a adesão a estes princípios em todos os contratos, potencialmente reduzindo erros de entrada de dados e inconsistências. No entanto, a configuração das regras geralmente exige uma pessoa com conhecimentos e habilidades relevantes.