Qu'est-ce que le rapprochement de facturation SaaS ?

Le rapprochement de facturation SaaS est la pratique comptable qui consiste à comparer les registres d'abonnement internes (y compris les factures, les mises à niveau et les annulations) avec les sources financières externes (passerelles de paiement et relevés bancaires). La raison la plus importante du rapprochement de facturation SaaS est que c'est le seul moyen fiable de confirmer que les revenus déclarés par une plateforme logicielle correspondent au montant réel qu'elle transfère sur le compte bancaire de l'entreprise.

Mettre en place un processus de rapprochement fiable pour examiner et vérifier constamment les données des trois systèmes entièrement distincts suivants est très important :

• Grand livre de l'application: ID de facture, détails du compte client, comment le revenu mensuel récurrent (RMR) a été réparti entre les périodes, et les enregistrements des changements de niveau d'abonnement.
• Passerelles de paiement: Les montants bruts des transactions, les frais de traitement avant l'émission d'un remboursement au client, les horodatages des remboursements, et les enregistrements des rejets de débit et des litiges.

• Contrôle les revenus: Les composantes, y compris les tentatives de recouvrement de paiement non traitées, les factures impayées et les frais de traitement moins apparents, sont pertinentes pour la gestion des marges financières.
• Assure la conformité aux audits: En se conformant strictement aux normes de reconnaissance des revenus (telles que ASC 606/IFRS 15).
• Valide les métriques: Revérifier l'exactitude des métriques communiquées aux investisseurs, telles que la Valeur Vie Client (LTV) ou le Taux de Rétention du Revenu Net (NRR).

La mise en place d'un flux de travail efficace doit être effectuée sur la base d'un processus bien rodé qui relie les départements d'ingénierie et financiers :

• Étape 1: Unifier les données via des API.
• Étape 2: Créer un point de référence commun.
• Étape 3: Définir les conditions de rapprochement.

Les situations impliquant des champs de données non identiques peuvent donner lieu à des exceptions. Celles-ci sont corrigées en les classant dans des catégories financières spécifiques à la situation traitée :

• Timing: Un système gère les écarts entre les dates de paiement et de compensation, tels que le paiement d’un client le 31 et la compensation bancaire le 2 du mois suivant, en maintenant le montant en « transit » temporaire pour indiquer son statut actuel.
• Passerelle de paiement Écarts de frais: Lorsque les processeurs déduisent leurs frais avant d'envoyer le dépôt à un compte, le processus comptable doit diviser le dépôt reçu de la banque en deux parties correspondant à ces frais (Revenu brut client et Frais de traitement de passerelle).
• Rétrofacturations et Remboursement: Ce processus implique deux types de transactions identifiés vers des segments distincts au sein du compte de revenus (un pour le client et un pour l'entreprise/processeur de paiement), et la comptabilisation des frais non remboursables de contestation de débit probablement appliqués par réseaux de cartes.

La cadence dépend directement de la vitesse des transactions et de la complexité opérationnelle :