O que é Reconciliação de Faturamento de SaaS?

A reconciliação de faturamento SaaS é a prática contábil de referenciar registros de assinatura internos (incluindo faturas, upgrades e cancelamentos) com fontes financeiras externas (gateways de pagamento e extratos bancários). O motivo mais significativo para a reconciliação de faturamento SaaS é que ela é a única maneira confiável de confirmar que a receita declarada de uma plataforma de software corresponde ao valor real que é transferido para a conta bancária da empresa.

Agendar um processo de conciliação confiável para revisar e verificar constantemente os dados dos três sistemas totalmente separados a seguir é muito importante:

• Razão Contábil da Aplicação: IDs de Fatura, detalhes da conta do cliente, como a Receita Recorrente Mensal (MRR) foi dividida entre os períodos e registros de alterações de nível de assinatura.
• Gateways de pagamento: Os valores brutos de vendas das transações, taxas de processamento antes que um reembolso seja emitido ao cliente, registros de data e hora dos reembolsos e registros de estornos e disputas.

• Controla a Receita: Componentes, incluindo tentativas de reprocessamento de pagamentos de dunning não processados, faturas não recebidas e taxas de processamento menos aparentes, são relevantes para a gestão das margens financeiras.
• Garante Conformidade com Auditorias: Cumprindo rigorosamente os padrões de reconhecimento de receita (como ASC 606/IFRS 15).
• Valida Métricas: Verificando a precisão das métricas comunicadas aos investidores, como Lifetime Value (LTV) ou Net Revenue Retention (NRR).

A implementação de um fluxo de trabalho eficiente deve ser realizada com base em um processo bem-estruturado que conecte os departamentos de engenharia e financeiro:

• Etapa 1: Unificar os Dados via APIs.
• Etapa 2: Criar um Ponto de Referência Comum.
• Etapa 3: Definir as Condições de Correspondência.

Situações que envolvem campos de dados não idênticos podem apresentar condições para exceções. Essas são corrigidas ao serem inseridas em categorias financeiras específicas para a situação que está sendo abordada:

• Tempo: Um sistema aborda as variações nas datas de pagamento e compensação, como o pagamento de um cliente no dia 31 e a compensação bancária no dia 2 do mês seguinte, mantendo o valor em “trânsito” temporário para mostrar seu status atual.
• Gateway de Pagamento Variações de Taxas: Quando os processadores deduzem suas taxas antes de enviar o depósito para uma conta, o processo contábil deve dividir o depósito recebido do banco em duas partes correspondentes a essas taxas (Receita Bruta do Cliente e Despesas de Processamento do Gateway).
• Chargebacks e Reembolsos: Este processo envolve dois tipos de transação identificados para segmentos distintos dentro da conta de receitas (um para o cliente e outro para a empresa/processador de pagamentos), e contabilização da taxa de disputa de contestação não reembolsável provavelmente aplicada por redes de cartão.

A cadência depende diretamente da velocidade das transações e da complexidade operacional: