¿Qué es la Automatización de Ingresos SaaS?

La automatización de ingresos SaaS es un método que emplea programas informáticos para gestionar todo el ciclo de vida de los ingresos. Comenzando con la fecha de suscripción, el flujo de trabajo avanza hasta la liquidación de efectivo, funcionando en gran medida de forma independiente de las entradas manuales en cada paso.

Un sistema de facturación por suscripción puede gestionar actualizaciones de planes, reducciones de planes, renovaciones y cancelaciones.

Para los equipos financieros de SaaS, esto es importante ya que los eventos de ingresos se producen continuamente, no trimestralmente.

Una solución integral de automatización de ingresos suele incluir los siguientes cinco segmentos:

• Facturación — Creación y envío automático de facturas basado en los términos de suscripción, el uso o el número de asientos. También gestiona el prorrateo que ocurre cuando los planes se modifican durante un ciclo de facturación.
• Reconocimiento de ingresos (rev rec) — Alinea el aplazamiento y el reconocimiento de ingresos con la entrega del servicio, un factor clave para cumplir con las normas contables.
• Sistemas de informes financieros — Genera informes que detallan los ingresos recurrentes mensuales (MRR), los ingresos recurrentes anuales (ARR), la tasa de abandono y la retención neta de ingresos, impactando potencialmente los procesos manuales.
• Pronóstico — Estima los ingresos futuros basándose en los valores actuales de los contratos, las probabilidades de renovación y los datos de la cartera de ventas.
• Cobranza y gestión de morosidad — Intenta automáticamente cobrar el pago de transacciones fallidas y envía un aviso a las cuentas vencidas o las escala cuando sea necesario para reducir la baja involuntaria.

Cualquiera de estas partes puede funcionar de forma independiente y proporcionar algún beneficio, pero su verdadero potencial reside en su integración como un sistema conectado (compartiendo la misma capa de datos).

Aquí está el proceso paso a paso a seguir:  

1. Examine sus procesos actuales de ingresos. Identifique los puntos donde la entrada de datos es manual, donde se producen más errores y qué informes son los más laboriosos de generar.
2. Seleccione una plataforma que refleje su modelo de facturación. Existen diferentes necesidades de automatización para suscripciones basadas en el uso, basadas en asientos y de tarifa plana — asegúrese de que la herramienta cubra su modelo.
3. Vincule su CRM, facturación y libro mayor. Compartir datos entre sus sistemas es un requisito previo para que la automatización funcione. Las herramientas individuales podrían crear dependencias de procesos o, por el contrario, generar soluciones alternativas.
4. Configure sus reglas de reconocimiento de ingresos antes de salir en vivo. Los cambios en el calendario de reconocimiento podrían tener un efecto agregado, lo que influiría en los costes asociados a los ajustes retroactivos.
5. Empiece con una única línea de productos o un segmento de clientes para la fase piloto antes de implementarlo en toda la empresa.   

La capacidad del departamento de finanzas para realizar escenarios de modelado en un plazo reducido, de varios días a unos pocos minutos, está relacionada con la transferencia automática de datos de facturación a un previsión de ingresos sistema. Las soluciones automatizadas permiten el seguimiento de las fechas de inicio y finalización de los contratos, renovación porcentajes, y expansión métricas, lo que puede afectar la comprensión de la base de ingresos por parte de los planificadores financieros.

Una herramienta de automatización de ingresos que gestiona todo el ciclo de vida de los ingresos disminuye significativamente la posibilidad de incumplimiento; es solo una herramienta y no pensará por ti. ASC 606, así como IFRS 15, son estándares que indican que las empresas solo deben reconocer los ingresos cuando han realizado satisfactoriamente las actividades relacionadas (operativas o de venta).

Cuando está correctamente configurado, software de automatización puede facilitar el cumplimiento de estos principios en todos los contratos, reduciendo potencialmente los errores de entrada de datos y las inconsistencias. Sin embargo, la configuración de las reglas suele requerir una persona con conocimientos y habilidades relevantes.