Що таке автоматизація доходу SaaS?

Автоматизація доходу SaaS — це метод використання комп'ютерних програм для управління повним життєвим циклом доходу. Починаючи з дати підписки, робочий процес переходить до обробки платежів, працюючи значною мірою незалежно від ручного введення даних на кожному кроці.

Система білінгу за підпискою може обробляти оновлення, зниження тарифних планів, поновлення та скасування.

Для фінансових команд SaaS це має велике значення, оскільки події, пов'язані з доходом, відбуваються безперервно, а не щоквартально.

Комплексне рішення для автоматизації доходів зазвичай включає наступні п'ять сегментів:

• Виставлення рахунків та інвойсинг — Автоматичне створення та надсилання рахунків-фактур на основі умов підписки, використання або кількості місць. Також воно керує пропорційним розрахунком, що виникає при зміні планів протягом платіжного циклу.
• Визнання доходу (rev rec) — Узгоджує відстрочення та визнання доходу з наданням послуги, що є ключовим фактором у дотриманні бухгалтерських стандартів.
• Системи фінансової звітності — Вони генерують звіти, що деталізують щомісячний регулярний дохід (MRR), річний регулярний дохід (ARR), показник відтоку клієнтів та чисте збереження доходу, потенційно впливаючи на ручні процеси.
• Прогнозування — Вона оцінює майбутні доходи на основі поточних значень контрактів, ймовірності поновлення та даних воронки продажів.
• Інкасація та нагадування про оплату — Автоматично робить ще одну спробу стягнути платіж за невдалі транзакції та надсилає простроченим рахункам сповіщення або ескалує їх за необхідності для зменшення мимовільного відтоку клієнтів.

Кожна з цих частин може функціонувати незалежно та надавати певну користь, але їхній справжній потенціал полягає в інтеграції як єдиної підключеної системи (що використовує спільний рівень даних).

Ось покроковий процес, якого слід дотримуватися:  

1. Проаналізуйте ваші поточні процеси отримання доходу. Визначте місця, де введення даних виконується вручну, де найчастіше трапляються помилки, і які звіти потребують найбільше часу для створення.
2. Оберіть платформу, що відображає вашу модель тарифікації. Різні потреби в автоматизації для підписок на основі використання, на основі місць та з фіксованою ставкою — переконайтеся, що інструмент охоплює вашу модель.
3. З'єднайте свою CRM, систему виставлення рахунків та головну книгу. Обмін даними між вашими системами є передумовою для функціонування автоматизації. Окремі інструменти можуть створювати процесні залежності або, навпаки, генерувати альтернативні рішення.
4. Виконайте налаштування правил визнання доходу до запуску. Зміни в графіку визнання можуть мати сукупний ефект, впливаючи на витрати, пов'язані з ретроактивними коригуваннями.
5. Почніть з однієї лінійки продуктів або сегмента клієнтів для пілотного впровадження, перш ніж розгорнути це на всю компанію.   

Можливість фінансового відділу виконувати сценарії моделювання за скорочений проміжок часу, від кількох днів до кількох хвилин, пов’язана з автоматичною передачею платіжних даних до прогнозування доходів система. Автоматизовані рішення дозволяють відстежувати дати ініціації та припинення дії контракту, поновлення відсотки, та розширення метрики, що можуть вплинути на розуміння фінансовими планувальниками бази доходів.

Інструмент автоматизації доходу, що охоплює весь життєвий цикл доходу, значно зменшує ймовірність невиконання вимог; це лише інструмент, і він не буде думати за вас. ASC 606, а також МСФЗ 15, є стандартами, які вказують, що компанії повинні визнавати дохід лише тоді, коли вони задовільно виконали відповідні дії (операційні або продаж).

При правильному налаштуванні, програмне забезпечення для автоматизації може підтримувати дотримання цих принципів у всіх контрактах, потенційно зменшуючи помилки введення даних та невідповідності. Однак, налаштування правил зазвичай вимагає наявності особи з відповідними знаннями та навичками.